Unterschrift beglaubigen: Alle Wichtigen Fakten im Überblick

Sie möchten eine Unterschrift beglaubigen lassen, wissen jedoch nicht, wie sie das am Besten machen, was man alles beachten muss und welche Kosten damit verbunden sind? Wir beantworten die wichtigsten Fragen für Sie in diesem Artikel und geben einen Ausblick, wie beglaubigt.de den Prozess vereinfachen kann.

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Also, wie Unterschrift beglaubigen lassen? Amtliche Beglaubigungen können von jeder Behörde vor Ort durchgeführt werden, die ein Dienstsiegel führen (z.B. ein Bürgeramt). Öffentliche Beglaubigungen, z.B. für einen Hauskauf oder eine Firmengründung, dürfen ausschließlich von Notaren durchgeführt werden. Mit der neuen Notariatsordnung (§69b) wird nun sogar der Weg frei für eine online Beglaubigung von zu Hause aus - ein Durchbruch für den Notariatsakt.

In den kommenden Absätzen gehen wir genauer auf die Fragen ein, was eine Unterschriftsbeglaubigung überhaupt ist, wer eine Beglaubigung durchführen darf und noch vieles mehr. Am Ende haben wir für Sie dann noch einen Geheimtipp, den Sie nicht verpassen sollten!

Für eine detaillierte Übersicht, wo Sie Ihre Unterschrift beglaubigen lassen können, empfehlen wir unseren Beitrag: Wo kann ich meine Unterschrift beglaubigen lassen?.

Was ist eine Unterschriftsbeglaubigung?

Fangen wir zunächst mit den Basics an: Eine Unterschriftsbeglaubigung ist ein amtlicher Vorgang, bei dem ein Notar oder eine andere berechtigte Person oder Behörde bestätigt, dass eine Unterschrift auf einem Dokument von der Person geleistet wurde, die sie zu leisten vorgibt.

Die Beglaubigung bescheinigt somit die Echtheit der Unterschrift, nicht jedoch die inhaltliche Richtigkeit oder Rechtmäßigkeit des unterzeichneten Dokuments.

Funktion und Zweck einer Unterschriftsbeglaubigung:

Die Hauptfunktion der Unterschriftsbeglaubigung besteht darin, die Identität des Unterzeichners zu bestätigen und zu dokumentieren.

Sie dient dazu, Betrug und Fälschungen bei wichtigen Dokumenten zu verhindern. Die Beglaubigung ist oftmals für rechtliche Transaktionen notwendig, bei denen es wichtig ist, die Authentizität der unterzeichnenden Partei zu gewährleisten. Dies kann bei Verträgen, Grundstücksübertragungen, gesellschaftsrechtlichen Vorgängen und bei manchen behördlichen Anträgen der Fall sein.

Rechtliche Grundlagen:

In Deutschland regelt das Beurkundungsgesetz (BeurkG) die Ausstellung von Beglaubigungen. Insbesondere die §§ 39 und 40 BeurkG gehen auf Unterschriftsbeglaubigungen ein:

• § 39 BeurkG spricht davon, dass die Unterschrift, die beglaubigt werden soll, in Gegenwart des Notars vollzogen oder anerkannt werden muss. Das bedeutet, dass der Unterzeichner entweder direkt beim Notar unterschreibt oder eine bereits geleistete Unterschrift als seine eigene anerkennt.
• § 40 BeurkG befasst sich mit dem Inhalt der Beglaubigung. Es wird festgelegt, dass in der Beglaubigung die Unterschrift, das Beglaubigungszeichen, die Unterschrift des Notars und der Ort sowie das Datum der Beglaubigung aufgeführt werden müssen.

Ablauf einer Unterschriftsbeglaubigung:

1. Vorlage des Dokuments: Die Person, deren Unterschrift beglaubigt werden soll, muss das entsprechende Dokumentbeim Notar oder der zuständigen Behörde vorlegen.
2. Identitätsprüfung: Der Notar überprüft die Identität des Unterzeichners durch ein gültiges Ausweisdokument.
3. Unterschriftsleistung oder -anerkennung: Der Unterzeichner setzt seine Unterschrift in Gegenwart des Notars oder bestätigt eine bereits geleistete Unterschrift.
4. Beglaubigungsvermerk: Der Notar fügt einen Beglaubigungsvermerk hinzu, der alle relevanten Informationen enthält und versieht das Dokument mit seinem Siegel.
5. Aushändigung des beglaubigten Dokuments: Nach der Beglaubigung wird das Dokument dem Unterzeichner ausgehändigt.

Beispiel einer Situation, in der eine Unterschriftsbeglaubigung notwendig ist:

Angenommen, Sie möchten eine Vollmacht erteilen, damit eine andere Person in Ihrem Namen ein Grundstück verkaufen kann. Die Vollmacht muss notariell beglaubigt werden, um sicherzustellen, dass Ihre Unterschrift echt ist und Sie tatsächlich die Absicht haben, diese Befugnisse zu erteilen.

Hierbei prüft der Notar Ihre Identität und beglaubigt Ihre Unterschrift auf der Vollmacht.

Wichtige Punkte zur Unterschriftsbeglaubigung:

Zusammenfassend ist die Unterschriftsbeglaubigung ein formeller Akt, der in vielen rechtlichen Angelegenheiten unerlässlich ist, um die Authentizität einer Unterschrift sicherzustellen und somit das Vertrauen in die Rechtsgeschäfte zu stärken.

Für die internationale Anerkennung beglaubigter Dokumente ist häufig eine Apostille oder Legalisation erforderlich. Wie Sie Ihre Dokumente korrekt für das Ausland beglaubigen lassen, lesen Sie ausführlich in unserem Beitrag: Beglaubigung von Dokumenten für das Ausland (2024)

Wer darf Dokumente und Unterschriften beglaubigen?

Zunächst ist es wichtig, die Unterschriftsbeglaubigung von der Beurkundung zu unterscheiden:

• Unterschriftsbeglaubigung: Hier wird lediglich bestätigt, dass die vorgelegte Unterschrift tatsächlich von der betreffenden Person stammt. (siehe: Unterschriftsbeglaubigung, Notar Unterschrift beglaubigen)
• Beurkundung: Bei dieser Form wird das gesamte Schriftstück, einschließlich Inhalt und Unterschrift, beurkundet und damit seine Echtheit und Richtigkeit bestätigt.

Grundsätzlich können Behörden Dokumente beglaubigen, die sie selbst ausgestellt haben. Dies nennt man amtliche Beglaubigung. Es gibt jedoch verschiedene Personen und Stellen, die zur Beglaubigung berechtigt sind, nämlich sogenannte Urkundspersonen. Hierzu zählen:

1. Amtspersonen, die das Dokument selbst ausgestellt haben oder bei denen das Dokument offiziell hinterlegt ist.
2. Notare, die sowohl Unterschriften beglaubigen als auch Urkunden beurkunden können.
3. Verwaltungen der Universitäten, insbesondere wenn es um Zeugnisse oder andere akademische Dokumente geht.
4. Spezialisierte Urkundspersonen, wie z.B. Urkundspersonen des Jugendamtes (nach § 59 SGB VIII).
5. Gemeindesekretäre sowie von Bürgermeistern beauftragte Beamte oder Angestellte.
6. Gemeindebüros von staatlich anerkannten Kirchen, die bestimmte kirchliche Dokumente beglaubigen können.

Es ist immer ratsam, sich im Voraus bei der jeweiligen Institution oder Person zu erkundigen, ob eine Beglaubigung in dem konkreten Fall möglich ist, da es je nach Dokument und Zweck unterschiedliche Anforderungen und Zuständigkeiten geben kann.

Welche Dokumente kann man beglaubigen?

In Deutschland müssen verschiedene Dokumente unterschriftsbeglaubigt werden, insbesondere wenn sie bei Behörden oder für rechtliche Vorgänge vorgelegt werden sollen. Die Unterschriftsbeglaubigung bescheinigt, dass die Unterschrift auf dem Dokument tatsächlich von der Person stammt, die sie geleistet hat, und nicht gefälscht ist. Hier ist eine Liste von Dokumentenarten, für die eine Unterschriftsbeglaubigung erforderlich sein kann:

1. Grundstückskaufverträge - Notwendig vor der notariellen Beurkundung.
2. Erbbaurechtsverträge - Für die Eintragung ins Grundbuch.
3. Anträge auf Eintragung in das Handelsregister - Zum Beispiel bei Gründung einer GmbH oder Änderung von Gesellschaftsverträgen.
4. Vollmachten - Insbesondere Generalvollmachten, Vorsorgevollmachten und Bankvollmachten, wenn diese bei Banken oder anderen Institutionen verwendet werden sollen.

Hersteller, die in der EU tätig sind, müssen umfangreiche Recyclingpflichten erfüllen. Erfahren Sie wie digitale Vollmachten helfen können, EPR-Pflichten effizient zu erfüllen, um gesetzliche Anforderungen rechtssicher zu delegieren.

1. Testamente - Für ein eigenhändiges Testament ist keine Beglaubigung erforderlich, für ein öffentliches Testament ist jedoch die Beurkundung durch einen Notar erforderlich.
2. Anträge auf Erteilung einer Betreuungsverfügung - Zur Vorlage beim Betreuungsgericht.
3. Verschiedene Anträge bei Behörden - Z.B. Bauanträge, Anträge auf Erteilung einer Erlaubnis oder Genehmigung, wenn diese explizit eine unterschriftsbeglaubigte Form verlangen.
4. Erklärungen gegenüber der Grundbuchämtern - Wie Auflassungserklärungen.
5. Bestimmte Erklärungen im Vereinsregister - Wie Unterschriften von Vorstandsmitgliedern bei Neugründungen oder Änderungen.
6. Gesellschaftsverträge von juristischen Personen - Wenn diese zur Eintragung in das Handelsregister eingereicht werden.
7. Anmeldung zum Vereinsregister - Unterschriften der Gründungsmitglieder müssen beglaubigt werden.
8. Einwilligungserklärungen - Zum Beispiel die Einwilligung der Eltern bei der Beantragung eines Kinderreisepasses.
9. Geschäftsführervertrag
10. Darlehensvertrag
11. Zeugnisse - Für internationale Anerkennung und für Universitäten. Für detaillierte Informationen über beglaubigte Übersetzungen bei internationalen Bewerbungen und deren rechtliche Anforderungen lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden.

Beim Immobilienkauf im Ausland ist oft eine beglaubigte Übersetzung der Vollmacht erforderlich, um die Rechtsgültigkeit sicherzustellen. Mehr dazu und wie beglaubigt.de Sie dabei unterstützt, erfahren Sie in unserem Beitrag: Immobilienkauf im Ausland: Beglaubigte Übersetzung der Vollmacht als Muss.

Ablauf einer amtlichen regulären Beglaubigung einer Unterschrift

Wenn ein Bürger eine amtlich beglaubigte Kopie eines Dokuments vorlegen muss, etwa bei einer öffentlichen Verwaltung oder einem Anbieter von öffentlichen Diensten, so sind die folgenden Schritte zu beachten:

1. Vorlage des Originals: Der Bürger muss mit dem Originaldokument zu einer zuständigen Behörde gehen.
2. Prüfung und Entgegennahme: Ein öffentlich Bediensteter, der dazu ermächtigt ist, prüft das Original und nimmt es entgegen.
3. Beglaubigungsvermerk: Gemäß § 33 Abs. 3 VwVfG setzt der Bedienstete einen Beglaubigungsvermerk unter die Abschrift des Dokuments. (Für spezifische Inhalte kann man auch den genannten Gesetzestext konsultieren).
4. Handhabung mehrseitiger Dokumente: Bei mehrseitigen Dokumenten muss nicht jede Seite einzeln mit einem Beglaubigungsvermerk versehen werden. Es ist ausreichend, wenn nur eine Seite den Vermerk und die Unterschrift des Bediensteten trägt. Jedoch müssen in solchen Fällen alle Blätter des Dokuments fächerartig übereinandergelegt und miteinander verbunden werden. Anschließend wird das Dienstsiegel so angebracht, dass ein Teil des Abdrucks auf jeder Seite sichtbar ist. Dies gewährleistet, dass keine weiteren Blätter hinzugefügt oder entfernt werden können, ohne das Siegel zu beschädigen.

Durch diesen Prozess wird die Echtheit der Kopie im Vergleich zum vorgelegten Original sichergestellt. Es ist empfehlenswert, sich im Vorfeld bei der zuständigen Behörde zu informieren, ob zusätzliche Anforderungen oder Besonderheiten für den Beglaubigungsprozess gelten.

Rechtsgrundlagen der Unterschriftsbeglaubigung

• § 34 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG) (Beglaubigung von Unterschriften) (Link)
• § 129 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) (Öffentliche Beglaubigung) (Link)
• § 40 Beurkundungsgesetz (BeurkG) (Beglaubigung einer Unterschrift) (Link)
• Gesetz über Kosten der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notare (Gerichts- und Notarkostengesetz) (Link)

Wie funktioniert eine Unterschriftsbeglaubigung?

Damit eine Unterschrift als beglaubigt gilt, muss die Unterschrift vor einem Notar/einer Notarin oder dem zuständigen Konsularbeamten geleistet werden, oder eine Unterschriftsbeglaubigung direkt bei uns angefragt werden kann. Erst dann kann der Notar/die Notarin bzw. der Konsularbeamte die Echtheit der Unterschrift bestätigen.

Es geht somit nicht um die Gültigkeit der Unterschrift, sondern darum, dass die genannte Person auch wirklich die Person ist, die das Dokument dann unterschreibt. Dies kann nur in Anwesenheit eines Notars/einer Notarin oder einem Konsularbeamten durchgeführt werden. Doch kann nur der Notar beglaubigen? Mehr Informationen finden Sie im nächsten Absatz!

Kann die Post Unterschriften beglaubigen?

Bei der Deutschen Post können Sie Ausweisdokumente beglaubigen lassen, jedoch keine Unterschriften für Verträge oder Unternehmensgründungen. Das bedeutet: Wenn Sie beispielsweise ein neues Konto bei einer Online-Bank eröffnen möchten, kann die Post Ihre Ausweiskopie beglaubigen, nicht aber Ihre Unterschrift auf den Vertragsdokumenten.

Der Ablauf bei der Postfiliale sieht typischerweise so aus:

1. Sie bringen alle zu beglaubigenden Dokumente sowie Ihren gültigen Ausweis mit zur Postfiliale.
2. Ein geschulter Mitarbeiter fertigt Kopien Ihrer Dokumente und Ihres Ausweises an und überprüft die Echtheit Ihres Ausweises.
3. Anschließend wird die Beglaubigung der Ausweiskopie vorgenommen, nicht jedoch die Unterschrift auf den Vertragsunterlagen.
4. Die beglaubigten Unterlagen werden in einem Kuvert an das jeweilige Unternehmen oder die Institution weitergeleitet, zum Beispiel an die Online-Bank, bei der Sie eine Kreditkarte beantragen.

Wichtig: Für die Beglaubigung von Unterschriften sind ausschließlich Notare, bestimmte Behörden oder Konsularbeamte zuständig. Die Post bietet diesen Service nicht an. Für viele rechtliche Vorgänge, insbesondere bei Verträgen und Unternehmensgründungen, ist eine amtliche Unterschriftsbeglaubigung durch einen Notar oder eine autorisierte Stelle gesetzlich vorgeschrieben.

Was kostet eine beglaubigte Unterschrift beim Notar im Jahr 2025?

Die Gebühren für eine Unterschriftsbeglaubigung richten sich in Deutschland nach dem bundeseinheitlichen Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Dabei hängt die Höhe der Kosten maßgeblich vom Geschäftswert des zugrundeliegenden Rechtsgeschäfts ab – also dem Wert, auf den sich die beglaubigte Unterschrift bezieht.

Für einfache Unterschriftsbeglaubigungen ohne konkreten Geschäftswert wird üblicherweise ein Mindestgeschäftswert von 500 Euro angesetzt. Daraus ergibt sich eine Mindestgebühr von 20 Euro zuzüglich der gesetzlich vorgeschriebenen Mehrwertsteuer. Die Gebühren können bis zu 70 Euro betragen, abhängig vom tatsächlichen Geschäftswert und der Komplexität des Vorgangs.

Zusätzlich zu den Notargebühren können weitere Kosten für Auslagen wie Kopien, Porto und Versand anfallen, die die Gesamtkosten häufig auf etwa 35 bis 40 Euro erhöhen.

Wichtig: Die Notarkosten sind bundesweit gesetzlich festgelegt und dürfen nicht individuell verhandelt werden. Dies garantiert Transparenz und Rechtssicherheit für alle Beteiligten.

Lesen sie hier mehr dazu: Notar Unterschrift beglaubigen Kosten

Beispiel für die Kosten einer beglaubigten Unterschrift:

Geschäftswert: 500 Euro

• Notargebühr für die Beglaubigung: Nach dem Kostenverzeichnis (KV) des GNotKG fällt für die Beglaubigung einer Unterschrift ohne Beurkundung eines Vertrags eine 1/10 Gebühr an. Angenommen, die 1/10 Gebühr beträgt 20 Euro.
• Auslagen und Umsatzsteuer: Zusätzlich zu dieser Gebühr kommen Auslagen, wie zum Beispiel für Porto oder Kopien, und die gesetzliche Mehrwertsteuer hinzu. Die Auslagen können pauschal etwa 10 bis 20 Euro betragen, und die Mehrwertsteuer beträgt 19% auf die Summe von Gebühren und Auslagen.

Berechnung:

• Notargebühr: 20 Euro
• Auslagen (angenommen): 10 Euro
• Zwischensumme: 30 Euro
• Mehrwertsteuer (19% von 30 Euro): 5,70 Euro
• Gesamtkosten: 35,70 Euro

Es ist zu beachten, dass die tatsächlichen Kosten variieren können und es immer ratsam ist, dies vorab beim gewählten Notar anzufragen. Manche Notare bieten auch einen Kostenvoranschlag an, so dass Sie die genauen Kosten vor der Beauftragung kennen.

Bei der Inanspruchnahme einer Unterschriftsbeglaubigung können Wartezeiten und bürokratische Hürden ein Hindernis darstellen. Hier schafft der Online-Service beglaubigt.de Abhilfe, indem er den Prozess der Terminfindung für eine Beglaubigung vereinfacht und beschleunigt.

Schnelle und effiziente Terminvermittlung:

beglaubigt.de verfügt über ein Netzwerk von Notaren, die bereit sind, kurzfristig Beglaubigungen vorzunehmen. Durch den Online-Service können Nutzer schnell einen Notartermin erhalten, ohne sich durch die üblichen langwierigen Wartezeiten kämpfen zu müssen. So funktioniert es:

1. Anfrage: Kunden stellen über die Plattform von beglaubigt.de eine Anfrage für eine Unterschriftsbeglaubigung ein. Moderne Online-Services wie beglaubigt.de ermöglichen es, die Unterschriftsbeglaubigung bequem von zu Hause aus zu beantragen und oft innerhalb von 24 Stunden einen Termin zu erhalten. Dies spart nicht nur Zeit, sondern vermeidet auch die üblichen Wartezeiten bei Ämtern und Notaren
2. Datenprüfung: Die eingegebenen Daten und Anforderungen werden schnell überprüft, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen für den Notartermin vorliegen.
3. Terminvermittlung: beglaubigt.de findet durch sein Netzwerk einen Notar, der zeitnahe Termine anbieten kann. Kunden erhalten somit die Möglichkeit, ihren Beglaubigungswunsch effizient und ohne lange Wartezeiten zu erfüllen.
4. Vorbereitung: Der Service stellt sicher, dass alle erforderlichen Dokumente für die Beglaubigung vorbereitet sind, um einen reibungslosen Ablauf beim Notartermin zu gewährleisten.

Begleitung durch den gesamten Prozess:

Nicht nur bei der Terminfindung unterstützt beglaubigt.de, sondern auch durch den gesamten Beglaubigungsprozess:

• Beratung: Kunden können von einer fachkundigen Beratung profitieren, die ihnen hilft, alle nötigen Unterlagen korrekt zusammenzustellen und vorzubereiten.
• Transparente Kosten: beglaubigt.de bietet eine transparente Kostenübersicht, sodass Kunden nicht von versteckten Gebühren überrascht werden.
• Nachbereitung: Nach dem Notartermin sorgt beglaubigt.de dafür, dass die beglaubigten Dokumente den Kunden schnell und sicher erreichen.

Tipp: Die moderne Art der Unterschriftsbeglaubigung bei beglaubigt.de

In der heutigen Zeit, in der Digitalisierung und Online-Services in so vielen Lebensbereichen eine wichtige Rolle spielen, bleibt auch der Bereich der Notariatsdienste nicht unberührt. Der traditionelle Weg, eine Unterschrift bei einem Notar beglaubigen zu lassen, kann oftmals zeitintensiv, kostspielig und umständlich sein.

Dabei fallen nicht nur die direkten Kosten für den Notar an, sondern auch zusätzliche Ausgaben wie Fahrtkosten oder sogar Verdienstausfälle, wenn man sich für den Gang zum Notar freinehmen muss. In manchen Fällen können sich diese Kosten rasch auf mehrere 100€ summieren.

Doch es gibt eine moderne und effiziente Alternative: beglaubigt.de. Hier haben wir erkannt, dass das traditionelle Verfahren der Beglaubigung in der heutigen digitalen Welt überholt ist. Wir bieten daher eine innovative und gesetzeskonforme Online-Lösung für die Unterschriftsbeglaubigung an.

Die Vorteile von beglaubigt.de:

1. Bequemlichkeit: Von zu Hause aus oder von jedem Ort mit Internetzugang können Sie den Vorgang einfach und bequem in nur drei Schritten abschließen.
2. Kosteneffizienz: Im Vergleich zum herkömmlichen Weg können Sie bis zu 100€ sparen. Keine versteckten Kosten, keine Fahrtkosten und kein Verdienstausfall.
3. Zeitsparend: Keine Wartezeiten oder Termine. Sie können Ihre Unterschrift zu jeder Tages- und Nachtzeit beglaubigen lassen.
4. Sicherheit: beglaubigt.de verwendet fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien, um sicherzustellen, dass Ihre Daten geschützt und vertraulich behandelt werden.
5. Gesetzeskonformität: Trotz der digitalen Abwicklung garantieren wir, dass unsere Beglaubigungsprozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

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