Du möchtest eine Gesellschaft gründen, einen Geschäftsführerwechsel anmelden oder eine notarielle Erklärung abgeben und fragst dich, ob dafür noch ein Termin im Notarbüro nötig ist? Bei vielen organisatorischen Schritten ist die Antwort inzwischen einfach: Unterlagen lassen sich digital übermitteln, Entwürfe online abstimmen und Termine aus der Ferne vorbereiten.
Bei der eigentlichen Beurkundung oder Beglaubigung kommt es dagegen auf den konkreten Vorgang an. Ein digitaler Dokumentenupload bedeutet noch nicht, dass die notarielle Handlung ebenfalls vollständig online erfolgen darf. Auch ein elektronisch unterschriebenes PDF erfüllt nicht automatisch die Anforderungen einer notariellen Urkunde.
Dieser Online-Notar-Hub hilft dir, dein Anliegen richtig einzuordnen. Du erfährst, welche Verfahren per Video möglich sind, welche Dokumente und Ausweise benötigt werden, wie sich die Kosten zusammensetzen und welche Alternativen ohne passende eID bestehen.
Das Wichtigste in 30 Sekunden
- Online-Verfahren sind für bestimmte notarielle Anliegen gesetzlich zugelassen. Dazu gehören insbesondere GmbH- und UG-Gründungen, Gründungsvollmachten, bestimmte einstimmige Gesellschafterbeschlüsse und Anmeldungen zu mehreren Registern.
- Digitale Vorbereitung und notarielle Videobeurkundung sind unterschiedliche Schritte. Ein Dokument online auszufüllen oder hochzuladen ersetzt keine vorgeschriebene Beurkundung.
- Für den Videotermin brauchst du eine geeignete elektronische Identifizierung. Prüfe Ausweisdokument, freigeschaltete Online-Ausweisfunktion, PIN und gegebenenfalls ein zusätzliches Lichtbilddokument.
- Die Kosten hängen vom Vorgang ab. Gesetzliche Notargebühren, Video-Pauschalen, Registergebühren und mögliche Servicekosten müssen getrennt betrachtet werden.
- Ohne passende eID bleibt ein Termin vor Ort möglich. Bei nicht zugelassenen Verfahren kann die Vorbereitung digital erfolgen, während die notarielle Handlung persönlich stattfindet.
- Mit beglaubigt.de kannst du den passenden Ablauf vorbereiten: Informiere dich über die digitale Vorbereitung deiner Unternehmensgründung und kläre, welche Schritte bei deinem Vorhaben online möglich sind.
1. Was bedeutet „Online-Notar“ in Deutschland?
Ein Notar führt ein gesetzlich geregeltes Verfahren per Video durch
„Online-Notar“ bezeichnet keinen eigenen Berufsstand. Gemeint ist ein Notar, der bestimmte notarielle Tätigkeiten über das dafür vorgesehene Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer durchführt. Seine gesetzlichen Aufgaben bleiben bestehen: Er prüft die Voraussetzungen, identifiziert die Beteiligten und nimmt die jeweils erforderliche notarielle Handlung vor.
Die rechtliche Grundlage ist insbesondere in §§ 16a ff. BeurkG für die Beurkundung und § 40a BeurkG für die Beglaubigung qualifizierter elektronischer Signaturen geregelt. Entscheidend ist jeweils eine zusätzliche gesetzliche Zulassung für den konkreten Vorgang. § 40a BeurkG erlaubt deshalb nicht, beliebige Dokumente unabhängig von ihrem Inhalt per Video beglaubigen zu lassen. [1] [2]
Für dich bedeutet das: Beschreibe zuerst, was rechtlich erledigt werden soll. Die Frage „Kann ich dieses PDF online beglaubigen lassen?“ reicht häufig nicht aus. Ob es um eine Registeranmeldung, einen Gesellschaftsvertrag, eine Vollmacht oder eine beglaubigte Kopie geht, beeinflusst den zulässigen Weg.
Beurkundung, Beglaubigung und Dokumentenerstellung unterscheiden sich
Bei einer notariellen Beurkundung werden rechtlich erhebliche Erklärungen in einem geregelten Verfahren aufgenommen. Die Beteiligten werden über den Inhalt und die rechtlichen Folgen aufgeklärt. Bei einer Unterschriftsbeglaubigung steht dagegen grundsätzlich die Zuordnung der Unterschrift beziehungsweise elektronischen Signatur zur erklärenden Person im Mittelpunkt.
Davon zu unterscheiden ist die Erstellung eines Dokuments. Ein online ausgefüllter Vertrag kann eine hilfreiche Vorbereitung sein. Wenn das Gesetz notarielle Form verlangt, entsteht diese aber nicht allein durch den Download oder eine gewöhnliche elektronische Unterschrift.
Auch eine beglaubigte Abschrift ist ein eigener Vorgang. Sie betrifft die Übereinstimmung einer Abschrift mit der vorgelegten Urkunde und darf nicht mit einer Unterschriftsbeglaubigung gleichgesetzt werden. Die Begriffe erläutert unser Glossar zu Beglaubigung, Beurkundung, Apostille und Legalisation.
2. Welche Notarverfahren sind online möglich?
GmbH und UG online gründen
Die notarielle Gründung einer GmbH oder UG kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen per Videokommunikation erfolgen. § 2 Abs. 3 GmbHG eröffnet dafür ausdrücklich das Online-Verfahren. Eine individuelle Vertragsgestaltung ist dabei nicht grundsätzlich ausgeschlossen; Online-Gründung und Musterprotokoll sind unterschiedliche Fragen.
Bei einer GmbH können auch zulässige Sachgründungen online durchgeführt werden, soweit keine anderen Formvorschriften entgegenstehen. Bei der UG bleiben Sacheinlagen bei der Gründung ausgeschlossen. Ihr vereinbartes Stammkapital muss vollständig in Geld aufgebracht werden. Die Online-Durchführung verändert diese gesellschaftsrechtlichen Anforderungen nicht. [3] [4]
Der Videotermin ist außerdem nur ein Teil der Gründung. Geschäftskonto, Kapitalaufbringung, Handelsregistereintragung und weitere Anmeldungen müssen ebenfalls organisiert werden. Den vollständigen Weg erklärt der Beitrag „UG online gründen: Voraussetzungen, Kosten und Ablauf mit Notar“.
Gründungsvollmachten für GmbH und UG
Wenn ein Gesellschafter bei der Gründung vertreten werden soll, kann eine passende Gründungsvollmacht erforderlich sein. § 2 Abs. 2 GmbHG verlangt für die Unterzeichnung durch einen Bevollmächtigten eine notariell errichtete oder beglaubigte Vollmacht. Die notarielle Errichtung dieser Gründungsvollmacht kann ebenfalls im zugelassenen Online-Verfahren erfolgen.
Daraus folgt keine allgemeine Online-Zulassung für sämtliche Vollmachten. Eine Gründungsvollmacht, eine Immobilienvollmacht und eine umfassende Vorsorgevollmacht betreffen unterschiedliche rechtliche Situationen. Der genaue Zweck und die benötigte Form müssen deshalb vorab geklärt werden.
Eine Vollmacht ersetzt außerdem nicht automatisch persönliche Erklärungen anderer Beteiligter. Bei einer Gesellschaftsgründung sind insbesondere die eigenen gesetzlichen Versicherungen der Geschäftsführung gesondert zu beachten. [3] [5]
Bestimmte einstimmige Gesellschafterbeschlüsse
Auch nach der Gründung können notarielle Online-Verfahren relevant werden. Dazu gehören bestimmte einstimmige Gesellschafterbeschlüsse einer GmbH oder UG, etwa zu Satzungsänderungen oder Kapitalmaßnahmen.
Die Voraussetzungen müssen für den jeweiligen Beschluss geprüft werden. Dass ein Beschluss gesellschaftsrechtlich mit einer bestimmten Mehrheit gefasst werden könnte, bedeutet nicht automatisch, dass diese Mehrheit auch für die Durchführung im Online-Verfahren genügt. Für die hier betrachtete Online-Beurkundung ist die gesetzliche Anforderung der Einstimmigkeit wichtig. Weitere Formvorschriften dürfen ebenfalls nicht entgegenstehen. [6]
Ein möglicher Anwendungsfall ist die Kapitalerhöhung einer UG. Die gesellschaftsrechtlichen Voraussetzungen beschreibt unser Artikel „UG in GmbH umwandeln: So funktioniert die Kapitalerhöhung“.
Anmeldungen zu Handelsregister und weiteren Registern
Online beglaubigt werden können Anmeldungen zum Handels-, Gesellschafts-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregister. Dafür wird die erforderliche qualifizierte elektronische Signatur im gesetzlich vorgesehenen Verfahren anerkannt und notariell beglaubigt.
Bei einer Handelsregisteranmeldung ist die Videobeglaubigung beispielsweise nach § 12 HGB zulässig. Welche Personen handeln müssen und welche Unterlagen dazugehören, richtet sich nach der jeweiligen Anmeldung. Ein Geschäftsführerwechsel verlangt andere Nachweise als eine Prokura-Anmeldung.
Für die Vorbereitung findest du Informationen zur Handelsregisteranmeldung mit beglaubigt.de. Die fachlichen Hintergründe vertiefen die Beiträge zur Handelsregisteranmeldung eines Geschäftsführers und zur Anmeldung einer Prokura.
3. Welche Dokumente lassen sich nicht allgemein per Video beurkunden?
Immobilienkauf, Testament und Ehevertrag bleiben eigene Verfahren
Die Online-Zulassungen im Gesellschafts- und Registerrecht dürfen nicht auf sämtliche notariellen Tätigkeiten übertragen werden. Ein Immobilienkaufvertrag, ein notarielles Testament oder ein Ehevertrag lässt sich in Deutschland nicht allein deshalb per Video beurkunden, weil Unterlagen digital vorliegen und alle Beteiligten einen geeigneten Ausweis haben.
Bei solchen Vorgängen können Informationen und Entwürfe häufig digital vorbereitet werden. Die eigentliche notarielle Handlung muss dennoch im dafür gesetzlich zulässigen Verfahren stattfinden. Auch eine elektronische Urkunde, die bei einem persönlichen Termin erstellt wird, ist nicht mit einer Beurkundung aus der Ferne gleichzusetzen.
Ähnlich ist es bei einer gesonderten Übertragung von GmbH-Geschäftsanteilen: Aus der Möglichkeit, eine GmbH online zu gründen, folgt keine allgemeine Online-Zulassung für spätere Anteilsübertragungsverträge. [7]
Ein Scan ersetzt nicht automatisch die erforderliche Urkunde
Ob ein Dokument digital übermittelt werden kann, hängt außerdem davon ab, wofür es benötigt wird. Ein Scan kann zur Vorprüfung ausreichen, während für die Durchführung ein Original, eine beglaubigte Abschrift oder ein anderes formal geeignetes Dokument verlangt wird.
Das gilt besonders für ausländische Unterlagen. Eine Apostille, Legalisation oder Übersetzung kann zusätzliche Fragen beantworten, erweitert aber nicht automatisch den gesetzlichen Anwendungsbereich der deutschen Videobeurkundung.
Kläre deshalb immer gemeinsam, welches Dokument benötigt wird, in welcher Form es vorliegen muss und welcher notarielle Vorgang damit durchgeführt werden soll. So vermeidest du, eine digitale Vorprüfung mit der abgeschlossenen rechtlichen Bearbeitung zu verwechseln.
4. Welche Voraussetzungen gelten für eID und Technik?
Der Notar muss dich elektronisch identifizieren können
Die Identifizierung ist ein zentraler Bestandteil des Online-Verfahrens. Du brauchst ein dafür unterstütztes elektronisches Identitätsmittel. Für deutsche Staatsangehörige ist grundsätzlich ein gültiger Personalausweis mit freigeschalteter Online-Ausweisfunktion und verfügbarer PIN relevant.
Nach den Angaben der Bundesnotarkammer wird bei deutschen Personalausweisen, die vor dem 2. August 2021 ausgestellt wurden, zusätzlich ein gültiger Reisepass benötigt. Bei anderen Staatsangehörigkeiten können beispielsweise eine geeignete eID-Karte, ein elektronischer Aufenthaltstitel oder weitere unterstützte Dokumente infrage kommen.
Ein biometrischer Reisepass allein genügt nicht automatisch. Die elektronische Identifizierung und das Auslesen des digitalen Lichtbildes erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Prüfe deshalb die konkrete Dokumentenkombination anhand der aktuellen offiziellen Anforderungen.
Smartphone, Notar-App und Videogerät vorbereiten
Für die Teilnahme benötigst du grundsätzlich ein NFC-fähiges Smartphone mit Mobilfunkempfang und der Notar-App. Für das Videogespräch kommt ein geeigneter Computer oder ein unterstütztes Tablet mit Kamera, Mikrofon beziehungsweise Lautsprecher und Browser hinzu. Eine stabile Internetverbindung gehört ebenfalls dazu.
Teste das Verfahren möglichst vor dem Termin. Eine fehlende PIN oder ein nicht unterstütztes Dokument kann den Abschluss verhindern, obwohl der Entwurf längst fertig ist. Wenn mehrere Personen teilnehmen, müssen die Voraussetzungen bei allen erforderlichen Beteiligten geklärt sein.
Eine gewöhnliche Videokonferenz über einen beliebigen Besprechungsdienst ersetzt das notarielle Online-Verfahren nicht. Für die notarielle Handlung ist das gesetzlich vorgesehene System maßgeblich. [1]
Auch die örtliche Zuständigkeit spielt eine Rolle
Ein Online-Termin bedeutet nicht, dass jeder Notar unabhängig vom Anliegen weltweit tätig werden darf. § 10a BNotO enthält besondere Anknüpfungspunkte für die notarielle Tätigkeit per Videokommunikation.
Deshalb werden bei der Vorbereitung unter anderem Angaben zu den Beteiligten und zur betroffenen Gesellschaft benötigt. Der passende Notar wird anhand der gesetzlichen Voraussetzungen bestimmt. Deine Möglichkeit, aus der Ferne teilzunehmen, und der zulässige Amtsbereich des Notars sind getrennte Fragen. [8]
5. Welche Unterlagen brauchst du für den Online-Notar?
Bei einer GmbH- oder UG-Gründung
Für eine Gesellschaftsgründung werden insbesondere Angaben zur Firma, zum Sitz, zum Unternehmensgegenstand, zum Stammkapital und zur Verteilung der Geschäftsanteile benötigt. Hinzu kommen die Daten der Gesellschafter und Geschäftsführer sowie die inländische Geschäftsanschrift.
Wenn eine ausländische Gesellschaft beteiligt ist, können Nachweise über ihre Existenz und die Vertretungsbefugnis erforderlich werden. Bei einer Vertretung ist die passende Vollmacht zu prüfen. Welche Dokumente zusätzlich gebraucht werden, ergibt sich deshalb aus der konkreten Struktur.
Der Gesellschaftsvertrag und die Handelsregisteranmeldung erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Auch die Unterlagen zur Kapitalaufbringung gehören zum weiteren Gründungsprozess. Eine vollständige Vorbereitung erfasst diese Schritte zusammen, statt nur den Vertrag für den Videotermin zu erstellen. [5] [9]
Bei Änderungen einer bestehenden Gesellschaft
Bei einer bestehenden Gesellschaft sind Firma, Registergericht und Registernummer wichtige Ausgangsdaten. Hinzu kommen die Informationen zur geplanten Änderung und die jeweils erforderlichen Nachweise.
Für einen Geschäftsführerwechsel können beispielsweise Angaben zur betroffenen Person und der zugrunde liegende Bestellungsbeschluss benötigt werden. Bei einer Satzungsänderung stehen dagegen Beschlussinhalt und Vertragsfassung im Mittelpunkt. Es gibt deshalb kein einziges Dokumentenpaket, das für alle Registervorgänge unverändert passt.
Beschreibe die gewünschte Änderung möglichst konkret. „Wir möchten etwas im Handelsregister ändern“ lässt offen, wer erklären muss, ob eine Beurkundung oder Beglaubigung erforderlich ist und welche Dokumente vorbereitet werden sollen.
Bei einer Vollmacht oder ausländischen Urkunde
Bei einer Vollmacht muss zunächst feststehen, welche Handlung der Vertreter vornehmen soll. Daraus ergibt sich, welche Befugnisse und welche Form erforderlich sind. Eine allgemein formulierte Vollmacht ist nicht automatisch für jede notarielle Handlung geeignet.
Bei ausländischen Dokumenten sollten außerdem Herkunftsland, ausstellende Stelle, Verwendungszweck und Sprache bekannt sein. Stimme die benötigten Nachweise ab, bevor du kostenpflichtige Übersetzungen oder weitere Beglaubigungen veranlasst. Ein formal korrektes Dokument kann trotzdem ungeeignet sein, wenn es die benötigte Tatsache nicht nachweist.
6. Was kostet ein Online-Notar?
Die gesetzlichen Notarkosten richten sich nach dem Vorgang
Die Vergütung des Notars richtet sich grundsätzlich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz. Maßgeblich sind insbesondere die Art der Tätigkeit, der Geschäftswert und zusätzliche gebührenpflichtige Leistungen.
Eine isolierte Unterschrifts- beziehungsweise Signaturbeglaubigung wird anders berechnet als die Erstellung und Beurkundung eines Gesellschaftsvertrags. Die Gebühr nach KV Nr. 25100 GNotKG beträgt grundsätzlich 0,2 Gebühren, mindestens 20 € und höchstens 70 €. Diese Angabe ist kein Gesamtpreis für einen beliebigen Registervorgang: Ein Entwurf, weitere Tätigkeiten, Auslagen und Umsatzsteuer können hinzukommen. [10]
Die Online-Durchführung führt deshalb nicht automatisch zu niedrigeren gesetzlichen Gebühren. Ein wirtschaftlicher Vorteil kann sich dennoch ergeben, etwa durch entfallende Anfahrten und weniger organisatorischen Aufwand. Wie groß dieser Vorteil ist, hängt von deiner Situation ab.
Für das Videosystem gelten eigene Pauschalen
Für die Nutzung des Videokommunikationssystems sieht KV Nr. 32016 GNotKG unterschiedliche Pauschalen vor: 8 € für die Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur und 25 € für ein Beurkundungsverfahren.
Diese Beträge sind keine vollständigen Preise für einen Online-Notartermin. Sie kommen im Rahmen der jeweils anwendbaren Kostenberechnung hinzu. Ob bei einem Vorhaben mehrere getrennte Tätigkeiten abzurechnen sind, muss für den konkreten Ablauf geprüft werden.
Für eine nachvollziehbare Kostenübersicht sollten daher die notarielle Hauptleistung, mögliche zusätzliche Tätigkeiten, die Video-Pauschale, weitere Auslagen und Umsatzsteuer getrennt erkennbar sein. [10]
Rechenbeispiel: Eine Beglaubigungsgebühr ist noch kein Gesamtpreis
Angenommen, bei einer isolierten zulässigen Online-Signaturbeglaubigung fällt eine Gebühr von 20 € an. Hinzu kommt die Video-Pauschale von 8 €. Die Summe dieser beiden Positionen beträgt dann:
20 € + 8 € = 28 € netto
Mit 19 % Umsatzsteuer ergibt das rechnerisch 33,32 € brutto. Das Beispiel berücksichtigt ausschließlich diese beiden Positionen. Es ist kein Pauschalangebot und enthält insbesondere keine Entwurfskosten, weiteren Auslagen oder Registergebühren.
Der Nutzen dieser Rechnung liegt in der Trennung der Bestandteile. Wenn du nach einem Preis fragst, sollte klar sein, ob lediglich eine Signatur beglaubigt oder ein vollständiger Vorgang vorbereitet und vollzogen werden soll.
Registergebühren und Servicepreise kommen gegebenenfalls hinzu
Bei einer Gesellschaftsgründung entstehen neben den Notarkosten insbesondere Registergebühren. Für die reguläre Ersteintragung einer GmbH oder UG ohne Sacheinlagen sind aktuell 225 € nach Nr. 2100 der Anlage zur HRegGebV vorgesehen. Bei einer GmbH mit Sacheinlagen gilt ein anderer Gebührentatbestand. [11]
Beauftragst du zusätzlich einen Dienstleister, sind dessen Preise getrennt zu betrachten. Die Gründungspakete von beglaubigt.de beginnen zum Stand vom 19. Oktober 2026 bei 249 € zuzüglich Mehrwertsteuer. Dieser Einstiegspreis betrifft die Serviceleistung für die Gründung; gesetzliche Notarkosten und Registergebühren sind nicht enthalten.
Das Stammkapital einer GmbH oder UG ist wiederum keine Gebühr. Es wird der Gesellschaft zugeführt und muss zusätzlich zur Finanzierung der Gründungskosten geplant werden.
7. Wie läuft ein Online-Notartermin ab?
Schritt 1: Anliegen und zulässiges Verfahren bestimmen
Am Anfang steht die Einordnung deines Vorhabens. Handelt es sich um eine Gründung, eine Registeranmeldung, eine Satzungsänderung oder eine andere Erklärung? Daraus ergeben sich die erforderliche Form und die mögliche Durchführung.
Hier wird außerdem geklärt, welche Personen selbst handeln müssen und ob Vertretungen zulässig beziehungsweise ausreichend nachgewiesen sind. Eine passende eID hilft erst weiter, wenn der Vorgang selbst für das Online-Verfahren zugelassen ist.
Schritt 2: Angaben und Unterlagen übermitteln
Anschließend werden die relevanten Informationen zusammengestellt und erforderliche Unterlagen übermittelt. Der Entwurf wird anhand des konkreten Vorhabens vorbereitet.
Achte auf einheitliche Schreibweisen von Namen, Adressen und Gesellschaftsdaten. Besonders bei mehreren Beteiligten oder internationalen Strukturen sollten Widersprüche vor dem Termin geklärt werden. So lässt sich vermeiden, dass ein bereits abgestimmter Entwurf wegen unterschiedlicher Grunddaten erneut bearbeitet werden muss.
Schritt 3: Identifizierung und Technik vorbereiten
Vor dem Termin werden die vorgesehenen Identifizierungsschritte durchgeführt beziehungsweise vorbereitet. Dafür brauchst du die passenden Ausweisdokumente, die erforderliche PIN und die technische Ausstattung.
Nutze den Vorbereitungsschritt auch, um die Verbindung zwischen Smartphone und Videogerät zu testen. Bei offenen Fragen zum Ausweis solltest du die Dokumentenanforderungen klären, statt erst während der Beurkundung festzustellen, dass ein zusätzliches Dokument fehlt.
Schritt 4: Die notarielle Handlung durchführen
Im Videotermin nimmt der Notar die gesetzlich erforderlichen Prüfungen vor. Bei einer Beurkundung werden die Erklärungen im vorgesehenen Verfahren aufgenommen und erläutert. Bei einer Beglaubigung geht es um die entsprechende Anerkennung und Beglaubigung der qualifizierten elektronischen Signatur.
Dass du vorher Unterlagen hochgeladen hast, ersetzt diesen Termin nicht. Auch die elektronische Signatur muss in den gesetzlich vorgesehenen Ablauf eingebunden sein. [1] [2]
Schritt 5: Einreichung und weitere Aufgaben abschließen
Nach dem Termin folgen die für den Vorgang erforderlichen weiteren Schritte. Bei einer Registeranmeldung gehört dazu insbesondere die elektronische Einreichung über den Notar. Das Registergericht prüft anschließend die Anmeldung.
Eine Videobeglaubigung und eine abgeschlossene Registereintragung sind deshalb unterschiedliche Meilensteine. Bei einer Gründung kommen beispielsweise noch die Kapitalaufbringung und weitere Pflichtanmeldungen hinzu. Plane den Abschluss anhand des gesamten Vorgangs, nicht allein anhand des Termins.
8. Wie lange dauert das Online-Verfahren?
Vorbereitung, Termin und Behördenbearbeitung getrennt planen
Eine allgemeine Dauer für „den Online-Notar“ gibt es nicht. Eine einzelne Registeranmeldung mit vollständigen Unterlagen hat andere Abhängigkeiten als eine Gründung mit mehreren Gesellschaftern und ausländischen Nachweisen.
Der Zeitplan besteht grundsätzlich aus der Vorbereitung, der Terminorganisation, der notariellen Handlung und möglichen weiteren Bearbeitungsschritten. Bei Registerverfahren hängt der endgültige Abschluss zusätzlich von der Prüfung des zuständigen Gerichts ab.
Die digitale Durchführung kann Wege sparen und Abstimmungen erleichtern. Sie beseitigt aber weder fehlende Unterlagen noch gesetzliche Voraussetzungen. Wenn du einen bestimmten Starttermin benötigst, sollte früh feststehen, welche Schritte davor abgeschlossen sein müssen.
Häufige Verzögerungen lassen sich vorher erkennen
Typische Probleme sind ein nicht unterstützter Ausweis, eine vergessene PIN, ungeklärte Vertretungsbefugnisse oder ein Entwurf, der kurz vor dem Termin noch wesentlich verändert werden soll.
Bei Gründungen können außerdem Kontoeröffnung und Kapitaleinzahlung den weiteren Ablauf beeinflussen. Wenn sich ein Schritt verzögert, sollte geprüft werden, welche anderen Aufgaben parallel vorbereitet werden können.
Ein realistischer Zeitplan benennt deshalb Zuständigkeiten: Wer liefert welche Unterlage, wer beantwortet Rückfragen und wer kontrolliert eingehende Nachrichten? Diese Vorbereitung ist oft entscheidender als die reine Entfernung zum nächsten Notarbüro.
9. Was ist ohne passende eID möglich?
Die Vorbereitung kann digital bleiben
Ohne geeignete eID kann die notarielle Handlung beispielsweise bei einem persönlichen Termin stattfinden. Gründungsdaten, Vertragsentwürfe und organisatorische Fragen lassen sich trotzdem häufig vorher digital abstimmen.
Das kann insbesondere dann praktisch sein, wenn du kurzfristig handeln möchtest und die Beschaffung eines neuen Ausweisdokuments mehr Zeit beanspruchen würde. Entscheidend ist, dass alle Beteiligten wissen, welche Schritte online vorbereitet und welche persönlich durchgeführt werden.
Auch eine gemischte Beteiligung kann in gesetzlich geeigneten Fällen infrage kommen: Einzelne Personen sind beim Notar anwesend, andere werden über das zugelassene Verfahren zugeschaltet. Ob das für dein Anliegen passt, wird vorab geprüft.
Eine Vollmacht ist keine pauschale Abkürzung
Für manche Vorgänge kann eine Vertretung sinnvoll sein. Dabei muss die Vollmacht den konkreten Zweck und die erforderliche Form abdecken. Persönlich abzugebende gesetzliche Erklärungen werden dadurch nicht automatisch ersetzt.
Bei einer Vollmacht aus dem Ausland können zusätzlich Fragen der Beglaubigung, Authentizität und Übersetzung entstehen. Deshalb sollte die benötigte Gestaltung vor der Unterzeichnung mit dem zuständigen Notar abgestimmt werden.
Die Entscheidung lautet somit nicht nur „online oder vor Ort“. Es geht darum, für jeden Beteiligten und jeden rechtlichen Schritt den zulässigen und praktisch passenden Weg festzulegen.
10. Welche Fragen solltest du vor der Anfrage beantworten?
Checkliste für die Vorbereitung
1. Welcher Vorgang soll erledigt werden?
Beschreibe die gewünschte rechtliche Änderung oder Erklärung möglichst konkret.
2. Welche Form wird benötigt?
Kläre, ob eine Beurkundung, Signaturbeglaubigung, beglaubigte Abschrift oder lediglich eine Dokumentenerstellung gefragt ist.
3. Wer muss selbst teilnehmen?
Halte die Daten der Beteiligten und mögliche Vertretungsnachweise bereit.
4. Sind eID und Technik geeignet?
Prüfe unterstützte Dokumente, Online-Ausweisfunktion, PIN, Smartphone und Videogerät.
5. Welche Nachweise fehlen noch?
Berücksichtige Gesellschaftsunterlagen, Beschlüsse, Vollmachten und gegebenenfalls ausländische Dokumente.
6. Was umfasst der genannte Preis?
Unterscheide Serviceleistung, gesetzliche Notarkosten, Video-Pauschalen, Registergebühren und weitere Ausgaben.
7. Wann ist dein Vorhaben tatsächlich abgeschlossen?
Ein fertiger Entwurf, ein durchgeführter Termin und eine abgeschlossene Registereintragung sind unterschiedliche Ergebnisse.
10. Nächster Schritt bei beglaubigt.de
Dein Vorhaben mit dem passenden Verfahren vorbereiten
Wenn du den gewünschten Vorgang, die Beteiligten und die verfügbaren Dokumente kennst, lässt sich der nächste Schritt gezielt organisieren. Kläre dabei zuerst die Online-Zulässigkeit und anschließend die persönlichen und technischen Voraussetzungen.
Mit beglaubigt.de kannst du die Vorbereitung und Koordination deiner Gründung bündeln. Die notarielle Handlung führt ein unabhängiger Notar durch; über eine erforderliche Registereintragung entscheidet das zuständige Gericht.
Du möchtest eine GmbH oder UG gründen?
Gründungsservice ab 249 € zuzüglich Mehrwertsteuer. Gesetzliche Notarkosten und Registergebühren fallen zusätzlich an.
Du möchtest den Notartermin innerhalb von sieben Werktagen organisieren? Übermittle deine Gründungsdaten und kläre die Voraussetzungen. Die anschließende Eintragung hängt unter anderem von Kapitalaufbringung und Registergericht ab. Gründungspakete von beglaubigt.de ansehen
FAQ: Zu Online-Notaren, eID und digitalen Beurkundungen
Ist ein Online-Notar in Deutschland rechtlich anerkannt?
Ja. Bestimmte notarielle Verfahren dürfen unter den gesetzlichen Voraussetzungen per Videokommunikation durchgeführt werden. Die Anerkennung folgt aus dem geregelten Verfahren und seiner gesetzlichen Zulassung, nicht allein aus der Bezeichnung „Online-Notar“.
Welche Dokumente kann ich online notariell bearbeiten lassen?
Entscheidend ist der zugrunde liegende Vorgang. Möglich sind insbesondere die gesetzlich eröffneten GmbH- und UG-Gründungen, Gründungsvollmachten, bestimmte einstimmige Gesellschafterbeschlüsse und Registeranmeldungen. Ein beliebiges PDF ist nicht automatisch für eine Online-Beurkundung oder Videobeglaubigung geeignet.
Kann ich jeden Vertrag online beurkunden lassen?
Nein. Die gesetzlichen Online-Zulassungen gelten für bestimmte Verfahren. Immobilienkaufverträge, notarielle Testamente, Eheverträge und gesonderte GmbH-Anteilsübertragungsverträge sind dadurch nicht allgemein für die Beurkundung per Video geöffnet.
Reicht mein Reisepass für den Online-Notartermin?
Nicht automatisch. Die elektronische Identifizierung und die Bereitstellung eines digitalen Lichtbildes erfüllen unterschiedliche Anforderungen. Maßgeblich ist, ob deine konkrete Dokumentenkombination vom Verfahren unterstützt wird.
Was passiert, wenn meine Ausweis-PIN fehlt?
Kläre vorab, wie du eine neue PIN einrichten beziehungsweise die Online-Ausweisfunktion nutzen kannst. Falls die Voraussetzungen nicht rechtzeitig hergestellt werden können, kommt je nach Anliegen ein persönlicher Notartermin infrage.
Ist ein Online-Notar günstiger als ein Termin vor Ort?
Die gesetzlichen Notargebühren richten sich nach dem Vorgang. Für das Videosystem bestehen zusätzliche Pauschalen. Einsparungen können sich insbesondere bei Anfahrt und Organisation ergeben; ein allgemein niedrigerer Gesamtpreis ist daraus nicht abzuleiten.
Sind 8 € oder 25 € der vollständige Preis für den Online-Notar?
Nein. Das sind die gesetzlichen Pauschalen für die Nutzung des Videokommunikationssystems bei den jeweiligen Tätigkeiten. Notargebühren, weitere Auslagen, Umsatzsteuer und gegebenenfalls Register- oder Servicekosten sind gesondert zu berücksichtigen.
Kann ich aus dem Ausland teilnehmen?
Eine Teilnahme aus dem Ausland kann möglich sein. Erforderlich bleiben insbesondere eine unterstützte Identifizierung, ein zulässiger Vorgang und die gesetzlichen Anknüpfungspunkte für die Tätigkeit des Notars. Ausländische Unterlagen können zusätzliche Nachweise erfordern.
Ist eine Registeränderung nach dem Videotermin sofort wirksam eingetragen?
Nein. Der notarielle Termin und die Eintragung sind unterschiedliche Schritte. Die Anmeldung wird anschließend eingereicht und vom zuständigen Registergericht geprüft. Ob eine rechtliche Änderung erst durch Eintragung wirksam wird, hängt vom jeweiligen Vorgang ab.
Quellen und rechtliche Grundlagen
[1] § 16a BeurkG – Zulässigkeit der Beurkundung mittels Videokommunikation
[2] § 40a BeurkG – Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur
[3] § 2 GmbHG – Form des Gesellschaftsvertrags und Gründungsvollmachten
[4] § 5a GmbHG – Unternehmergesellschaft und Kapitalaufbringung
[5] § 8 GmbHG – Inhalt der Handelsregisteranmeldung
[6] § 53 GmbHG – Form der Satzungsänderung
[7] § 15 GmbHG – Übertragung von Geschäftsanteilen
[8] § 10a BNotO – Amtsbereich bei notariellen Online-Verfahren
[9] § 3 GmbHG – Inhalt des Gesellschaftsvertrags
[10] Anlage 1 GNotKG – insbesondere KV Nr. 25100 und 32016
[11] Anlage zur HRegGebV – insbesondere Nr. 2100 und 2101
[12] Bundesnotarkammer – Zulässige Online-Verfahren im Überblick
[13] Bundesnotarkammer – Technische Voraussetzungen und Ausweisdokumente
[14] Bundesnotarkammer – Gebühren der notariellen Online-Verfahren
[15] § 12 HGB – Anmeldungen zum Handelsregister
[16] § 16c BeurkG – Identifizierung im Online-Verfahren
[17] § 16e BeurkG – Gemischte Beurkundung
[18] beglaubigt.de – Gründungspakete, Preise und Leistungsumfang
