Beglaubigung und Beurkundung sind nicht dasselbe. Trotzdem werden die Begriffe im Alltag häufig synonym verwendet. Das kann spätestens dann zum Problem werden, wenn für einen Vertrag, eine Vollmacht, eine Handelsregisteranmeldung oder ein Grundstücksgeschäft eine bestimmte notarielle Form vorgeschrieben ist.
Der wesentliche Unterschied liegt darin, was die Notarin oder der Notar bestätigt und wie weit die notarielle Prüfung reicht. Bei einer Unterschriftsbeglaubigung wird grundsätzlich bestätigt, dass eine bestimmte Person die Unterschrift vor dem Notar geleistet oder eine bereits vorhandene Unterschrift als eigene anerkannt hat. Das Beurkundungsgesetz verlangt dafür grundsätzlich die Unterzeichnung oder Anerkennung in Gegenwart des Notars. Eine umfassende inhaltliche Prüfung der Erklärung ist damit nicht automatisch verbunden.
Bei einer notariellen Beurkundung geht die Tätigkeit wesentlich weiter. Nach § 17 BeurkG soll der Notar den Willen der Beteiligten erforschen, den Sachverhalt klären, über die rechtliche Tragweite des Geschäfts belehren und die Erklärungen klar und eindeutig in der Urkunde wiedergeben. Genau deshalb schreibt das Gesetz die Beurkundung insbesondere bei Rechtsgeschäften mit erheblichen persönlichen oder wirtschaftlichen Folgen vor.
Für die Praxis bedeutet das: Eine Beglaubigung kann eine gesetzlich vorgeschriebene Beurkundung nicht einfach ersetzen. Wer die falsche Form wählt, riskiert deshalb nicht nur zusätzliche Arbeit, sondern bei formbedürftigen Rechtsgeschäften unter Umständen auch deren Unwirksamkeit.
Das Wichtigste in 30 Sekunden
- Bei einer Unterschriftsbeglaubigung bestätigt der Notar grundsätzlich die Unterschrift beziehungsweise die Identität der unterzeichnenden Person. Die Unterschrift wird vor dem Notar geleistet oder als eigene anerkannt.
- Eine beglaubigte Kopie ist noch einmal etwas anderes: Hier wird bestätigt, dass die Kopie beziehungsweise Abschrift mit dem vorgelegten Dokument übereinstimmt. Das Beurkundungsgesetz regelt die Beglaubigung von Abschriften gesondert.
- Bei einer Beurkundung prüft und begleitet der Notar das Rechtsgeschäft wesentlich umfassender. Dazu gehören die Ermittlung des Willens, die Klärung des Sachverhalts und die Belehrung über die rechtliche Tragweite.
- Immobilienkaufverträge müssen grundsätzlich notariell beurkundet werden. Eine bloße Beglaubigung der Unterschriften genügt dafür nicht.
- Auch der Gesellschaftsvertrag einer GmbH bedarf notarieller Form. Handelsregisteranmeldungen sind dagegen ein typisches Beispiel für Vorgänge mit notariell beglaubigter Unterschrift.
- Grundbuchrecht ist ein gutes Beispiel dafür, warum die Begriffe nicht gleichgesetzt werden dürfen: § 29 GBO verlangt für bestimmte Nachweise öffentliche oder öffentlich beglaubigte Urkunden. Das bedeutet aber nicht, dass der zugrunde liegende Vertrag selbst immer nur beglaubigt werden müsste.
- Notariellen Vorgang vorbereiten: beglaubigt.de organisiert die Datenerfassung, Dokumentenvorbereitung und Koordination des passenden notariellen Vorgangs. Die Beglaubigung oder Beurkundung selbst erfolgt durch eine unabhängige, hierzu befugte Notarin oder einen unabhängigen, hierzu befugten Notar.
Was bedeutet Beglaubigung?
Bei einer Beglaubigung bestätigt die zuständige Stelle einen bestimmten formalen Umstand. Dabei muss zunächst zwischen einer Unterschriftsbeglaubigung und einer beglaubigten Abschrift beziehungsweise Kopie unterschieden werden.
Bei einer notariellen Unterschriftsbeglaubigung geht es um die Unterschrift. § 40 BeurkG bestimmt, dass eine Unterschrift grundsätzlich nur beglaubigt werden soll, wenn sie in Gegenwart des Notars vollzogen oder anerkannt wird. Der Beglaubigungsvermerk bezeichnet außerdem die Person, welche die Unterschrift geleistet beziehungsweise anerkannt hat.
Das bedeutet beispielsweise: Eine Person bringt ein Dokument zum Notar und unterschreibt es dort oder bestätigt eine bereits vorhandene Unterschrift als ihre eigene. Der Notar bestätigt anschließend die entsprechende Unterschrift.
Wichtig ist aber, was daraus nicht folgt. § 40 Abs. 2 BeurkG bestimmt ausdrücklich, dass der Notar das Dokument bei einer reinen Unterschriftsbeglaubigung grundsätzlich nur darauf prüfen muss, ob Gründe bestehen, seine Amtstätigkeit zu versagen. Eine Unterschriftsbeglaubigung ist deshalb nicht automatisch eine umfassende rechtliche Prüfung sämtlicher Klauseln des Dokuments.
Notar.de fasst den Unterschied entsprechend zusammen: Bei der Unterschriftsbeglaubigung wird grundsätzlich die Identität der Person bestätigt, welche die Unterschrift leistet; bei einer Beurkundung findet dagegen eine umfassendere rechtliche Begleitung des Geschäfts statt.
Was ist eine beglaubigte Kopie?
Eine beglaubigte Kopie beziehungsweise Abschrift betrifft nicht die Unterschrift einer Person, sondern die Übereinstimmung eines Dokuments mit der vorgelegten Vorlage.
Notare können solche Abschriften beglaubigen. Das Beurkundungsgesetz führt die Beglaubigung von Abschriften, Ablichtungen und ähnlichen Dokumenten ausdrücklich als notarielle Tätigkeit auf.
Das ist beispielsweise relevant, wenn ein Originalzeugnis, eine Urkunde oder ein anderes Dokument nicht aus der Hand gegeben werden soll, der Empfänger aber keine einfache Fotokopie akzeptiert.
Eine beglaubigte Kopie bestätigt dabei nicht automatisch, dass sämtliche Aussagen des ursprünglichen Dokuments materiell richtig sind. Im Mittelpunkt steht die Übereinstimmung der Kopie mit dem vorgelegten Dokument.
Damit gibt es bereits innerhalb des Begriffs „Beglaubigung“ zwei unterschiedliche Vorgänge:
Welche Möglichkeiten es bei Zeugnissen, Urkunden und anderen Dokumenten gibt, erklären wir ausführlich in „Dokumente in Deutschland beglaubigen lassen: Wo, wie und was kostet es?“.
Was bedeutet notarielle Beurkundung?
Eine notarielle Beurkundung ist wesentlich mehr als die Bestätigung einer Unterschrift. Das Beurkundungsverfahren ist gesetzlich detailliert geregelt und soll insbesondere sicherstellen, dass die Beteiligten verstehen, welche rechtlichen Erklärungen sie abgeben und welche Konsequenzen daraus entstehen.
§ 17 BeurkG beschreibt die zentrale Aufgabe des Notars sehr deutlich: Der Notar soll den Willen der Beteiligten erforschen, den Sachverhalt klären, über die rechtliche Tragweite des Geschäfts belehren und die Erklärungen klar und unzweideutig in der Niederschrift wiedergeben. Bestehen Zweifel darüber, ob das Geschäft dem Gesetz oder dem tatsächlichen Willen der Beteiligten entspricht, sollen diese Bedenken mit den Beteiligten erörtert werden.
Notar.de beschreibt den Ablauf entsprechend: Die Urkunde wird vorbereitet und rechtlich geprüft, Gestaltungsmöglichkeiten werden berücksichtigt und im Beurkundungstermin wird der Text vorgelesen und erläutert. Die Beteiligten können Fragen stellen; anschließend unterschreiben die Beteiligten und der Notar die Urkunde.
Genau darin liegt der entscheidende Unterschied zur bloßen Unterschriftsbeglaubigung. Bei der Beurkundung steht das Rechtsgeschäft selbst im Mittelpunkt – nicht lediglich die Echtheit beziehungsweise Zuordnung einer Unterschrift.
Ein einfaches Beispiel: Vollmacht beglaubigen oder beurkunden?
An Vollmachten lässt sich der Unterschied besonders gut erklären.
Eine Person erstellt selbst eine Vollmacht und möchte lediglich nachweisen können, dass die darauf befindliche Unterschrift tatsächlich von ihr stammt. Dann kann – abhängig vom konkreten Verwendungszweck – eine Unterschriftsbeglaubigung relevant sein.
Bei einer umfassenden General- oder Vorsorgevollmacht kann dagegen ein anderes Bedürfnis bestehen. Hier geht es möglicherweise nicht nur um die Unterschrift, sondern um Fragen wie: Darf der Bevollmächtigte Immobilien verkaufen? Darf er Kredite aufnehmen? Gilt die Vollmacht über den Tod hinaus? Darf er mit sich selbst Rechtsgeschäfte abschließen? Soll er Gesundheitsentscheidungen treffen können?
In solchen Fällen kann eine notarielle Gestaltung beziehungsweise Beurkundung erheblichen zusätzlichen Wert haben, weil der Inhalt und die Tragweite der Vollmacht Teil des notariellen Verfahrens werden.
Gleichzeitig muss bei Vollmachten immer der spätere Einsatz berücksichtigt werden. Soll die Vertretungsmacht beispielsweise gegenüber dem Grundbuchamt nachgewiesen werden, verlangt § 29 GBO für die entsprechenden Nachweise grundsätzlich öffentliche oder öffentlich beglaubigte Urkunden. Eine einfache privat unterschriebene Vollmacht kann dann für den Grundbuchvollzug nicht in der erforderlichen Nachweisform vorliegen.
Welche Gestaltung bei weitreichenden Vollmachten sinnvoll sein kann, erklären wir ausführlich in „Generalvollmacht mit Notar: Kosten, Vorlagen & Muster“.
Beispiel Immobilienkauf: Hier reicht eine Beglaubigung nicht
Beim Immobilienkauf zeigt sich besonders deutlich, warum Beglaubigung und Beurkundung nicht verwechselt werden dürfen.
§ 311b Abs. 1 BGB bestimmt, dass ein Vertrag, durch den sich eine Partei verpflichtet, das Eigentum an einem Grundstück zu übertragen oder zu erwerben, notariell beurkundet werden muss. Käufer und Verkäufer können deshalb nicht einfach privat einen Grundstückskaufvertrag unterschreiben und anschließend nur ihre Unterschriften beglaubigen lassen.
Im Beurkundungsverfahren wird der Kaufvertrag vom Notar rechtlich begleitet. Die Bundesnotarkammer erläutert beispielsweise, dass der Kaufvertrag während der Beurkundung vorgelesen und erläutert wird und die Beteiligten Gelegenheit erhalten, Fragen zu stellen. Anschließend übernimmt das Notariat wesentliche Schritte des Vollzugs, etwa im Zusammenhang mit Grundbucheintragungen und der Fälligkeit des Kaufpreises.
Daneben gibt es im Immobilienbereich durchaus Erklärungen und Nachweise, für die eine öffentliche Beglaubigung relevant sein kann. § 29 GBO verlangt für Grundbucheintragungen grundsätzlich, dass bestimmte Erklärungen durch öffentliche oder öffentlich beglaubigte Urkunden nachgewiesen werden.
Das zeigt: Innerhalb desselben Immobilienvorgangs können Beurkundung und Beglaubigung nebeneinander vorkommen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.
Beispiel GmbH-Gründung: Gesellschaftsvertrag und Handelsregisteranmeldung
Auch bei einer GmbH-Gründung kommen unterschiedliche notarielle Formen zusammen.
Der Gesellschaftsvertrag einer GmbH bedarf nach § 2 GmbHG notarieller Form. Das gilt auch bei Verwendung des gesetzlichen Musterprotokolls. Das GmbHG erlaubt inzwischen unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch eine notarielle Beurkundung mittels Videokommunikation.
Die Anmeldung zum Handelsregister ist dagegen ein typischer Anwendungsfall einer notariell beglaubigten Unterschrift. Notar.de nennt Handelsregisteranmeldungen ausdrücklich als Beispiel für Vorgänge, bei denen eine Unterschriftsbeglaubigung gesetzlich vorgeschrieben ist. Bei Handelsregisteranmeldungen übernimmt der Notar darüber hinaus bestimmte gesetzliche Prüfungsaufgaben.
Vereinfacht lässt sich der Unterschied deshalb so merken:
Gerade bei Unternehmensgründungen ist deshalb die pauschale Aussage „Ich muss etwas beim Notar beglaubigen lassen“ häufig zu ungenau. Der Gründungsprozess kann mehrere notarielle Tätigkeiten mit unterschiedlichen Formanforderungen enthalten.
Wann reicht eine Unterschriftsbeglaubigung?
Eine Unterschriftsbeglaubigung reicht dann, wenn für den konkreten Vorgang genau diese Form gesetzlich vorgeschrieben oder vom Empfänger verlangt wird und keine notarielle Beurkundung erforderlich ist.
Typische Anwendungsbereiche können insbesondere Registeranmeldungen und bestimmte Grundbucherklärungen sein. Die Bundesnotarkammer nennt Handelsregisteranmeldungen und Grundbuchanträge als wichtige Beispiele für gesetzlich vorgeschriebene Unterschriftsbeglaubigungen.
Auch bei einer Vollmacht kann eine öffentliche Beglaubigung für bestimmte Verwendungszwecke ausreichend sein. Ob das tatsächlich der Fall ist, hängt allerdings davon ab, was der Bevollmächtigte später damit tun soll und welche Formvorschriften beziehungsweise Nachweisanforderungen für diesen Vorgang gelten.
Deshalb sollte nicht vom Dokumentnamen auf die Form geschlossen werden. Eine „Vollmacht“, „Erklärung“ oder „Zustimmung“ kann je nach Inhalt und Zweck völlig unterschiedlichen Anforderungen unterliegen.
Die entscheidende Frage lautet immer:
Welche Form verlangt das Gesetz oder die Stelle, gegenüber der das Dokument verwendet werden soll?
Wann braucht man eine notarielle Beurkundung?
Eine notarielle Beurkundung ist insbesondere erforderlich, wenn das Gesetz sie für das konkrete Rechtsgeschäft vorschreibt. Ein besonders bekanntes Beispiel ist der Grundstückskaufvertrag nach § 311b Abs. 1 BGB.
Auch der Gesellschaftsvertrag einer GmbH gehört zu den formbedürftigen Rechtsgeschäften. § 2 GmbHG schreibt hierfür notarielle Form vor.
Weitere typische notarielle Beurkundungsvorgänge betreffen beispielsweise bestimmte gesellschaftsrechtliche Geschäfte, Eheverträge, Erbverträge oder andere gesetzlich besonders formbedürftige Erklärungen. Notar.de nennt unter anderem Testament, Ehevertrag und Immobilienkauf als typische Beispiele notarieller Beurkundung.
Der Hintergrund ist nicht lediglich „mehr Bürokratie“. Bei besonders weitreichenden Rechtsgeschäften soll die notarielle Beurkundung mehrere Funktionen erfüllen: Beratung, Aufklärung, rechtssichere Gestaltung, Beweis und Schutz vor übereilten Entscheidungen.
Prüft der Notar bei einer Beglaubigung den Inhalt?
Bei einer reinen Unterschriftsbeglaubigung sollte man gerade nicht automatisch von einer vollständigen inhaltlichen Prüfung ausgehen.
§ 40 Abs. 2 BeurkG bestimmt, dass der Notar das Schriftstück grundsätzlich nur darauf prüfen muss, ob Gründe bestehen, seine Amtstätigkeit zu versagen. Das unterscheidet die Beglaubigung deutlich von der Beurkundung.
Allerdings gibt es wichtige praktische Besonderheiten. Notarinnen und Notare können auch damit beauftragt werden, ein Dokument zu entwerfen, dessen Unterschrift anschließend beglaubigt wird. Zudem bestehen bei bestimmten Registeranmeldungen zusätzliche gesetzliche Prüfungsaufgaben. Notar.de nennt hierfür insbesondere Handelsregisteranmeldungen.
Deshalb sind zwei Aussagen gleichermaßen falsch:
„Bei einer Beglaubigung prüft der Notar niemals den Inhalt.“
und
„Wenn meine Unterschrift notariell beglaubigt wurde, hat der Notar automatisch den gesamten Vertrag rechtlich geprüft.“
Entscheidend ist der konkrete notarielle Auftrag und das jeweilige Verfahren.
Was passiert, wenn ich nur beglaubigen lasse, obwohl Beurkundung vorgeschrieben ist?
Das kann erhebliche Folgen haben.
Schreibt das Gesetz für ein Rechtsgeschäft notarielle Beurkundung vor, wird diese Form nicht dadurch eingehalten, dass lediglich die Unterschriften notariell beglaubigt werden. Beim Grundstückskaufvertrag verlangt § 311b Abs. 1 BGB ausdrücklich die notarielle Beurkundung. Eine bloße Unterschriftsbeglaubigung ist deshalb nicht dieselbe Form.
Dasselbe Grundprinzip gilt bei anderen gesetzlich beurkundungspflichtigen Rechtsgeschäften: Die stärkere gesetzlich vorgeschriebene Form kann nicht durch die schwächere Form ersetzt werden.
Bei Grundstücksverträgen enthält § 311b BGB zwar eine besondere Heilungsregel für den Fall, dass Auflassung und Grundbucheintragung später erfolgen. Darauf sollte jedoch keinesfalls als reguläre Gestaltung vertraut werden.
Wer unsicher ist, sollte deshalb vor der Unterschrift klären, welche Form für den konkreten Vorgang vorgeschrieben ist.
Beglaubigung oder Beurkundung bei einer Generalvollmacht?
Gerade hier lautet die Antwort nicht pauschal „immer Beurkundung“ oder „Beglaubigung reicht immer“.
§ 167 Abs. 2 BGB enthält grundsätzlich den Grundsatz, dass sich die Vollmacht nicht automatisch nach der Form des Rechtsgeschäfts richtet, für das sie erteilt wird. In der Praxis können jedoch besondere Form- und Nachweisanforderungen entscheidend werden.
Soll die Generalvollmacht beispielsweise langfristig für Immobiliengeschäfte eingesetzt werden, spielt § 29 GBO eine zentrale Rolle. Die Vertretungsmacht muss gegenüber dem Grundbuchamt in der erforderlichen Form nachgewiesen werden können.
Darüber hinaus kann eine notarielle Beurkundung einer weitreichenden Generalvollmacht sinnvoll sein, weil nicht lediglich die Unterschrift bestätigt wird, sondern die Gestaltung und rechtliche Tragweite der Vollmacht Gegenstand des notariellen Verfahrens sein können.
Das ist gerade bei Klauseln relevant, die enorme wirtschaftliche Folgen haben können: Immobilienverkäufe, Kreditaufnahmen, Schenkungen, Untervollmachten, Befreiung von § 181 BGB oder eine Fortgeltung über den Tod hinaus.
Beglaubigung oder Beurkundung beim Schenkungsvertrag?
Auch hier kommt es darauf an, was verschenkt wird und wie die Schenkung ausgestaltet ist.
Bei einem bloßen Schenkungsversprechen gelten andere Formfragen als bei einer bereits vollzogenen Handschenkung. Noch deutlicher wird der Unterschied bei Immobilien: Soll ein Grundstück verschenkt und übertragen werden, greifen die besonderen Formvorschriften für Grundstücksgeschäfte. Ein Vertrag über die Verpflichtung zur Übertragung eines Grundstücks bedarf nach § 311b BGB der notariellen Beurkundung.
Eine bloße Beglaubigung der Unterschriften unter einem privat geschriebenen Grundstücksschenkungsvertrag ist deshalb nicht mit der erforderlichen Beurkundung gleichzusetzen.
Bei beweglichen Gegenständen wie Geld, einem Fahrzeug oder einem Pferd kann die Formfrage dagegen völlig anders aussehen. Genau deshalb sollte nicht nach dem Begriff „Schenkungsvertrag“ allein entschieden werden, sondern nach Schenkungsgegenstand, Vertragsgestaltung und gesetzlichen Formanforderungen.
Was kostet eine Beglaubigung?
Notarkosten sind in Deutschland gesetzlich geregelt. Die Gebühren werden nicht frei zwischen Notar und Mandant ausgehandelt, sondern richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG).
Für die Beglaubigung einer Unterschrift sieht Nr. 25100 des Kostenverzeichnisses zum GNotKG grundsätzlich eine 0,2-Gebühr vor. Die Gebühr beträgt dabei nach aktueller Gesetzeslage mindestens 20 Euro und höchstens 70 Euro. Der konkrete Geschäftswert bestimmt sich grundsätzlich nach den Vorschriften, die auch für die Beurkundung der betreffenden Erklärung gelten würden. Hinzukommen können je nach Vorgang weitere Kosten und Umsatzsteuer.
Bei der Beglaubigung von Dokumenten beziehungsweise Kopien gelten wiederum andere Gebührenregelungen. Auch deshalb ist „Was kostet eine Beglaubigung?“ ohne Angabe des konkreten Vorgangs nicht vollständig zu beantworten.
Was kostet eine notarielle Beurkundung?
Auch die Kosten einer Beurkundung richten sich nach dem GNotKG. Anders als bei einer einfachen Unterschriftsbeglaubigung lässt sich jedoch keine sinnvolle allgemeine Pauschale nennen.
Die Gebühren hängen insbesondere davon ab, welches Rechtsgeschäft beurkundet wird, welcher Geschäftswert maßgeblich ist und welche weiteren notariellen Tätigkeiten erforderlich werden. Das GNotKG enthält hierfür unterschiedliche Gebührentatbestände und Wertvorschriften.
Ein Immobilienkauf mit einem Kaufpreis von mehreren hunderttausend Euro hat deshalb eine andere Gebührenstruktur als eine Vorsorgevollmacht oder ein gesellschaftsrechtlicher Vorgang.
Wichtig ist aber: Die gesetzlichen Gebühren gelten für Notarinnen und Notare gleichermaßen. Die Auswahl des Notars sollte deshalb nicht wie bei einem gewöhnlichen Dienstleister allein über vermeintliche Rabattangebote erfolgen.
Wer eine Beglaubigung bequem digital abwickeln möchte, kann den Service von Beglaubigt.de nutzen. Eine digitale Beglaubigung kostet aktuell ab 149 € pro Dokument. Der Prozess kann online gestartet werden, sodass je nach Anwendungsfall kein klassischer Vor-Ort-Termin erforderlich ist.
Die Bearbeitung erfolgt in der Regel innerhalb von 48 Stunden. Wer es schneller benötigt, kann für 49,95 € Aufpreis den Express-Service mit einer Bearbeitung innerhalb von 24 Stunden wählen.
Ist eine Beurkundung immer „besser“ als eine Beglaubigung?
Nein. Es handelt sich nicht um zwei Qualitätsstufen, bei denen die Beurkundung automatisch die bessere Version wäre.
Wenn das Gesetz oder der konkrete Vorgang lediglich eine öffentliche Beglaubigung verlangt, kann genau diese Form richtig und ausreichend sein. Eine Beurkundung wäre dann möglicherweise unnötig. Umgekehrt reicht eine Beglaubigung nicht aus, wenn das Gesetz eine Beurkundung vorschreibt.
Die richtige Frage lautet deshalb nicht:
„Was ist sicherer – Beglaubigung oder Beurkundung?“
sondern:
„Welche notarielle Form benötigt mein konkreter Vorgang?“
Diese Unterscheidung spart nicht nur Kosten und Aufwand. Sie verhindert vor allem, dass ein Dokument in einer Form erstellt wird, die für den geplanten Zweck überhaupt nicht ausreicht.
Beglaubigung oder Beurkundung beim Grundbuch
Das Grundbuchrecht sorgt besonders häufig für Verwirrung, weil dort beide Begriffe relevant werden können.
§ 29 GBO bestimmt grundsätzlich, dass eine Eintragung nur vorgenommen werden soll, wenn die Eintragungsbewilligung oder andere für die Eintragung erforderliche Erklärungen durch öffentliche oder öffentlich beglaubigte Urkunden nachgewiesen werden.
Daraus darf aber nicht geschlossen werden, dass beispielsweise ein Grundstückskaufvertrag nur beglaubigt werden müsste. Der zugrunde liegende Kaufvertrag selbst unterliegt § 311b BGB und muss grundsätzlich notariell beurkundet werden.
Beglaubigung oder Beurkundung bei der Unternehmensgründung
Auch Gründer begegnen beiden Formen regelmäßig.
Bei der GmbH-Gründung muss der Gesellschaftsvertrag notariell beurkundet werden. § 2 GmbHG schreibt die notarielle Form ausdrücklich vor. Das gilt sowohl für eine individuell gestaltete Satzung als auch für die Gründung im vereinfachten Verfahren mit Musterprotokoll.
Bei Registeranmeldungen geht es dagegen typischerweise um die notarielle Beglaubigung der Unterschrift und die elektronische Einreichung über den Notar. Die Bundesnotarkammer nennt Handelsregisteranmeldungen ausdrücklich als typischen Anwendungsfall einer gesetzlich vorgeschriebenen Unterschriftsbeglaubigung.
Für Gründer bedeutet das: Der Notartermin besteht nicht einfach aus einem einzigen Vorgang namens „Beglaubigung“. Je nach Gründungsschritt können Beurkundung, Beglaubigung, Prüfung und Registervollzug unterschiedliche Funktionen haben.
Wer eine GmbH strukturiert vorbereiten möchte, sollte deshalb schon vor dem Notartermin wissen, welche Daten und Dokumente benötigt werden. Über beglaubigt.de können Gründungsdaten strukturiert erfasst, Dokumente vorbereitet und der notarielle Prozess koordiniert werden.
Checkliste: Brauche ich eine Beglaubigung oder Beurkundung?
Bevor du einen notariellen Vorgang vorbereitest, solltest du folgende Fragen beantworten:
- Soll lediglich bestätigt werden, wer ein Dokument unterschrieben hat?
- Soll eine Kopie mit einem vorgelegten Dokument abgeglichen und beglaubigt werden?
- Soll ein Vertrag oder eine rechtlich bedeutsame Erklärung selbst notariell gestaltet und dokumentiert werden?
- Schreibt das Gesetz für das Rechtsgeschäft notarielle Beurkundung vor?
- Geht es um ein Grundstück oder eine Immobilie?
- Geht es um eine GmbH-Gründung oder Gesellschaftsanteile?
- Soll eine Vollmacht später gegenüber dem Grundbuchamt verwendet werden?
- Wird eine Erklärung für Handelsregister oder Grundbuch benötigt?
- Verlangt der Empfänger ausdrücklich „öffentlich beglaubigt“ oder „notariell beurkundet“?
- Wird das Dokument im Ausland verwendet und sind zusätzliche Echtheitsnachweise erforderlich?
Wenn du nur weißt, dass ein Dokument „zum Notar muss“, aber nicht welche Form erforderlich ist, sollte genau diese Frage vor der Unterschrift geklärt werden.
Beglaubigung oder Beurkundung mit beglaubigt.de vorbereiten
Du weißt, dass dein Vorgang notarielle Mitwirkung benötigt, bist aber unsicher, ob eine Beglaubigung oder Beurkundung erforderlich ist? beglaubigt.de unterstützt bei der organisatorischen Vorbereitung unterschiedlicher notarieller Vorgänge. Dazu gehören die strukturierte Datenerfassung, Dokumentenvorbereitung und Koordination des passenden notariellen Prozesses.
FAQ: Beglaubigung oder Beurkundung
Was ist der wichtigste Unterschied zwischen Beglaubigung und Beurkundung?
Bei einer Unterschriftsbeglaubigung wird grundsätzlich die Identität der unterschreibenden Person beziehungsweise deren Unterschrift bestätigt. Bei einer Beurkundung wird das Rechtsgeschäft selbst in einem gesetzlich geregelten notariellen Verfahren begleitet, geprüft und dokumentiert.
Prüft der Notar bei einer Beglaubigung den Inhalt?
Bei einer reinen Unterschriftsbeglaubigung findet grundsätzlich keine mit einer Beurkundung vergleichbare vollständige Inhaltsprüfung statt. § 40 Abs. 2 BeurkG beschränkt die gesetzliche Prüfung grundsätzlich auf mögliche Gründe zur Versagung der Amtstätigkeit. Für bestimmte Vorgänge bestehen jedoch zusätzliche Prüfungsaufgaben.
Ist eine beglaubigte Kopie dasselbe wie eine Unterschriftsbeglaubigung?
Nein. Bei einer beglaubigten Kopie wird die Übereinstimmung einer Abschrift beziehungsweise Kopie mit dem vorgelegten Dokument bestätigt. Bei der Unterschriftsbeglaubigung geht es um die Unterschrift einer bestimmten Person.
Muss ein Immobilienkauf beglaubigt oder beurkundet werden?
Ein Vertrag, durch den sich eine Partei verpflichtet, das Eigentum an einem Grundstück zu übertragen oder zu erwerben, muss grundsätzlich notariell beurkundet werden. Eine bloße Unterschriftsbeglaubigung reicht hierfür nicht.
Wird eine GmbH-Gründung beglaubigt oder beurkundet?
Der Gesellschaftsvertrag der GmbH bedarf notarieller Form beziehungsweise Beurkundung. Bei der Handelsregisteranmeldung spielt dagegen die notarielle Beglaubigung der Unterschrift eine zentrale Rolle.
Muss eine Generalvollmacht beglaubigt oder beurkundet werden?
Das hängt von Inhalt und Verwendungszweck ab. Nicht jede Vollmacht muss generell beurkundet werden. Soll sie jedoch beispielsweise für Immobilien- und Grundbuchangelegenheiten verwendet werden, müssen die besonderen Form- und Nachweisanforderungen berücksichtigt werden.
Ist eine notarielle Beurkundung rechtssicherer als eine Beglaubigung?
Die beiden Verfahren erfüllen unterschiedliche Zwecke. Eine Beurkundung ist nicht einfach die „bessere Beglaubigung“. Entscheidend ist, welche Form für den konkreten Vorgang erforderlich oder sinnvoll ist.
Kann eine Beglaubigung eine Beurkundung ersetzen?
Nicht, wenn das Gesetz ausdrücklich notarielle Beurkundung verlangt. Bei einem Grundstückskaufvertrag beispielsweise reicht eine bloße Beglaubigung der Unterschriften nicht aus.
Was kostet eine Unterschriftsbeglaubigung beim Notar?
Nach Nr. 25100 des Kostenverzeichnisses zum GNotKG fällt grundsätzlich eine 0,2-Gebühr an, mindestens 20 Euro und höchstens 70 Euro. Je nach Vorgang können weitere Kosten und Umsatzsteuer hinzukommen.
Was kostet eine Beurkundung?
Die Kosten richten sich nach dem GNotKG und hängen insbesondere vom Rechtsgeschäft und dem maßgeblichen Geschäftswert ab. Deshalb gibt es keinen einheitlichen Pauschalpreis für jede Beurkundung.
Muss ich beim Notar persönlich unterschreiben?
Bei einer klassischen Unterschriftsbeglaubigung soll die Unterschrift grundsätzlich in Gegenwart des Notars geleistet oder eine bereits vorhandene Unterschrift als eigene anerkannt werden. Das Beurkundungsgesetz kennt daneben inzwischen auch bestimmte elektronische notarielle Verfahren.
Ob Beglaubigung oder Beurkundung: Entscheidend ist, dass von Anfang an der richtige notarielle Vorgang vorbereitet wird. Über beglaubigt.de können die benötigten Angaben und Dokumente strukturiert erfasst und die nächsten Schritte koordiniert werden.
Quellenverzeichnis
Bundesnotarkammer / Notar.de – Beurkundung oder Beglaubigung?
https://www.notar.de/aktuelles/details/beurkundung-oder-beglaubigung
§ 17 BeurkG – Grundsatz bei der Beurkundung von Willenserklärungen
https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/__17.html
§ 40 BeurkG – Beglaubigung einer Unterschrift
https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/__40.html
Beurkundungsgesetz (BeurkG)
https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/
§ 29 GBO – Öffentliche und öffentlich beglaubigte Urkunden im Grundbuchverfahren
https://www.gesetze-im-internet.de/gbo/__29.html
§ 311b BGB – Notarielle Beurkundung bei Grundstücksverträgen
https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__311b.html
§ 2 GmbHG – Form des GmbH-Gesellschaftsvertrags
https://www.gesetze-im-internet.de/gmbhg/__2.html
Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG)
https://www.gesetze-im-internet.de/gnotkg/
Bundesnotarkammer / Notar.de – Notarielle Urkunden
https://www.notar.de/der-notar/notarielle-urkunden
