Wer eine beglaubigte Kopie eines Zeugnisses benötigt, eine Unterschrift für einen rechtlichen Vorgang bestätigen lassen muss oder deutsche Dokumente im Ausland verwenden möchte, stößt schnell auf Begriffe wie Beglaubigung, amtliche Beglaubigung, notarielle Beglaubigung, Beurkundung und Apostille. Diese Begriffe werden im Alltag häufig vermischt, rechtlich handelt es sich jedoch um unterschiedliche Verfahren.
Besonders wichtig ist deshalb zunächst die Frage: Was genau soll bestätigt werden?
Bei einer beglaubigten Kopie wird bestätigt, dass die Kopie mit dem vorgelegten Dokument übereinstimmt. Bei einer Unterschriftsbeglaubigung geht es dagegen um die Echtheit beziehungsweise Zuordnung einer Unterschrift. Eine notarielle Beurkundung geht wesentlich weiter: Hier begleitet der Notar die Erklärung beziehungsweise das Rechtsgeschäft in einem gesetzlich geregelten Beurkundungsverfahren. Soll eine deutsche öffentliche Urkunde im Ausland verwendet werden, kann wiederum eine Apostille oder Legalisation erforderlich sein.
Dieser Ratgeber erklärt, wo du Dokumente in Deutschland beglaubigen lassen kannst, wann Bürgeramt oder Behörde ausreichen, wann du einen Notar brauchst, welche Unterlagen du mitbringen solltest und was bei Dokumenten für das Ausland zusätzlich zu beachten ist.
Das Wichtigste in 30 Sekunden
- Nicht jede Beglaubigung ist dasselbe. Bei einer beglaubigten Kopie wird die Übereinstimmung mit dem vorgelegten Dokument bestätigt; bei einer Unterschriftsbeglaubigung geht es um die Unterschrift.
- Behörden dürfen nicht beliebige Dokumente für jeden Zweck beglaubigen. § 33 VwVfG erlaubt Behörden insbesondere die Beglaubigung eigener Urkunden sowie unter bestimmten Voraussetzungen von Abschriften behördlicher Dokumente oder Dokumenten zur Vorlage bei Behörden. Landesrechtliche Zuständigkeiten sind zusätzlich zu beachten.
- Notare können Unterschriften öffentlich beglaubigen und beglaubigte Kopien erstellen. Bei der Unterschriftsbeglaubigung wird grundsätzlich nicht automatisch der gesamte Inhalt des Dokuments rechtlich geprüft.
- Beglaubigung und Beurkundung sind nicht dasselbe. Bei der Beurkundung berät der Notar zu einem Rechtsgeschäft und dokumentiert die Erklärungen in einem förmlichen Verfahren; bei einer Beglaubigung ist der Prüfungsumfang wesentlich enger.
- Für das Ausland kann eine normale Beglaubigung nicht genügen. Abhängig von Staat, Dokument und Verwendungszweck können Apostille, Legalisation, Vorbeglaubigung oder weitere Schritte erforderlich sein.
- Beglaubigung vorbereiten: Über beglaubigt.de kannst du passende notarielle Vorgänge strukturiert vorbereiten und die nächsten Schritte koordinieren. Eine notarielle Beglaubigung oder Beurkundung erfolgt durch eine unabhängige, hierzu befugte Notar:in.
Was bedeutet es, ein Dokument beglaubigen zu lassen?
Der Begriff „Beglaubigung“ wird für unterschiedliche Vorgänge verwendet. Deshalb sollte zuerst geklärt werden, was durch die Beglaubigung bestätigt werden soll.
Bei einer beglaubigten Abschrift oder Kopie wird bestätigt, dass die angefertigte Kopie mit dem vorgelegten Dokument übereinstimmt. § 33 VwVfG beschreibt für amtliche Beglaubigungen unter anderem, welche Angaben der Beglaubigungsvermerk enthalten muss. Dazu gehören die Bezeichnung des Schriftstücks, die Feststellung der Übereinstimmung, Ort und Datum sowie Unterschrift und Dienstsiegel.
Bei einer Unterschriftsbeglaubigung steht dagegen die Person hinter der Unterschrift im Mittelpunkt. § 34 VwVfG sieht für amtliche Unterschriftsbeglaubigungen grundsätzlich vor, dass die Unterschrift in Gegenwart des zuständigen Bediensteten geleistet oder als eigene anerkannt wird. Auch Notare können Unterschriften öffentlich beglaubigen.
Das ist praktisch ein erheblicher Unterschied. Wenn eine Universität eine beglaubigte Kopie deines Abschlusszeugnisses verlangt, geht es nicht darum, deine Unterschrift zu bestätigen. Soll dagegen eine Erklärung mit beglaubigter Unterschrift eingereicht werden, hilft eine bloße beglaubigte Kopie des Dokuments nicht weiter.
Vor jedem Termin sollte deshalb die erste Frage lauten:
Brauche ich eine beglaubigte Kopie, eine beglaubigte Unterschrift oder eine notarielle Beurkundung?
Was ist eine beglaubigte Kopie?
Eine beglaubigte Kopie – rechtlich häufig als beglaubigte Abschrift bezeichnet – bestätigt, dass die Kopie mit dem Dokument übereinstimmt, das der beglaubigenden Stelle vorgelegt wurde.
Das ist beispielsweise relevant, wenn das Original nicht aus der Hand gegeben werden soll. Eine Universität, Behörde oder andere Stelle kann dann statt des Originals eine entsprechend beglaubigte Kopie verlangen.
Nach § 33 VwVfG sind Behörden zunächst befugt, Abschriften von Urkunden zu beglaubigen, die sie selbst ausgestellt haben. Darüber hinaus können die gesetzlich bestimmten beziehungsweise nach Landesrecht zuständigen Behörden unter den dort genannten Voraussetzungen weitere Abschriften beglaubigen, insbesondere wenn die Urschrift von einer Behörde ausgestellt wurde oder die Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird.
Die Beglaubigung bestätigt dabei nicht automatisch die inhaltliche Wahrheit sämtlicher Aussagen im Dokument. Im Mittelpunkt steht die Übereinstimmung der Abschrift mit dem vorgelegten Schriftstück.
Was ist eine Unterschriftsbeglaubigung?
Bei einer Unterschriftsbeglaubigung wird nicht die Übereinstimmung einer Kopie mit einem Original bestätigt. Es geht vielmehr darum, die Unterschrift einer bestimmten Person zuzuordnen.
Bei einer amtlichen Beglaubigung nach § 34 VwVfG soll die Unterschrift grundsätzlich in Gegenwart des zuständigen Bediensteten geleistet oder eine vorhandene Unterschrift als eigene anerkannt werden. Der Beglaubigungsvermerk bestätigt anschließend die Echtheit der Unterschrift und enthält weitere gesetzlich vorgeschriebene Angaben.
Auch Notarinnen und Notare führen Unterschriftsbeglaubigungen durch. Notar.de erläutert, dass der Notar bei der Unterschriftsbeglaubigung grundsätzlich die Identität der Person bestätigt, die die Unterschrift leistet. Die Unterschriftsbeglaubigung ist beispielsweise bei bestimmten Handelsregister- und Grundbuchvorgängen gesetzlich vorgesehen.
Wichtig ist deshalb: Eine beglaubigte Unterschrift bedeutet nicht automatisch, dass der Notar den gesamten Inhalt des unterschriebenen Dokuments geprüft oder rechtlich gebilligt hat.
Soll gerade der Inhalt eines Rechtsgeschäfts Gegenstand eines notariellen Verfahrens sein, kann stattdessen eine Beurkundung erforderlich sein.
Beglaubigung oder Beurkundung: Was ist der Unterschied?
Dieser Unterschied gehört zu den häufigsten Missverständnissen.
Bei einer Beglaubigung bestätigt die zuständige Stelle einen begrenzten Umstand – beispielsweise die Übereinstimmung einer Kopie oder die Zuordnung einer Unterschrift.
Bei einer notariellen Beurkundung ist der Vorgang wesentlich umfangreicher. Notar.de beschreibt die Beurkundung als Verfahren, bei dem der Notar die Beteiligten neutral berät, rechtliche Hinweise erteilt, die Erklärungen dokumentiert und die Urkunde anschließend von den Beteiligten und dem Notar unterschrieben wird. Für bestimmte besonders bedeutsame Rechtsgeschäfte schreibt das Gesetz diese Form zwingend vor.
Ein klassisches Beispiel ist ein Immobilienkauf. Hier reicht es nicht, einen privaten Kaufvertrag zu unterschreiben und anschließend lediglich die Unterschriften beglaubigen zu lassen. Das Gesetz verlangt für den Grundstückskaufvertrag grundsätzlich eine notarielle Beurkundung.
Dasselbe Prinzip ist für viele andere Dokumente wichtig: Wenn das Gesetz eine Beurkundung verlangt, kann eine bloße Beglaubigung diese Form nicht ersetzen.
Den Unterschied erklären wir ausführlich in „Beglaubigung oder Beurkundung: Was ist der Unterschied?“.
Wo kann man Dokumente in Deutschland beglaubigen lassen?
Welche Stelle zuständig ist, hängt vom Dokument, Zweck und der verlangten Art der Beglaubigung ab. Eine allgemeine Aussage wie „Jedes Bürgeramt kann jedes Dokument beglaubigen“ wäre deshalb falsch.
Für amtliche Beglaubigungen sind insbesondere die Regelungen des Verwaltungsverfahrensrechts und des jeweiligen Landesrechts relevant. § 33 VwVfG erlaubt Behörden unter den dort beschriebenen Voraussetzungen die Beglaubigung von Abschriften. Das Bundesportal weist ebenfalls darauf hin, dass konkrete Leistungen und Zuständigkeiten regional unterschiedlich ausgestaltet sein können.
Je nach Dokument kommen beispielsweise infrage:
- die Behörde, die das Dokument ursprünglich ausgestellt hat,
- eine nach Landesrecht zuständige Behörde beziehungsweise kommunale Stelle,
- die Schule oder Hochschule in bestimmten Konstellationen,
- eine Notarin oder ein Notar,
- bei speziellen Urkunden die hierfür besonders zuständige Stelle.
- Beglaubigt.de: Wer Dokumente für bestimmte Anwendungsfälle digital vorbereiten und den Beglaubigungsprozess online anstoßen möchte, kann hierfür auch spezialisierte Anbieter wie Beglaubigt.de nutzen. Dort finden sich weitere Informationen zum Ablauf, zu den unterstützten Dokumenten sowie zu den jeweiligen Anforderungen.
Gerade deshalb sollte nicht zuerst gefragt werden „Wo ist die nächste Beglaubigungsstelle?“, sondern:
„Welche Beglaubigung verlangt die Stelle, bei der ich das Dokument einreichen möchte?“
Wenn beispielsweise ausdrücklich eine notariell beglaubigte Kopie verlangt wird, hilft eine andere Form der amtlichen Beglaubigung möglicherweise nicht weiter.
Welche Dokumente kann ein Bürgeramt beglaubigen?
Bürgerämter beziehungsweise kommunale Behörden können Beglaubigungen nur innerhalb ihrer jeweiligen gesetzlichen Zuständigkeit vornehmen. Bundesrechtlich bildet § 33 VwVfG einen wichtigen Ausgangspunkt: Behörden können eigene Urkunden beglaubigen und unter bestimmten Voraussetzungen Abschriften weiterer Dokumente, insbesondere behördlicher Urkunden beziehungsweise Dokumente zur Vorlage bei Behörden. Die konkrete Zuständigkeit richtet sich zusätzlich nach dem jeweiligen Landesrecht.
Deshalb unterscheiden sich die angebotenen Leistungen zwischen Städten und Bundesländern. Eine kommunale Stelle kann beispielsweise beglaubigte Kopien bestimmter Zeugnisse oder amtlicher Dokumente erstellen, muss aber nicht automatisch jede private Vertragsurkunde für jeden beliebigen Verwendungszweck beglaubigen.
Vor dem Termin solltest du deshalb auf der Website deiner Stadt oder Gemeinde prüfen:
Welche Dokumente werden beglaubigt? Für welchen Verwendungszweck? Muss das Original vorgelegt werden? Wird ein Termin benötigt? Wie hoch ist die lokale Gebühr?
Gerade beim letzten Punkt sind pauschale bundesweite Preisangaben für Bürgerämter wenig hilfreich, weil Gebühren landes- und kommunalrechtlich unterschiedlich geregelt sein können.
Welche Dokumente kann ein Notar beglaubigen?
Notarinnen und Notare können insbesondere Unterschriften öffentlich beglaubigen und beglaubigte Abschriften beziehungsweise Kopien erstellen. Das ist vor allem bei rechtlich bedeutsamen Dokumenten relevant oder wenn der Empfänger ausdrücklich eine notarielle Beglaubigung verlangt.
Typische Fälle können beispielsweise Vollmachten, Erklärungen gegenüber Registern, gesellschaftsrechtliche Dokumente oder beglaubigte Kopien von Urkunden sein. Bei Handelsregisteranmeldungen und bestimmten Grundbuchvorgängen sieht das Gesetz ausdrücklich notarielle Mitwirkung beziehungsweise öffentliche Beglaubigung vor.
Dabei sollte wiederum nicht angenommen werden, dass jede notarielle Beglaubigung automatisch eine umfassende rechtliche Prüfung des Dokuments enthält. Bei einer Unterschriftsbeglaubigung liegt der Schwerpunkt grundsätzlich auf der Identität und der Unterschrift. Wer dagegen einen Vertrag rechtlich gestalten und beurkunden lassen muss, benötigt ein anderes notarielles Verfahren.
Welche Dokumente werden häufig beglaubigt?
Beglaubigte Kopien und Unterschriften kommen in sehr unterschiedlichen Lebenssituationen vor. Besonders häufig geht es um Ausbildungs- und Hochschuldokumente, Personenstandsurkunden, Vollmachten, Registerangelegenheiten oder Dokumente für die Verwendung im Ausland.
Typische Beispiele sind:
- Schul- und Abschlusszeugnisse,
- Hochschulurkunden und Diplome,
- Geburts- und Heiratsurkunden,
- Ausweisdokumente, soweit eine entsprechende Kopie zulässigerweise beglaubigt werden kann,
- Vollmachten,
- Erklärungen für Handels- oder Vereinsregister,
- Dokumente im Zusammenhang mit Grundbuchverfahren,
- ausländische beziehungsweise für das Ausland bestimmte Unterlagen.
Die richtige Beglaubigungsart ergibt sich allerdings nicht allein aus dem Dokumenttyp. Dasselbe Dokument kann für unterschiedliche Empfänger unterschiedliche Anforderungen erfüllen müssen.
Ein Abschlusszeugnis für eine deutsche Hochschule kann beispielsweise eine andere Beglaubigung benötigen als dasselbe Zeugnis für eine ausländische Behörde.
Was muss ich zum Beglaubigen mitbringen?
Bei einer beglaubigten Kopie ist grundsätzlich das Dokument erforderlich, dessen Übereinstimmung bestätigt werden soll. Eine bereits selbst angefertigte Kopie kann je nach Stelle ebenfalls mitgebracht werden; die beglaubigende Stelle muss jedoch nachvollziehen können, mit welchem Dokument sie verglichen wird.
Bei einer Unterschriftsbeglaubigung ist regelmäßig ein gültiger Identitätsnachweis besonders wichtig. Außerdem sollte das zu unterschreibende Dokument mitgebracht werden. Da die Unterschrift grundsätzlich vor der zuständigen Person geleistet oder als eigene anerkannt werden muss, sollte nicht ohne vorherige Prüfung bereits zu Hause unterschrieben werden. Für amtliche Unterschriftsbeglaubigungen beschreibt § 34 Abs. 2 VwVfG genau diesen Grundsatz.
Praktisch solltest du vor einem Termin deshalb prüfen:
Originaldokument vorhanden? Identitätsnachweis vorhanden? Muss persönlich unterschrieben werden? Gibt es mehrere Seiten? Benötige ich mehrere beglaubigte Exemplare? Wird die Beglaubigung für Deutschland oder das Ausland benötigt?
Gerade der letzte Punkt kann den gesamten Ablauf verändern.
Können Zeugnisse beglaubigt werden?
Ja. Beglaubigte Kopien von Schul-, Ausbildungs- und Hochschulzeugnissen werden beispielsweise bei Bewerbungen, Hochschulzulassungen und Anerkennungsverfahren verwendet.
Entscheidend ist aber, welche Form die empfangende Stelle verlangt. Eine Hochschule kann beispielsweise selbst festlegen, welche Stellen sie als geeignete Beglaubigungsstellen akzeptiert. Deshalb sollte vor der Beglaubigung in den Bewerbungs- beziehungsweise Zulassungsinformationen nachgesehen werden.
Das spart insbesondere bei internationalen Bewerbungen unnötige Schritte. Es wäre ärgerlich, mehrere beglaubigte Kopien anzufertigen und anschließend festzustellen, dass die ausländische Universität zusätzlich eine Apostille oder eine bestimmte Übersetzung verlangt.
Kann man eine Geburtsurkunde beglaubigen lassen?
Auch bei Personenstandsurkunden sollte zunächst geklärt werden, was der Empfänger tatsächlich verlangt. In manchen Verfahren wird keine beglaubigte Fotokopie einer vorhandenen Geburtsurkunde benötigt, sondern eine neue Urkunde beziehungsweise ein beglaubigter Registerausdruck vom zuständigen Standesamt.
§ 33 Abs. 1 VwVfG berücksichtigt ausdrücklich, dass Rechtsvorschriften die Erteilung beglaubigter Abschriften aus amtlichen Registern und Archiven bestimmten Behörden exklusiv zuweisen können. Eine allgemeine Kopiebeglaubigung ersetzt deshalb nicht automatisch eine neu ausgestellte Personenstandsurkunde.
Wer eine Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunde benötigt, sollte deshalb zuerst beim Empfänger klären, ob Originalurkunde, neue Ausfertigung, beglaubigte Abschrift oder lediglich eine beglaubigte Kopie verlangt wird.
Kann man eine Vollmacht beglaubigen lassen?
Ja, allerdings muss auch hier zwischen Unterschriftsbeglaubigung und inhaltlicher Gestaltung der Vollmacht unterschieden werden.
Bei einer Unterschriftsbeglaubigung wird grundsätzlich bestätigt, dass die Unterschrift der identifizierten Person zuzuordnen ist. Das bedeutet nicht automatisch, dass jede Klausel der Vollmacht rechtlich geprüft oder dass die Vollmacht für jeden vorgesehenen Zweck geeignet ist.
Das wird besonders bei Immobilien wichtig. Eine Vollmacht kann zivilrechtlich grundsätzlich wirksam erteilt worden sein, aber für den späteren Nachweis gegenüber dem Grundbuchamt nicht in der erforderlichen Form vorliegen.
Wer eine General- oder Vorsorgevollmacht langfristig für Banken, Immobilien und größere Vermögensangelegenheiten einsetzen möchte, sollte deshalb nicht allein fragen, ob die Unterschrift beglaubigt werden kann. Entscheidend ist, welche Form für den konkreten späteren Einsatz benötigt wird.
Mehr dazu erklären wir in „Generalvollmacht mit Notar: Kosten, Vorlagen & Muster“.
Kann ich eine Kopie meines Personalausweises beglaubigen lassen?
Bei Ausweisdokumenten gelten zusätzliche Besonderheiten. Nicht jede Stelle fertigt oder beglaubigt ohne Weiteres Ausweiskopien, und die Zulässigkeit beziehungsweise Notwendigkeit hängt stark vom konkreten Verwendungszweck ab.
Wenn eine Bank, ausländische Behörde, Universität oder ein anderer Empfänger ausdrücklich eine beglaubigte Kopie eines Ausweisdokuments verlangt, sollte deshalb zunächst geklärt werden, welche Stelle die Beglaubigung vornehmen soll und welche Angaben sichtbar sein müssen.
Das gilt insbesondere bei internationalen Verfahren. Eine in Deutschland erstellte beglaubigte Kopie ist nicht automatisch in jedem anderen Staat ohne weitere Nachweise verwendbar.
Was kostet es, Dokumente beglaubigen zu lassen?
Die Kosten hängen davon ab, wer die Beglaubigung vornimmt und welche Art von Beglaubigung benötigt wird.
Bei Behörden und Bürgerämtern richten sich Gebühren nach den jeweils anwendbaren landes- beziehungsweise kommunalrechtlichen Vorschriften. Deshalb gibt es keinen einzigen bundesweit gültigen Bürgeramtspreis für jede Kopiebeglaubigung. Das Bundesportal weist entsprechend darauf hin, dass die Informationen zu Beglaubigungsleistungen regional abhängig sind.
Bei Notarinnen und Notaren sind Gebühren dagegen gesetzlich geregelt. Sie richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) und sind nicht frei zwischen Notar und Kunde verhandelbar. Die konkrete Gebühr hängt unter anderem davon ab, welche notarielle Tätigkeit durchgeführt wird.
Zusätzliche Kosten können entstehen, wenn mehrere Exemplare benötigt werden, Dokumente für das Ausland weiterbearbeitet werden müssen oder Übersetzungen, Apostillen, Vorbeglaubigungen beziehungsweise Legalisationen hinzukommen.
Wer eine Beglaubigung bequem digital abwickeln möchte, kann den Service von Beglaubigt.de nutzen. Eine digitale Beglaubigung kostet aktuell ab 149 € pro Dokument. Der Prozess kann online gestartet werden, sodass je nach Anwendungsfall kein klassischer Vor-Ort-Termin erforderlich ist.
Wie lange dauert eine Beglaubigung?
Eine einfache Kopie- oder Unterschriftsbeglaubigung kann häufig unmittelbar im Termin vorgenommen werden, wenn alle erforderlichen Unterlagen vorliegen. Die tatsächliche Terminverfügbarkeit hängt allerdings von Behörde beziehungsweise Notariat ab.
Deutlich länger kann ein Verfahren dauern, wenn die Beglaubigung nur der erste Schritt einer internationalen Urkundenkette ist. Muss anschließend beispielsweise eine Apostille eingeholt oder eine Legalisation durchgeführt werden, kommen weitere zuständige Stellen hinzu.
Über Beglaubigt.de kann die Beglaubigung digital beauftragt werden. Die Bearbeitung erfolgt in der Regel innerhalb von 48 Stunden. Wer es schneller benötigt, kann für 49,95 € Aufpreis den Express-Service mit einer Bearbeitung innerhalb von 24 Stunden wählen.
Checkliste: Vor der Beglaubigung prüfen
Bevor du einen Termin vereinbarst, solltest du folgende Punkte klären:
- Welches konkrete Dokument wird verlangt?
- Wird das Original oder eine beglaubigte Kopie benötigt?
- Muss eine Unterschrift beglaubigt werden?
- Ist möglicherweise sogar eine notarielle Beurkundung erforderlich?
- Welche Stelle akzeptiert der Empfänger als Beglaubigungsstelle?
- Wird das Dokument in Deutschland oder im Ausland verwendet?
- Ist eine Apostille erforderlich?
- Ist eine Legalisation erforderlich?
- Wird eine Übersetzung verlangt?
- Muss die Übersetzung ebenfalls in einer bestimmten Form vorliegen?
- Habe ich das Originaldokument und einen gültigen Identitätsnachweis?
- Wie viele beglaubigte Exemplare benötige ich?
Wer diese Fragen vorher beantwortet, vermeidet in der Regel mehr Aufwand als durch die Suche nach der vermeintlich schnellsten Beglaubigungsstelle.
Fazit: Erst klären, welche Beglaubigung gebraucht wird – dann die richtige Stelle wählen
Dokumente lassen sich in Deutschland auf unterschiedliche Weise beglaubigen. Welche Stelle zuständig ist, hängt aber davon ab, was bestätigt werden soll und wofür das Dokument benötigt wird. Bei einer beglaubigten Kopie wird die Übereinstimmung mit dem vorgelegten Dokument bestätigt. Bei einer Unterschriftsbeglaubigung geht es um die Zuordnung der Unterschrift. Eine notarielle Beurkundung ist dagegen ein umfassenderes Verfahren und für bestimmte Rechtsgeschäfte gesetzlich vorgeschrieben.
Bürgerämter und andere Behörden besitzen keine unbegrenzte Beglaubigungszuständigkeit. Ob eine amtliche Beglaubigung möglich ist, richtet sich nach dem jeweiligen Dokument, Zweck und den gesetzlichen Zuständigkeitsregeln. Notarinnen und Notare können dagegen insbesondere öffentliche Unterschriftsbeglaubigungen und beglaubigte Abschriften vornehmen.
Besonders sorgfältig sollte bei internationalen Dokumenten vorgegangen werden. Eine deutsche Beglaubigung reicht nicht automatisch für die Verwendung im Ausland. Je nach Zielland können Apostille, Legalisation, Vorbeglaubigung oder weitere Nachweise erforderlich sein. Das Auswärtige Amt empfiehlt deshalb, die konkreten Anforderungen anhand des Ziellandes und der Stelle zu prüfen, bei der die Urkunde vorgelegt werden soll.
Dokumente mit beglaubigt.de vorbereiten
beglaubigt.de unterstützt bei der organisatorischen Vorbereitung notarieller Vorgänge rund um Beglaubigungen, Vollmachten, Unternehmensgründungen und weitere rechtliche Dokumente. Dabei kann zunächst geklärt werden, welcher notarielle Vorgang für den konkreten Verwendungszweck vorbereitet werden soll und welche Angaben beziehungsweise Dokumente dafür benötigt werden.
Gerade bei Beglaubigungen ist diese Unterscheidung wichtig: Eine beglaubigte Kopie, Unterschriftsbeglaubigung und notarielle Beurkundung sind unterschiedliche Leistungen. Wird das Dokument im Ausland verwendet, können außerdem Apostille, Legalisation oder weitere Nachweise erforderlich sein, die vom Zielland und der empfangenden Stelle abhängen.
Eine notarielle Beglaubigung oder Beurkundung wird nicht durch beglaubigt.de selbst vorgenommen, sondern durch eine unabhängige, hierzu befugte Notarin oder einen unabhängigen, hierzu befugten Notar. beglaubigt.de organisiert die Datenerfassung, Dokumentenvorbereitung und Koordination des passenden Vorgangs.
FAQ: Dokumente in Deutschland beglaubigen lassen
Wo kann ich Dokumente beglaubigen lassen?
Je nach Dokument und Verwendungszweck kommen insbesondere die ausstellende Behörde, eine nach Landesrecht zuständige kommunale Stelle oder ein Notar infrage. Welche Stelle geeignet ist, sollte anhand der Anforderungen des Empfängers geprüft werden.
Kann ich Dokumente beim Bürgeramt beglaubigen lassen?
Das kann möglich sein. Bürgerämter dürfen allerdings nicht automatisch jedes Dokument für jeden Zweck beglaubigen. Die konkrete Zuständigkeit richtet sich insbesondere nach den gesetzlichen Regelungen und dem jeweiligen Landesrecht.
Was ist der Unterschied zwischen amtlicher und notarieller Beglaubigung?
Eine amtliche Beglaubigung wird von einer dazu befugten Behörde innerhalb ihrer gesetzlichen Zuständigkeit vorgenommen. Eine notarielle beziehungsweise öffentliche Beglaubigung erfolgt durch eine Notarin oder einen Notar. Welche Form benötigt wird, richtet sich nach dem konkreten Vorgang.
Was ist der Unterschied zwischen beglaubigter Kopie und beglaubigter Unterschrift?
Bei einer beglaubigten Kopie wird bestätigt, dass die Abschrift mit dem vorgelegten Dokument übereinstimmt. Bei einer Unterschriftsbeglaubigung wird die Echtheit beziehungsweise Zuordnung einer Unterschrift bestätigt.
Ist eine notarielle Beglaubigung dasselbe wie eine Beurkundung?
Nein. Eine Beurkundung ist ein wesentlich umfassenderes notarielles Verfahren. Der Notar berät dabei neutral, dokumentiert die Erklärungen und stellt die gesetzlich erforderliche Urkunde her. Bei einer Beglaubigung ist der Prüfungsumfang enger.
Was muss ich zum Beglaubigen mitbringen?
Bei Kopiebeglaubigungen insbesondere das zugrunde liegende Dokument; bei Unterschriftsbeglaubigungen regelmäßig zusätzlich einen gültigen Identitätsnachweis und das zu unterschreibende Schriftstück. Die konkreten Anforderungen sollten vorher bei der Beglaubigungsstelle geprüft werden.
Kann ich ein Zeugnis beglaubigen lassen?
Ja. Beglaubigte Zeugnisse werden beispielsweise bei Bewerbungen und Hochschulverfahren verwendet. Welche Beglaubigungsstellen akzeptiert werden, bestimmt jedoch die jeweilige empfangende Stelle.
Kann ich eine Geburtsurkunde beglaubigen lassen?
Je nach Verwendungszweck kann eine beglaubigte Kopie möglich sein. In manchen Verfahren wird jedoch eine neu ausgestellte Personenstandsurkunde beziehungsweise ein beglaubigter Registerausdruck vom Standesamt benötigt. Eine einfache Kopiebeglaubigung ersetzt diese Dokumente nicht automatisch.
Wie viel kostet eine Beglaubigung?
Bei Behörden hängen die Gebühren von den jeweils geltenden regionalen Vorschriften ab. Notargebühren richten sich nach dem GNotKG. Deshalb sollte zunächst geklärt werden, welche konkrete Beglaubigungsleistung benötigt wird.
Brauche ich für das Ausland eine Apostille?
Das hängt vom Zielland, Dokument und Verwendungszweck ab. Für viele öffentliche Urkunden kann eine Apostille nach dem Haager Übereinkommen relevant sein; in anderen Fällen kommt eine Legalisation oder eine andere Regelung zur Anwendung.
Ist eine Apostille eine Beglaubigung?
Eine Apostille ist ein besonderer Echtheitsnachweis für den internationalen Urkundenverkehr. Sie bestätigt insbesondere die Echtheit der Unterschrift und die Befugnis des Ausstellers einer öffentlichen Urkunde. Sie ist deshalb von einer normalen Kopiebeglaubigung zu unterscheiden.
Können ausländische Dokumente in Deutschland beglaubigt werden?
Eine Kopie kann je nach Zuständigkeit beglaubigt werden. Für die Frage, ob eine ausländische öffentliche Urkunde in Deutschland als echt anerkannt wird, können jedoch Apostille, Legalisation oder ein Urkundenüberprüfungsverfahren erforderlich sein.
Du weißt bereits, dass für deinen Vorgang eine notarielle Beglaubigung oder ein anderer notarieller Schritt benötigt wird? Dann starte jetzt deine Beglaubigung über beglaubigt.de
Quellenverzeichnis
§ 33 VwVfG – Beglaubigung von Dokumenten
https://www.gesetze-im-internet.de/vwvfg/__33.html
§ 34 VwVfG – Beglaubigung von Unterschriften
https://www.gesetze-im-internet.de/vwvfg/__34.html
Notar.de – Beurkundung oder Beglaubigung?
https://www.notar.de/aktuelles/details/beurkundung-oder-beglaubigung
Bundesportal – Beglaubigungen von Kopien behördlicher Dokumente
https://verwaltung.bund.de/leistungsverzeichnis/de/leistung/99014004000000
Auswärtiges Amt – Internationaler Urkundenverkehr
https://www.auswaertiges-amt.de/de/service/konsularinfo/internationaler-urkundenverkehr
Auswärtiges Amt – Beglaubigung, Legalisation und Apostille
https://www.auswaertiges-amt.de/de/service/fragenkatalog-node/606802-606802
Auswärtiges Amt – Deutsche Urkunden zur Verwendung im Ausland
https://www.auswaertiges-amt.de/de/service/fragenkatalog-node/01-beglaubigung-606168
Auswärtiges Amt – Ausländische Urkunden zur Verwendung in Deutschland
https://www.auswaertiges-amt.de/de/service/fragenkatalog-node/08-beglaubigung-ausl-606188
Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG)
https://www.gesetze-im-internet.de/gnotkg/
