Eine Geburtsurkunde beglaubigen zu lassen klingt zunächst nach einem einfachen Vorgang: Original mitbringen, Kopie anfertigen, Stempel bekommen. In der Praxis solltest du jedoch zuerst klären, welches Dokument tatsächlich verlangt wird. Denn eine beglaubigte Kopie deiner vorhandenen Geburtsurkunde, eine neu ausgestellte Geburtsurkunde und ein beglaubigter Ausdruck aus dem Geburtenregister sind rechtlich und praktisch nicht dasselbe.
Das ist besonders wichtig bei Eheschließungen, Einbürgerungen, Erbschaftsangelegenheiten, Auslandsaufenthalten oder Anträgen bei Behörden. Verlangt die empfangende Stelle beispielsweise ausdrücklich einen „beglaubigten Ausdruck aus dem Geburtenregister“, hilft dir eine beim Notar beglaubigte Fotokopie einer alten Geburtsurkunde nicht automatisch weiter. Das Personenstandsgesetz sieht ausdrücklich vor, dass Standesämter sowohl Geburtsurkunden als auch beglaubigte Registerausdrucke ausstellen können. Diese Personenstandsurkunden besitzen grundsätzlich dieselbe Beweiskraft wie die entsprechenden Einträge im Personenstandsregister.
Umgekehrt gibt es Situationen, in denen tatsächlich nur eine beglaubigte Kopie einer bereits vorhandenen Geburtsurkunde verlangt wird. Dann kann eine notarielle Beglaubigung der Kopie der passende Weg sein. Für die Verwendung im Ausland können wiederum zusätzliche Fragen zu Apostille, Legalisation, Übersetzung oder einer mehrsprachigen internationalen Geburtsurkunde hinzukommen.
Dieser Ratgeber erklärt deshalb nicht nur, wo du eine Geburtsurkunde beglaubigen lassen kannst, sondern vor allem, welches Dokument du für welchen Zweck benötigst und wie du unnötige Beglaubigungen vermeidest.
Das Wichtigste in 30 Sekunden
- Eine beglaubigte Kopie ist nicht dasselbe wie eine neue Geburtsurkunde. Bei der beglaubigten Kopie wird grundsätzlich bestätigt, dass die Kopie mit dem vorgelegten Dokument übereinstimmt. Eine neue Geburtsurkunde wird dagegen auf Grundlage des Personenstandsregisters vom Standesamt ausgestellt.
- Das Standesamt kann unterschiedliche Dokumente ausstellen. § 55 PStG nennt insbesondere Geburtsurkunden und beglaubigte Registerausdrucke. Personenstandsurkunden besitzen grundsätzlich dieselbe Beweiskraft wie die entsprechenden Registereinträge.
- Ein beglaubigter Ausdruck aus dem Geburtenregister enthält mehr Informationen als eine normale Geburtsurkunde. Er kann auch spätere Änderungen des ursprünglichen Eintrags wiedergeben, beispielsweise Änderungen bei Name, Vaterschaft oder Adoption.
- Notarinnen und Notare können beglaubigte Kopien erstellen. Das ist sinnvoll, wenn der Empfänger gerade eine notariell beglaubigte Kopie eines vorhandenen Dokuments verlangt.
- Für das Ausland können weitere Schritte erforderlich sein. Abhängig vom Zielland können Apostille, Legalisation oder eine Übersetzung verlangt werden. Für bestimmte Länder und Zwecke kann eine mehrsprachige internationale Geburtsurkunde die einfachere Lösung sein.
- Beglaubigung vorbereiten: Wenn ausdrücklich eine notarielle Beglaubigung benötigt wird, kannst du über beglaubigt.de die erforderlichen Angaben und Dokumente für den notariellen Vorgang strukturiert vorbereiten. Die Beglaubigung selbst erfolgt durch eine unabhängige, hierzu befugte Notarin oder einen unabhängigen, hierzu befugten Notar.
Was bedeutet „Geburtsurkunde beglaubigen lassen“ eigentlich?
Hinter dieser Formulierung können mindestens drei unterschiedliche Vorgänge stecken. Genau deshalb solltest du nicht sofort einen Termin beim Bürgeramt, Standesamt oder Notar buchen, sobald dir jemand sagt, du benötigst eine „beglaubigte Geburtsurkunde“.
Die erste Möglichkeit ist eine beglaubigte Kopie deiner vorhandenen Geburtsurkunde. Du besitzt beispielsweise eine originale Geburtsurkunde und eine ausländische Universität oder eine andere Stelle verlangt eine „certified copy“. Dann kann eine befugte Stelle die Kopie mit dem vorgelegten Dokument vergleichen und die Übereinstimmung bestätigen. Notarinnen und Notare können solche beglaubigten Kopien erstellen.
Die zweite Möglichkeit ist eine neu ausgestellte Geburtsurkunde. Diese wird nicht durch Kopieren deiner alten Urkunde erzeugt, sondern vom Standesamt auf Grundlage des Geburtenregisters ausgestellt. § 55 PStG sieht ausdrücklich vor, dass das Standesamt aus dem Geburtenregister Geburtsurkunden ausstellt. Zuständig ist grundsätzlich das Standesamt, bei dem der entsprechende Registereintrag geführt wird; unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann die Urkunde inzwischen auch über ein anderes Standesamt beantragt werden, wenn die erforderlichen Daten elektronisch übermittelt werden können.
Die dritte Möglichkeit ist ein beglaubigter Ausdruck aus dem Geburtenregister. Dieser kann umfangreichere Informationen enthalten als die gewöhnliche Geburtsurkunde. Das Bundesportal weist beispielsweise darauf hin, dass darin neben den ursprünglichen Angaben zur Geburt auch spätere Änderungen wie Adoption, Änderungen der Vaterschaft, des Namens oder des Geschlechtseintrags erscheinen können.
Die wichtigste Frage vor jeder Beglaubigung lautet deshalb:
Verlangt die Stelle eine beglaubigte Kopie, eine aktuelle Geburtsurkunde oder einen beglaubigten Registerausdruck?
Wo kann man eine Geburtsurkunde beglaubigen lassen?
Die richtige Stelle hängt davon ab, welches Ergebnis du benötigst.
Wenn du eine neue Geburtsurkunde oder einen beglaubigten Ausdruck aus dem Geburtenregister benötigst, ist grundsätzlich das Standesamt die richtige Anlaufstelle. Das Personenstandsgesetz weist die Ausstellung dieser Dokumente ausdrücklich den Standesämtern zu. Eine solche Urkunde wird direkt aus dem Personenstandsregister erzeugt und ist deshalb etwas anderes als eine nachträglich beglaubigte Fotokopie.
Wenn dagegen ausdrücklich eine notariell beglaubigte Kopie einer bereits vorhandenen Geburtsurkunde verlangt wird, kommt eine Notarin oder ein Notar infrage. Notare können beglaubigte Kopien beziehungsweise Abschriften erstellen. Die Bundesnotarkammer unterscheidet diese Tätigkeit ausdrücklich von einer Unterschriftsbeglaubigung und von einer notariellen Beurkundung.
Daneben können je nach Zweck und örtlicher Zuständigkeit auch Behörden Beglaubigungen vornehmen. Das bedeutet allerdings nicht, dass jedes Bürgeramt jede Geburtsurkunde für jeden denkbaren Zweck beglaubigen muss. Bei Personenstandsurkunden ist häufig ohnehin die bessere Frage, ob du statt einer Kopiebeglaubigung direkt eine neue Urkunde beim Standesamt bestellen solltest.
Wann ist eine beglaubigte Kopie der Geburtsurkunde sinnvoll?
Eine beglaubigte Kopie ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Empfänger ausdrücklich eine bestätigte Kopie eines vorhandenen Dokuments verlangt und das Original nicht abgegeben werden soll.
Das kann beispielsweise bei bestimmten Bewerbungen, Anerkennungsverfahren, ausländischen Institutionen oder privaten Rechtsvorgängen vorkommen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Das Original bleibt bei dir, während der Empfänger eine Kopie erhält, deren Übereinstimmung mit dem vorgelegten Dokument von einer dazu befugten Stelle bestätigt wurde.
Dabei sollte jedoch genau auf die Formulierung des Empfängers geachtet werden. Steht dort beispielsweise „notarized copy“, sollte nicht automatisch angenommen werden, dass jede amtliche Kopiebeglaubigung akzeptiert wird. Umgekehrt solltest du nicht unnötig einen Notar beauftragen, wenn die Stelle ausdrücklich eine neu ausgestellte Personenstandsurkunde vom Standesamt verlangt.
Die Bundesnotarkammer weist außerdem darauf hin, dass beglaubigte Kopien und Unterschriftsbeglaubigungen unterschiedliche notarielle Tätigkeiten sind. Bei einer Kopiebeglaubigung geht es um das Dokument; bei einer Unterschriftsbeglaubigung grundsätzlich um die Identität der unterschreibenden Person.
Wenn du allgemein prüfen möchtest, welche Dokumente in Deutschland beglaubigt werden können und wann Notar oder Behörde zuständig sind, findest du die ausführliche Einordnung in „Dokumente in Deutschland beglaubigen lassen“.
Wann solltest du stattdessen eine neue Geburtsurkunde bestellen?
Eine neue Geburtsurkunde ist häufig die bessere Lösung, wenn die empfangende Stelle eine aktuelle Personenstandsurkunde verlangt oder ausdrücklich ein Dokument vom Standesamt fordert.
§ 55 PStG bestimmt, dass Geburtsurkunden aus dem Geburtenregister ausgestellt werden. Nach § 54 PStG besitzen Personenstandsurkunden grundsätzlich dieselbe Beweiskraft wie die entsprechenden Beurkundungen in den Personenstandsregistern. Genau darin liegt ein wichtiger Unterschied zu einer bloßen Kopie einer älteren Urkunde: Die neue Geburtsurkunde wird unmittelbar auf Grundlage des amtlichen Registers erstellt.
Das kann beispielsweise bei einer Eheschließung, bestimmten Staatsangehörigkeitsverfahren oder internationalen Verwaltungsverfahren wichtig sein. Eine alte Urkunde kann zwar weiterhin echt sein, aber der Empfänger möchte möglicherweise einen aktuellen Nachweis aus dem Register.
Auch praktisch kann eine neue Urkunde sinnvoller sein. Wenn deine ursprüngliche Geburtsurkunde beschädigt, kaum lesbar oder verloren gegangen ist, musst du nicht versuchen, irgendeine alte Kopie beglaubigen zu lassen. Du kannst grundsätzlich eine neue Personenstandsurkunde beantragen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen für die Urkundenerteilung erfüllt sind.
Das Bundesportal weist außerdem darauf hin, dass je nach regionalem Angebot eine Geburtsurkunde teilweise persönlich, schriftlich oder online beantragt werden kann. Welche konkreten Antragswege und Gebühren gelten, hängt vom zuständigen Standesamt beziehungsweise Bundesland ab.
Was ist ein beglaubigter Ausdruck aus dem Geburtenregister?
Der beglaubigte Ausdruck aus dem Geburtenregister sollte nicht mit einer beglaubigten Fotokopie der Geburtsurkunde verwechselt werden.
Er wird vom Standesamt direkt aus dem Geburtenregister erstellt. Nach § 55 PStG können Standesämter aus den Personenstandsregistern beglaubigte Registerausdrucke ausstellen. Das Bundesportal erläutert, dass ein solcher Ausdruck neben den ursprünglichen Angaben zur Geburt auch spätere Veränderungen enthalten kann. Dazu können beispielsweise Änderungen bei Adoption, Vaterschaft, Namen oder Geschlechtseintrag gehören.
Das kann in Verfahren wichtig sein, in denen nicht lediglich Geburtsort, Geburtsdatum und Eltern nachgewiesen werden sollen, sondern die vollständige Entwicklung des Registereintrags relevant ist.
Ein praktisches Beispiel ist eine Eheschließung. Je nach konkretem Verfahren kann nicht einfach irgendeine Kopie einer Geburtsurkunde verlangt werden, sondern ein aktueller beglaubigter Registerausdruck. Wer in diesem Fall eine vorhandene Geburtsurkunde beim Notar kopieren und beglaubigen lässt, hat zwar eine ordnungsgemäß beglaubigte Kopie – aber möglicherweise trotzdem nicht das Dokument, das die zuständige Stelle angefordert hat.
Deshalb solltest du die Begriffe genau auseinanderhalten:
Welche Angaben enthält eine Geburtsurkunde?
Welche Angaben eine Geburtsurkunde enthält, richtet sich nach dem Personenstandsrecht. Das Personenstandsgesetz unterscheidet dabei zwischen der Geburtsurkunde selbst und dem vollständigen Registereintrag.
Die Geburtsurkunde dient als amtlicher Nachweis über die Geburt und die darin enthaltenen Personenstandsdaten. Seit November 2022 wird nach den Informationen des Bundesportals auch die genaue Geburtszeit in neu ausgestellten Geburtsurkunden angegeben.
Der beglaubigte Registerausdruck kann darüber hinaus zusätzliche Informationen und spätere Änderungen enthalten. Genau deshalb kann eine Stelle bewusst einen Registerausdruck statt einer normalen Geburtsurkunde verlangen.
Für Antragsteller bedeutet das: Es ist nicht sinnvoll, immer vorsorglich das „umfangreichste“ Dokument zu bestellen. Manche Verfahren benötigen lediglich eine normale Geburtsurkunde. Andere verlangen ausdrücklich einen Registerausdruck. Wieder andere akzeptieren eine beglaubigte Kopie einer vorhandenen Urkunde.
Die konkrete Anforderung des Empfängers sollte deshalb bestimmen, welches Dokument du beschaffst – nicht die Annahme, dass alle Varianten austauschbar sind.
Wer kann eine Geburtsurkunde beantragen?
Personenstandsurkunden enthalten sensible personenbezogene Daten und können deshalb nicht von beliebigen Personen angefordert werden.
Die Ausstellung richtet sich insbesondere nach den Vorschriften des Personenstandsgesetzes über die Benutzung der Personenstandsregister. Das Bundesportal weist darauf hin, dass neben der betroffenen Person insbesondere bestimmte nahe Angehörige antragsberechtigt sein können. Andere Personen müssen je nach Fall ein rechtliches Interesse nachweisen.
Soll eine andere Person die Geburtsurkunde für dich beantragen oder abholen, kann außerdem eine schriftliche Vollmacht erforderlich sein. Das Bundesportal nennt bei einer Beantragung beziehungsweise Abholung durch Vertreter insbesondere die Vollmacht sowie entsprechende Identitätsnachweise.
Wer also beispielsweise im Ausland lebt und seine deutsche Geburtsurkunde von einem Familienmitglied in Deutschland beschaffen lassen möchte, sollte nicht einfach davon ausgehen, dass die familiäre Beziehung genügt. Vorher sollte beim zuständigen Standesamt geklärt werden, welche Vollmacht und Identitätsnachweise benötigt werden.
Welche Unterlagen brauche ich für eine beglaubigte Kopie?
Wenn tatsächlich eine beglaubigte Kopie deiner vorhandenen Geburtsurkunde benötigt wird, solltest du grundsätzlich das Dokument vorlegen können, von dem die Kopie erstellt beziehungsweise mit dem sie verglichen werden soll.
Bei einer notariellen Beglaubigung solltest du außerdem vorab klären, ob weitere Unterlagen oder Identitätsnachweise für den konkreten Vorgang benötigt werden. Besonders wenn die beglaubigte Kopie Teil eines größeren notariellen oder internationalen Vorgangs ist, können zusätzliche Informationen erforderlich sein.
Wichtig ist auch die Anzahl der Exemplare. Wer beispielsweise gleichzeitig Unterlagen bei einer ausländischen Universität, einer Behörde und einem Arbeitgeber einreichen muss, benötigt möglicherweise mehrere beglaubigte Kopien. Das sollte vor dem Termin geklärt werden, damit nicht für jedes Exemplar ein separater organisatorischer Vorgang erforderlich wird.
Über beglaubigt.de können die für einen notariellen Beglaubigungsvorgang benötigten Angaben und Dokumente strukturiert vorbereitet werden. Das ist besonders dann praktisch, wenn bereits feststeht, dass der Empfänger ausdrücklich eine notarielle Beglaubigung verlangt. Die eigentliche notarielle Amtstätigkeit erfolgt dabei durch eine unabhängige befugte Notarin oder einen unabhängigen befugten Notar.
Muss ich das Original meiner Geburtsurkunde abgeben?
Für eine beglaubigte Kopie muss das zugrunde liegende Dokument grundsätzlich überprüft werden können. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass du dein Original dauerhaft beim Empfänger abgeben musst.
Gerade darin liegt einer der wichtigsten Zwecke einer beglaubigten Kopie: Du kannst das Original behalten und stattdessen eine entsprechend bestätigte Kopie einreichen.
Anders sieht es aus, wenn die Behörde ausdrücklich eine neu ausgestellte Originalurkunde verlangt. Dann bringt es nichts, eine alte Urkunde zu kopieren und diese Kopie beglaubigen zu lassen. Die Anforderung bezieht sich in diesem Fall auf eine aktuelle Personenstandsurkunde aus dem Standesamt.
Bei wertvollen oder schwer ersetzbaren Originalunterlagen empfiehlt es sich deshalb, immer zu prüfen, ob der Empfänger wirklich das Original behalten muss oder ob eine aktuelle Urkunde beziehungsweise beglaubigte Kopie genügt.
Geburtsurkunde fürs Standesamt: Reicht eine beglaubigte Kopie?
Das hängt vom konkreten Personenstandsverfahren ab. Gerade bei einer Eheschließung sollte nicht automatisch davon ausgegangen werden, dass eine beglaubigte Fotokopie einer alten Geburtsurkunde ausreicht.
Standesämter können bestimmte aktuelle Personenstandsnachweise verlangen. Dazu kann beispielsweise ein beglaubigter Ausdruck aus dem Geburtenregister gehören. Ein solcher Ausdruck wird direkt aus dem Register erstellt und kann auch spätere Änderungen enthalten.
Das ist etwas völlig anderes als eine Kopie deiner vorhandenen Geburtsurkunde, selbst wenn diese Kopie notariell beglaubigt wurde.
Wenn du heiraten möchtest, solltest du deshalb beim zuständigen Standesamt konkret nachfragen:
Brauche ich eine Geburtsurkunde oder einen beglaubigten Registerausdruck?
Wie aktuell muss das Dokument sein?
Muss ich das Dokument selbst beschaffen oder kann das Standesamt Registerdaten elektronisch abrufen?
Dadurch lässt sich vermeiden, dass du für eine Beglaubigung bezahlst, die für das eigentliche Verfahren überhaupt nicht benötigt wird.
Geburtsurkunde für Einbürgerung oder Behördenverfahren
Auch bei Einbürgerungs-, Staatsangehörigkeits- und anderen Verwaltungsverfahren sollte die konkrete Dokumentenanforderung genau gelesen werden.
Die Formulierung „Geburtsurkunde im Original oder beglaubigter Kopie“ bedeutet etwas anderes als „aktueller beglaubigter Ausdruck aus dem Geburtenregister“. Im ersten Fall kann eine beglaubigte Kopie möglicherweise ausreichen. Im zweiten Fall muss der Registerausdruck beim Standesamt beschafft werden.
Bei ausländischen Geburtsurkunden können zusätzlich Fragen zur Echtheit des ausländischen Dokuments entstehen. Das Auswärtige Amt weist darauf hin, dass bei ausländischen öffentlichen Urkunden abhängig vom Herkunftsstaat beispielsweise eine Apostille, Legalisation oder ein Urkundenüberprüfungsverfahren relevant sein kann. Entscheidend ist der Staat, in dem die Urkunde errichtet wurde.
Damit ist bei Behördenverfahren immer zwischen zwei Fragen zu unterscheiden:
Welche Art von Geburtsnachweis wird verlangt?
und
Muss die Echtheit einer ausländischen Urkunde zusätzlich nachgewiesen werden?
Geburtsurkunde fürs Ausland beglaubigen lassen
Soll eine deutsche Geburtsurkunde im Ausland verwendet werden, reicht eine einfache Kopiebeglaubigung nicht automatisch aus.
Das Auswärtige Amt weist darauf hin, dass bei deutschen öffentlichen Urkunden für die Verwendung im Ausland abhängig vom Zielland eine Legalisation, Apostille oder eine Befreiung aufgrund internationaler Vereinbarungen in Betracht kommt. Welche Regelung gilt, sollte bei der ausländischen Stelle geprüft werden, bei der die Urkunde vorgelegt werden soll.
Eine Apostille ist dabei nicht dasselbe wie eine beglaubigte Kopie. Sie dient im internationalen Urkundenverkehr als besonderer Echtheitsnachweis einer öffentlichen Urkunde. Für deutsche Urkunden wird sie von der jeweils zuständigen deutschen Apostillebehörde ausgestellt; die konkrete Zuständigkeit unterscheidet sich je nach Bundesland und Dokumentenart.
Zusätzlich kann eine Übersetzung erforderlich sein. Deshalb sollte der Ablauf nicht automatisch lauten:
Geburtsurkunde → Notar → Apostille → Übersetzung.
Besser ist:
Empfänger im Ausland fragen → benötigte Urkundenform bestimmen → prüfen, ob Apostille/Legalisation überhaupt erforderlich ist → gegebenenfalls Übersetzung organisieren.
Wie dieser Ablauf bei Auslandsvorgängen grundsätzlich funktioniert, erklären wir ausführlicher in „Dokumente in Deutschland beglaubigen lassen“.
Internationale Geburtsurkunde: Oft einfacher als Übersetzung und Beglaubigung
Wer seine deutsche Geburtsurkunde im Ausland verwenden möchte, sollte prüfen, ob eine mehrsprachige beziehungsweise internationale Geburtsurkunde verfügbar und für den konkreten Zweck geeignet ist.
Das Auswärtige Amt weist darauf hin, dass mehrsprachige Personenstandsurkunden nach dem Wiener CIEC-Übereinkommen in den Vertragsstaaten von weiteren Förmlichkeiten befreit sind. Zu den Vertragsstaaten gehören neben Deutschland beispielsweise Frankreich, Italien, Österreich, Portugal, Spanien, die Schweiz und die Türkei.
Das kann einen erheblichen praktischen Unterschied machen. Statt zunächst eine deutsche Geburtsurkunde ausstellen zu lassen, anschließend eine Übersetzung zu organisieren und möglicherweise weitere Formalitäten durchzuführen, kann eine mehrsprachige Urkunde für bestimmte Länder bereits die passendere Ausgangslösung sein.
Allerdings gilt auch hier: „international“ bedeutet nicht automatisch „weltweit ohne weitere Prüfung gültig“. Entscheidend ist, ob das Zielland beziehungsweise der konkrete Empfänger die entsprechende Urkundenform akzeptiert und welche internationalen Regelungen greifen.
Wer beispielsweise Dokumente speziell für Spanien benötigt, sollte zusätzlich unseren Ratgeber „Dokumente für Spanien beglaubigen lassen“ berücksichtigen. Dort erklären wir die Besonderheiten zwischen Deutschland und Spanien einschließlich EU-Regeln, Apostille und mehrsprachigen Personenstandsurkunden.
Was ist eine Apostille auf einer Geburtsurkunde?
Die Apostille ist ein besonderer Echtheitsnachweis für öffentliche Urkunden im internationalen Rechtsverkehr. Sie wird benötigt, wenn das Haager Apostille-Übereinkommen im Verhältnis zum jeweiligen Zielland Anwendung findet und keine speziellere Befreiung greift.
Sie bestätigt nicht, dass die Angaben über deine Geburt materiell neu geprüft wurden. Vielmehr geht es um die Echtheit der öffentlichen Urkunde beziehungsweise insbesondere um die Unterschrift und Funktion des Ausstellers sowie gegebenenfalls das Siegel.
Das Auswärtige Amt weist darauf hin, dass die Apostille für deutsche Urkunden von einer dazu bestimmten deutschen Behörde ausgestellt wird. Welche Behörde zuständig ist, hängt von der Urkunde und dem Bundesland ab. Häufig kann bereits das Standesamt beziehungsweise die ausstellende Stelle mitteilen, wohin du dich für die Apostille wenden musst.
Beispiel: Du benötigst eine deutsche Geburtsurkunde für einen behördlichen Vorgang in einem Staat, der eine Apostille verlangt. Dann kann es sinnvoll sein, zunächst eine aktuelle Geburtsurkunde beim Standesamt zu bestellen und anschließend genau diese Urkunde bei der zuständigen Apostillebehörde einzureichen. Eine zusätzliche notarielle Kopiebeglaubigung dazwischen ist nicht automatisch erforderlich.
Was ist der Unterschied zwischen Apostille und Beglaubigung?
Dieser Unterschied spart häufig einen unnötigen Termin.
Bei einer beglaubigten Kopie wird grundsätzlich bestätigt, dass die Kopie mit dem vorgelegten Dokument übereinstimmt.
Bei einer Apostille geht es dagegen um die Verwendung einer öffentlichen Urkunde im internationalen Rechtsverkehr. Sie bestätigt bestimmte Echtheitsmerkmale der öffentlichen Urkunde.
Eine Apostille macht deshalb aus einer normalen Kopie nicht automatisch eine beglaubigte Kopie, und eine notarielle Kopiebeglaubigung ersetzt nicht automatisch eine erforderliche Apostille.
Dasselbe gilt für die notarielle Beurkundung: Sie ist wiederum ein völlig anderes Verfahren, bei dem der Inhalt einer rechtlichen Erklärung beziehungsweise eines Rechtsgeschäfts Gegenstand des notariellen Verfahrens ist.
Die Unterschiede zwischen diesen notariellen Formen erklären wir ausführlich in „Beglaubigung oder Beurkundung: Was ist der Unterschied?“.
Ausländische Geburtsurkunde in Deutschland beglaubigen lassen
Wenn deine Geburtsurkunde nicht in Deutschland, sondern im Ausland ausgestellt wurde, sollte zunächst zwischen Kopiebeglaubigung und Echtheitsnachweis der ausländischen Urkunde unterschieden werden.
Eine deutsche Stelle kann unter bestimmten Voraussetzungen eine Kopie eines ausländischen Dokuments beglaubigen. Damit wird jedoch nicht automatisch bestätigt, dass die ursprüngliche ausländische Urkunde von der ausländischen Behörde tatsächlich echt ausgestellt wurde.
Für diesen Echtheitsnachweis können andere Verfahren erforderlich sein. Das Auswärtige Amt erklärt, dass bei ausländischen öffentlichen Urkunden abhängig vom Herkunftsstaat eine Legalisation durch die deutsche Auslandsvertretung, eine Apostille oder in bestimmten Ländern ein besonderes Urkundenüberprüfungsverfahren relevant sein kann. Entscheidend ist dabei grundsätzlich der Staat, in dem die Urkunde errichtet wurde.
Beispiel: Eine Person besitzt eine nigerianische Geburtsurkunde und benötigt diese für ein deutsches Behördenverfahren. Eine in Deutschland erstellte beglaubigte Kopie bestätigt zunächst nur die Übereinstimmung mit dem vorgelegten Dokument. Sie löst nicht automatisch die Frage, ob die zugrunde liegende nigerianische Urkunde von der deutschen Behörde als hinreichend nachgewiesen angesehen wird.
Gerade bei ausländischen Personenstandsurkunden sollte deshalb zuerst die deutsche empfangende Behörde gefragt werden, welche Form sie verlangt.
Wie aktuell muss eine Geburtsurkunde sein?
Eine Geburtsurkunde verliert nicht einfach ihre Echtheit, nur weil sie einige Jahre alt ist. Trotzdem können Behörden für bestimmte Verfahren eine aktuell ausgestellte Personenstandsurkunde verlangen.
Der Grund liegt häufig darin, dass sich Personenstandseinträge nach der ursprünglichen Geburt verändern können. Ein beglaubigter Ausdruck aus dem Geburtenregister kann beispielsweise spätere Änderungen enthalten. Das Bundesportal nennt unter anderem Adoption, Änderungen bei der Vaterschaft, Namen und Geschlechtseintrag.
Deshalb sollte nicht gefragt werden:
„Wie lange ist eine Geburtsurkunde generell gültig?“
sondern:
„Wie aktuell muss die Geburtsurkunde für meinen konkreten Vorgang sein?“
Das zuständige Standesamt, die Einbürgerungsbehörde, ausländische Behörde oder sonstige empfangende Stelle kann hierfür konkrete Vorgaben machen.
Eine notarielle Beglaubigung verändert das Ausstellungsdatum des zugrunde liegenden Dokuments nicht. Eine alte Geburtsurkunde bleibt also auch nach einer neuen Kopiebeglaubigung eine alte Geburtsurkunde.
Was kostet es, eine Geburtsurkunde beglaubigen zu lassen?
Hier muss wieder unterschieden werden, welche Leistung tatsächlich benötigt wird.
Für eine neue Geburtsurkunde oder einen beglaubigten Registerausdruck fallen Gebühren nach den jeweils einschlägigen landesrechtlichen Regelungen an. Deshalb können die konkreten Beträge regional unterschiedlich sein. Das Bundesportal zeigt beispielsweise für einzelne Regionen Gebühren von 15 Euro für einen beglaubigten Registerausdruck und reduzierte Gebühren für gleichzeitig ausgestellte weitere Exemplare; dieser Betrag ist aber nicht als einheitlicher bundesweiter Preis zu verstehen.
Eine notarielle Kopiebeglaubigung unterliegt dagegen den gesetzlichen Notarkosten. Notarinnen und Notare können ihre Gebühren nicht frei wie ein gewöhnlicher Dienstleister festlegen.
Zusätzliche Kosten können entstehen, wenn das Dokument für das Ausland bestimmt ist und beispielsweise noch eine Apostille oder Übersetzung benötigt wird.
Deshalb sollte vor der Kostenfrage zunächst feststehen:
Brauche ich eine neue Urkunde, einen Registerausdruck, eine beglaubigte Kopie oder eine Apostille?
Erst dann lassen sich die tatsächlichen Kosten sinnvoll bestimmen.
Kann ich eine Geburtsurkunde online bestellen?
Das hängt vom zuständigen Standesamt und dessen digitalem Angebot ab. Das Personenstandsgesetz ermöglicht inzwischen eine stärkere elektronische Zusammenarbeit zwischen Standesämtern. § 55 PStG sieht unter bestimmten technischen Voraussetzungen auch vor, dass eine Personenstandsurkunde bei einem anderen Standesamt beantragt werden kann, wenn die benötigten Registerdaten elektronisch übermittelt werden können.
Viele Städte und Gemeinden bieten außerdem eigene Online-Anträge für Personenstandsurkunden an. Das Bundesportal verweist bei seinen regionalen Leistungsbeschreibungen ebenfalls auf Online-Beantragungsmöglichkeiten.
Wichtig ist allerdings, nur offizielle Angebote des zuständigen Standesamts beziehungsweise Verwaltungsportals zu verwenden. Bei einer normalen deutschen Geburtsurkunde besteht häufig kein Grund, einen teuren privaten Beschaffungsdienst einzuschalten.
Anders kann es sein, wenn zusätzlich notarielle Beglaubigungen, Vollmachten oder weitere Dokumentenvorgänge koordiniert werden müssen. Für solche notariellen Vorgänge kann beglaubigt.de die Vorbereitung und Koordination übernehmen.
Wie lange dauert die Beglaubigung einer Geburtsurkunde?
Eine reine notarielle Kopiebeglaubigung kann bei vollständigen Unterlagen grundsätzlich ein vergleichsweise kurzer Vorgang sein. Entscheidend ist jedoch, wie schnell ein entsprechender Termin verfügbar ist und ob das Dokument ohne Besonderheiten geprüft werden kann.
Bei einer neu ausgestellten Geburtsurkunde hängt die Bearbeitungsdauer vom zuständigen Standesamt und der gewählten Antragsform ab. Muss zunächst ein älterer Registereintrag recherchiert oder ein Dokument aus einem Archiv beschafft werden, kann der Vorgang länger dauern.
Bei Auslandsvorgängen ist die reine Beglaubigung häufig ohnehin nicht der zeitlich entscheidende Schritt. Wenn anschließend eine Apostille, Übersetzung oder Legalisation erforderlich ist, müssen die Bearbeitungszeiten dieser Stellen ebenfalls berücksichtigt werden.
Wer einen festen Termin im Ausland hat – beispielsweise eine Eheschließung, einen Visumsantrag oder einen Studienbeginn – sollte deshalb nicht nur die Beglaubigung, sondern die vollständige Dokumentenkette rückwärts vom Abgabetermin planen.
Wer eine Beglaubigung bequem digital abwickeln möchte, kann den Service von Beglaubigt.de nutzen. Eine digitale Beglaubigung kostet aktuell ab 149 € pro Dokument. Der Prozess kann online gestartet werden, sodass je nach Anwendungsfall kein klassischer Vor-Ort-Termin erforderlich ist. Die Bearbeitung erfolgt in der Regel innerhalb von 48 Stunden. Wer es schneller benötigt, kann für 49,95 € Aufpreis den Express-Service mit einer Bearbeitung innerhalb von 24 Stunden wählen.
Schritt für Schritt: So gehst du richtig vor
1. Empfänger fragen
Kläre zuerst, welche Stelle das Dokument benötigt und welche genaue Form verlangt wird.
2. Dokumenttyp bestimmen
Wird verlangt:
- eine normale Geburtsurkunde,
- eine aktuelle Geburtsurkunde,
- eine beglaubigte Kopie,
- ein beglaubigter Ausdruck aus dem Geburtenregister,
- eine internationale Geburtsurkunde?
3. Bei Standesamtsdokumenten zuerst das Standesamt prüfen
Wenn eine neue Urkunde oder ein Registerausdruck verlangt wird, ist grundsätzlich das Standesamt der richtige Ausgangspunkt.
4. Notar nur dann für die Kopiebeglaubigung einsetzen, wenn diese Form benötigt wird
Verlangt der Empfänger ausdrücklich eine notariell beglaubigte Kopie, kann der notarielle Vorgang vorbereitet werden.
5. Bei Auslandseinsatz zusätzliche Anforderungen prüfen
Kläre Apostille, Legalisation, internationale Urkunde und Übersetzung bevor du unnötige Zwischenschritte buchst.
6. Aktualitätsanforderung beachten
Eine neue Kopiebeglaubigung macht eine alte Urkunde nicht zu einer neu ausgestellten Personenstandsurkunde.
Diese Reihenfolge verhindert die meisten unnötigen Beglaubigungen.
Checkliste: Geburtsurkunde richtig beglaubigen lassen
Vor dem Termin solltest du folgende Punkte prüfen:
- Wer verlangt meine Geburtsurkunde?
- Wird eine Kopie oder eine neu ausgestellte Urkunde verlangt?
- Muss die Kopie beglaubigt sein?
- Muss die Beglaubigung ausdrücklich notariell erfolgen?
- Wird stattdessen ein beglaubigter Registerausdruck verlangt?
- Wie aktuell muss die Urkunde sein?
- Kann ich das Dokument direkt beim Standesamt bestellen?
- Benötige ich mehrere Exemplare?
- Wird das Dokument im Ausland verwendet?
- Ist eine internationale Geburtsurkunde verfügbar?
- Brauche ich eine Apostille oder Legalisation?
- Wird zusätzlich eine Übersetzung verlangt?
- Handelt es sich um eine deutsche oder ausländische Geburtsurkunde?
- Ist bei einer ausländischen Urkunde ein zusätzlicher Echtheitsnachweis erforderlich?
- Habe ich ausreichend Zeit für alle nachfolgenden Schritte?
Wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich meist eindeutig bestimmen, ob du überhaupt eine Kopiebeglaubigung benötigst oder direkt eine neue Personenstandsurkunde bestellen solltest.
Geburtsurkunde mit beglaubigt.de beglaubigen lassen
Wenn für deinen Vorgang ausdrücklich eine notarielle Beglaubigung benötigt wird, kannst du die erforderlichen Angaben und Dokumente über beglaubigt.de strukturiert vorbereiten und den notariellen Vorgang koordinieren.
FAQ: Geburtsurkunde beglaubigen lassen
Wo kann ich meine Geburtsurkunde beglaubigen lassen?
Wenn du eine beglaubigte Kopie einer vorhandenen Geburtsurkunde benötigst, kann beispielsweise eine Notarin oder ein Notar eine beglaubigte Kopie erstellen. Benötigst du dagegen eine neue Geburtsurkunde oder einen beglaubigten Registerausdruck, solltest du dich an das zuständige Standesamt wenden.
Ist eine beglaubigte Kopie dasselbe wie eine Geburtsurkunde?
Nein. Eine beglaubigte Kopie bestätigt die Übereinstimmung mit dem vorgelegten Dokument. Eine Geburtsurkunde wird vom Standesamt aus dem Geburtenregister ausgestellt und ist selbst eine Personenstandsurkunde.
Was ist ein beglaubigter Ausdruck aus dem Geburtenregister?
Dabei handelt es sich um einen vom Standesamt ausgestellten Registerausdruck. Er kann neben den ursprünglichen Angaben zur Geburt auch spätere Änderungen des Registereintrags enthalten, beispielsweise bei Namen, Vaterschaft oder Adoption.
Kann ein Notar eine Geburtsurkunde beglaubigen?
Ein Notar kann insbesondere eine beglaubigte Kopie beziehungsweise Abschrift eines vorgelegten Dokuments erstellen. Er stellt aber keine neue deutsche Geburtsurkunde aus; dafür ist das Standesamt zuständig.
Kann ich meine Geburtsurkunde beim Bürgeramt beglaubigen lassen?
Das kann abhängig von Zuständigkeit, Dokument und Verwendungszweck möglich sein. Bei Personenstandsurkunden solltest du jedoch zuerst prüfen, ob der Empfänger nicht ohnehin eine aktuelle Urkunde oder einen Registerausdruck vom Standesamt verlangt.
Wie lange ist eine Geburtsurkunde gültig?
Eine Geburtsurkunde besitzt nicht einfach ein allgemeines Ablaufdatum. Für bestimmte Verfahren kann der Empfänger jedoch verlangen, dass die Urkunde erst vor kurzer Zeit ausgestellt wurde. Eine Kopiebeglaubigung verändert das ursprüngliche Ausstellungsdatum nicht.
Brauche ich für eine Eheschließung eine beglaubigte Geburtsurkunde?
Welche Unterlagen benötigt werden, bestimmt das zuständige Standesamt anhand des konkreten Falls. Häufig kann ein aktueller beglaubigter Ausdruck aus dem Geburtenregister relevant sein. Deshalb solltest du nicht vorsorglich nur eine alte Geburtsurkunde kopieren und beglaubigen lassen.
Brauche ich für das Ausland eine Apostille auf meiner Geburtsurkunde?
Das hängt vom Zielland und Verwendungszweck ab. Das Auswärtige Amt weist darauf hin, dass je nach Staat eine Apostille, Legalisation oder eine Befreiung aufgrund internationaler Vereinbarungen gelten kann.
Was ist eine internationale Geburtsurkunde?
Dabei handelt es sich um eine mehrsprachige Personenstandsurkunde. Für Vertragsstaaten des entsprechenden CIEC-Übereinkommens können solche Urkunden von weiteren Förmlichkeiten befreit sein. Deutschland und unter anderem Spanien, Frankreich, Italien, Österreich, Portugal, die Schweiz und die Türkei gehören zu den Vertragsstaaten.
Muss eine internationale Geburtsurkunde übersetzt werden?
Gerade der mehrsprachige Aufbau soll die Verwendung zwischen den beteiligten Staaten erleichtern. Ob im konkreten Verfahren trotzdem zusätzliche Unterlagen oder Übersetzungen verlangt werden, sollte beim Empfänger geprüft werden.
Kann ich eine Geburtsurkunde online bestellen?
Viele Standesämter bieten inzwischen Online-Anträge an. Welche Möglichkeiten konkret bestehen, hängt vom zuständigen Standesamt ab. Auch das Bundesportal verweist auf regionale Online-Angebote.
Kann jemand anderes meine Geburtsurkunde für mich beantragen?
Das kann möglich sein. Je nach Verhältnis zur betroffenen Person und Art des Antrags können eine schriftliche Vollmacht, Identitätsnachweise oder ein Nachweis des rechtlichen Interesses erforderlich sein.
Kann ich eine ausländische Geburtsurkunde in Deutschland beglaubigen lassen?
Eine Kopiebeglaubigung kann je nach Vorgang möglich sein. Sie bestätigt jedoch nicht automatisch die Echtheit der ausländischen Ursprungsurkunde. Dafür können je nach Herkunftsstaat Apostille, Legalisation oder ein besonderes Urkundenüberprüfungsverfahren relevant sein.
Du hast bereits von der empfangenden Stelle die Information erhalten, dass eine notariell beglaubigte Kopie deiner Geburtsurkunde benötigt wird? Dann kannst du über beglaubigt.de die relevanten Angaben und Dokumente für den notariellen Vorgang strukturiert vorbereiten und die weitere Abwicklung koordinieren.
Quellenverzeichnis
- § 54 PStG – Beweiskraft der Personenstandsregister und -urkunden
https://www.gesetze-im-internet.de/pstg/__54.html - § 55 PStG – Personenstandsurkunden
https://www.gesetze-im-internet.de/pstg/__55.html - Personenstandsgesetz (PStG)
https://www.gesetze-im-internet.de/pstg/ - Bundesportal – Geburtsurkunde oder Ausdruck aus dem Geburtenregister beantragen
https://verwaltung.bund.de/leistungsverzeichnis/DE/leistung/99027002012000 - Bundesportal – Beglaubigten Ausdruck aus dem Geburtenregister beantragen
https://verwaltung.bund.de/leistungsverzeichnis/de/leistung/99101019012000 - Bundesnotarkammer / Notar.de – Beurkundung oder Beglaubigung?
https://www.notar.de/aktuelles/details/beurkundung-oder-beglaubigung - Bundesnotarkammer / Notar.de – Notarielle Urkunden
https://www.notar.de/der-notar/notarielle-urkunden - Auswärtiges Amt – Internationaler Urkundenverkehr
https://www.auswaertiges-amt.de/de/service/konsularinfo/internationaler-urkundenverkehr - Auswärtiges Amt – Beglaubigung, Legalisation und Apostille
https://www.auswaertiges-amt.de/de/service/fragenkatalog-node/606802-606802 - Auswärtiges Amt – Apostille für deutsche Urkunden
https://www.auswaertiges-amt.de/de/service/fragenkatalog-node/05-apostille-606176 - Auswärtiges Amt – Ausländische Urkunden zur Verwendung in Deutschland
https://www.auswaertiges-amt.de/de/service/fragenkatalog-node/08-beglaubigung-ausl-606188
