Unterschrift beglaubigen: Alle Wichtigen Fakten im Überblick

Das Wichtigste in 30 Sekunden

• Was wird beglaubigt? Bei einer Unterschriftsbeglaubigung bestätigt der Notar, dass eine bestimmte Person die Unterschrift vor ihm geleistet oder eine bereits vorhandene Unterschrift als eigene anerkannt hat. Die inhaltliche Richtigkeit des Dokuments wird dadurch grundsätzlich nicht bestätigt.
• Wo kann man eine Unterschrift beglaubigen lassen? Für eine öffentliche Beglaubigung nach § 129 BGB ist grundsätzlich eine notarielle Beglaubigung erforderlich. Daneben können Behörden in bestimmten Fällen amtliche Beglaubigungen vornehmen. Welche Stelle zuständig ist, hängt deshalb vom Dokument und seinem Verwendungszweck ab.
• Was brauchst du? In der Regel benötigst du das betreffende Dokument und einen gültigen Identitätsnachweis. Eine bereits vorhandene Unterschrift kann beim Notar grundsätzlich auch als eigene anerkannt werden; sie muss also nicht in jedem Fall erst vor Ort neu geleistet werden.
• Was kostet eine notarielle Unterschriftsbeglaubigung? Nach KV Nr. 25100 GNotKG fällt eine 0,2-Gebühr an. Sie beträgt mindestens 20 Euro und höchstens 70 Euro, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer und gegebenenfalls weiterer Auslagen.
• Online-Beglaubigung: Notarielle Online-Verfahren sind nur in den gesetzlich zugelassenen Fällen möglich. Eine beliebige Unterschrift kann daher nicht automatisch vollständig per Video beglaubigt werden.
• Unterschriftsbeglaubigung starten: Wenn bereits feststeht, dass du eine notarielle Beglaubigung benötigst, kannst du deine Unterschriftsbeglaubigung mit beglaubigt.de online starten und die erforderlichen Angaben und Dokumente digital übermitteln.

Wann braucht man eine Unterschriftsbeglaubigung?

Eine Unterschriftsbeglaubigung wird immer dann relevant, wenn gegenüber einem Register, einer Behörde, einem Gericht oder einem anderen Empfänger zuverlässig nachgewiesen werden muss, von wem eine Unterschrift stammt. Dabei bestätigt die Beglaubigung grundsätzlich nicht den gesamten Inhalt des unterschriebenen Dokuments, sondern die Zuordnung der Unterschrift zur betreffenden Person.

Ob dafür ein Notar erforderlich ist oder eine amtliche Beglaubigung durch eine Behörde genügt, hängt vom jeweiligen Verwendungszweck ab. Auch die Kosten unterscheiden sich danach, welche Form der Beglaubigung benötigt wird und welches Rechtsgeschäft der Erklärung zugrunde liegt.

In diesem Artikel erfährst du, wie eine Unterschriftsbeglaubigung abläuft, welche Stelle dafür zuständig ist, welche Dokumente und Nachweise du benötigst und mit welchen Kosten beim Notar zu rechnen ist. Eine ausführliche Übersicht über mögliche Anlaufstellen findest du außerdem im Beitrag „Wo kann ich meine Unterschrift beglaubigen lassen?“.

Wo kann man eine Unterschrift beglaubigen lassen?

Also, wie Unterschrift beglaubigen lassen? Amtliche Beglaubigungen können von jeder Behörde vor Ort durchgeführt werden, die ein Dienstsiegel führen (z.B. ein Bürgeramt). Öffentliche Beglaubigungen, z.B. für einen Hauskauf oder eine Firmengründung, dürfen ausschließlich von Notaren durchgeführt werden. Mit der neuen Notariatsordnung (§69b) wird nun sogar der Weg frei für eine online Beglaubigung von zu Hause aus - ein Durchbruch für den Notariatsakt.

In den kommenden Absätzen gehen wir genauer auf die Fragen ein, was eine Unterschriftsbeglaubigung überhaupt ist, wer eine Beglaubigung durchführen darf und noch vieles mehr. Am Ende haben wir für Sie dann noch einen Geheimtipp, den Sie nicht verpassen sollten!

Für eine detaillierte Übersicht, wo Sie Ihre Unterschrift beglaubigen lassen können, empfehlen wir unseren Beitrag: Wo kann ich meine Unterschrift beglaubigen lassen?.

Was ist eine Unterschriftsbeglaubigung?

Fangen wir zunächst mit den Basics an: Eine Unterschriftsbeglaubigung ist ein amtlicher Vorgang, bei dem ein Notar oder eine andere berechtigte Person oder Behörde bestätigt, dass eine Unterschrift auf einem Dokument von der Person geleistet wurde, die sie zu leisten vorgibt.

Die Beglaubigung bescheinigt somit die Echtheit der Unterschrift, nicht jedoch die inhaltliche Richtigkeit oder Rechtmäßigkeit des unterzeichneten Dokuments.

Funktion und Zweck einer Unterschriftsbeglaubigung:

Die Hauptfunktion der Unterschriftsbeglaubigung besteht darin, die Identität des Unterzeichners zu bestätigen und zu dokumentieren.

Sie dient dazu, Betrug und Fälschungen bei wichtigen Dokumenten zu verhindern. Die Beglaubigung ist oftmals für rechtliche Transaktionen notwendig, bei denen es wichtig ist, die Authentizität der unterzeichnenden Partei zu gewährleisten. Dies kann bei Verträgen, Grundstücksübertragungen, gesellschaftsrechtlichen Vorgängen und bei manchen behördlichen Anträgen der Fall sein.

Rechtliche Grundlagen:

In Deutschland regelt das Beurkundungsgesetz (BeurkG) die Ausstellung von Beglaubigungen. Insbesondere die §§ 39 und 40 BeurkG gehen auf Unterschriftsbeglaubigungen ein:

• § 39 BeurkG spricht davon, dass die Unterschrift, die beglaubigt werden soll, in Gegenwart des Notars vollzogen oder anerkannt werden muss. Das bedeutet, dass der Unterzeichner entweder direkt beim Notar unterschreibt oder eine bereits geleistete Unterschrift als seine eigene anerkennt.
• § 40 BeurkG befasst sich mit dem Inhalt der Beglaubigung. Es wird festgelegt, dass in der Beglaubigung die Unterschrift, das Beglaubigungszeichen, die Unterschrift des Notars und der Ort sowie das Datum der Beglaubigung aufgeführt werden müssen.

Ablauf einer Unterschriftsbeglaubigung:

1. Vorlage des Dokuments: Die Person, deren Unterschrift beglaubigt werden soll, muss das entsprechende Dokumentbeim Notar oder der zuständigen Behörde vorlegen.
2. Identitätsprüfung: Der Notar überprüft die Identität des Unterzeichners durch ein gültiges Ausweisdokument.
3. Unterschriftsleistung oder -anerkennung: Der Unterzeichner setzt seine Unterschrift in Gegenwart des Notars oder bestätigt eine bereits geleistete Unterschrift.
4. Beglaubigungsvermerk: Der Notar fügt einen Beglaubigungsvermerk hinzu, der alle relevanten Informationen enthält und versieht das Dokument mit seinem Siegel.
5. Aushändigung des beglaubigten Dokuments: Nach der Beglaubigung wird das Dokument dem Unterzeichner ausgehändigt.

Wichtige Punkte zur Unterschriftsbeglaubigung:

Zusammenfassend ist die Unterschriftsbeglaubigung ein formeller Akt, der in vielen rechtlichen Angelegenheiten unerlässlich ist, um die Authentizität einer Unterschrift sicherzustellen und somit das Vertrauen in die Rechtsgeschäfte zu stärken.

Für die internationale Anerkennung beglaubigter Dokumente ist häufig eine Apostille oder Legalisation erforderlich. Wie Sie Ihre Dokumente korrekt für das Ausland beglaubigen lassen, lesen Sie ausführlich in unserem Beitrag: Beglaubigung von Dokumenten für das Ausland (2024)

Wer darf Dokumente und Unterschriften beglaubigen?

Zunächst ist es wichtig, die Unterschriftsbeglaubigung von der Beurkundung zu unterscheiden:

• Unterschriftsbeglaubigung: Hier wird lediglich bestätigt, dass die vorgelegte Unterschrift tatsächlich von der betreffenden Person stammt. (siehe: Unterschriftsbeglaubigung, Notar Unterschrift beglaubigen)
• Beurkundung: Bei dieser Form wird das gesamte Schriftstück, einschließlich Inhalt und Unterschrift, beurkundet und damit seine Echtheit und Richtigkeit bestätigt.

Grundsätzlich können Behörden Dokumente beglaubigen, die sie selbst ausgestellt haben. Dies nennt man amtliche Beglaubigung. Es gibt jedoch verschiedene Personen und Stellen, die zur Beglaubigung berechtigt sind, nämlich sogenannte Urkundspersonen. Hierzu zählen:

1. Amtspersonen, die das Dokument selbst ausgestellt haben oder bei denen das Dokument offiziell hinterlegt ist.
2. Notare, die sowohl Unterschriften beglaubigen als auch Urkunden beurkunden können.
3. Verwaltungen der Universitäten, insbesondere wenn es um Zeugnisse oder andere akademische Dokumente geht.
4. Spezialisierte Urkundspersonen, wie z.B. Urkundspersonen des Jugendamtes (nach § 59 SGB VIII).
5. Gemeindesekretäre sowie von Bürgermeistern beauftragte Beamte oder Angestellte.
6. Gemeindebüros von staatlich anerkannten Kirchen, die bestimmte kirchliche Dokumente beglaubigen können.

Es ist immer ratsam, sich im Voraus bei der jeweiligen Institution oder Person zu erkundigen, ob eine Beglaubigung in dem konkreten Fall möglich ist, da es je nach Dokument und Zweck unterschiedliche Anforderungen und Zuständigkeiten geben kann.

Welche Dokumente kann man beglaubigen?

In Deutschland müssen verschiedene Dokumente unterschriftsbeglaubigt werden, insbesondere wenn sie bei Behörden oder für rechtliche Vorgänge vorgelegt werden sollen. Die Unterschriftsbeglaubigung bescheinigt, dass die Unterschrift auf dem Dokument tatsächlich von der Person stammt, die sie geleistet hat, und nicht gefälscht ist. Hier ist eine Liste von Dokumentenarten, für die eine Unterschriftsbeglaubigung erforderlich sein kann:

1. Grundstückskaufverträge - Notwendig vor der notariellen Beurkundung.
2. Erbbaurechtsverträge - Für die Eintragung ins Grundbuch.
3. Anträge auf Eintragung in das Handelsregister - Zum Beispiel bei Gründung einer GmbH oder Änderung von Gesellschaftsverträgen.
4. Vollmachten - Insbesondere Generalvollmachten, Vorsorgevollmachten und Bankvollmachten, wenn diese bei Banken oder anderen Institutionen verwendet werden sollen.

Hersteller, die in der EU tätig sind, müssen umfangreiche Recyclingpflichten erfüllen. Erfahren Sie wie digitale Vollmachten helfen können, EPR-Pflichten effizient zu erfüllen, um gesetzliche Anforderungen rechtssicher zu delegieren.

1. Testamente - Für ein eigenhändiges Testament ist keine Beglaubigung erforderlich, für ein öffentliches Testament ist jedoch die Beurkundung durch einen Notar erforderlich.
2. Anträge auf Erteilung einer Betreuungsverfügung - Zur Vorlage beim Betreuungsgericht.
3. Verschiedene Anträge bei Behörden - Z.B. Bauanträge, Anträge auf Erteilung einer Erlaubnis oder Genehmigung, wenn diese explizit eine unterschriftsbeglaubigte Form verlangen.
4. Erklärungen gegenüber der Grundbuchämtern - Wie Auflassungserklärungen.
5. Bestimmte Erklärungen im Vereinsregister - Wie Unterschriften von Vorstandsmitgliedern bei Neugründungen oder Änderungen.
6. Gesellschaftsverträge von juristischen Personen - Wenn diese zur Eintragung in das Handelsregister eingereicht werden.
7. Anmeldung zum Vereinsregister - Unterschriften der Gründungsmitglieder müssen beglaubigt werden.
8. Einwilligungserklärungen - Zum Beispiel die Einwilligung der Eltern bei der Beantragung eines Kinderreisepasses.
9. Geschäftsführervertrag
10. Darlehensvertrag
11. Zeugnisse - Für internationale Anerkennung und für Universitäten. Für detaillierte Informationen über beglaubigte Übersetzungen bei internationalen Bewerbungen und deren rechtliche Anforderungen lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden.

Soll die beglaubigte Erklärung im Ausland verwendet werden, können zusätzliche Anforderungen wie Übersetzung, Apostille oder Legalisation hinzukommen. Welche Besonderheiten beispielsweise bei einer Vollmacht für einen Immobilienkauf im Ausland gelten, erklären wir im Artikel „Immobilienkauf im Ausland: Beglaubigte Übersetzung der Vollmacht als Muss“.

Rechtsgrundlagen der Unterschriftsbeglaubigung

• § 129 BGB – Öffentliche Beglaubigung
  https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__129.html
• § 40 BeurkG – Beglaubigung einer Unterschrift
  https://www.gesetze-im-internet.de/beurkg/__40.html
• GNotKG – Gerichts- und Notarkostengesetz
  https://www.gesetze-im-internet.de/gnotkg/

Wie funktioniert eine Unterschriftsbeglaubigung?

Damit eine Unterschrift als beglaubigt gilt, muss die Unterschrift vor einem Notar/einer Notarin oder dem zuständigen Konsularbeamten geleistet werden, oder eine Unterschriftsbeglaubigung direkt bei uns angefragt werden kann. Erst dann kann der Notar/die Notarin bzw. der Konsularbeamte die Echtheit der Unterschrift bestätigen.

Es geht somit nicht um die Gültigkeit der Unterschrift, sondern darum, dass die genannte Person auch wirklich die Person ist, die das Dokument dann unterschreibt. Dies kann nur in Anwesenheit eines Notars/einer Notarin oder einem Konsularbeamten durchgeführt werden. Doch kann nur der Notar beglaubigen? Mehr Informationen finden Sie im nächsten Absatz!

Kann die Post Unterschriften beglaubigen?

Bei der Deutschen Post können Sie Ausweisdokumente beglaubigen lassen, jedoch keine Unterschriften für Verträge oder Unternehmensgründungen. Das bedeutet: Wenn Sie beispielsweise ein neues Konto bei einer Online-Bank eröffnen möchten, kann die Post Ihre Ausweiskopie beglaubigen, nicht aber Ihre Unterschrift auf den Vertragsdokumenten.

Der Ablauf bei der Postfiliale sieht typischerweise so aus:

1. Sie bringen alle zu beglaubigenden Dokumente sowie Ihren gültigen Ausweis mit zur Postfiliale.
2. Ein geschulter Mitarbeiter fertigt Kopien Ihrer Dokumente und Ihres Ausweises an und überprüft die Echtheit Ihres Ausweises.
3. Anschließend wird die Beglaubigung der Ausweiskopie vorgenommen, nicht jedoch die Unterschrift auf den Vertragsunterlagen.
4. Die beglaubigten Unterlagen werden in einem Kuvert an das jeweilige Unternehmen oder die Institution weitergeleitet, zum Beispiel an die Online-Bank, bei der Sie eine Kreditkarte beantragen.

Wichtig: Für die Beglaubigung von Unterschriften sind ausschließlich Notare, bestimmte Behörden oder Konsularbeamte zuständig. Die Post bietet diesen Service nicht an. Für viele rechtliche Vorgänge, insbesondere bei Verträgen und Unternehmensgründungen, ist eine amtliche Unterschriftsbeglaubigung durch einen Notar oder eine autorisierte Stelle gesetzlich vorgeschrieben.

Was kostet eine beglaubigte Unterschrift beim Notar im Jahr 2026?

Die Gebühren für eine Unterschriftsbeglaubigung richten sich in Deutschland nach dem bundeseinheitlichen Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Dabei hängt die Höhe der Kosten maßgeblich vom Geschäftswert des zugrundeliegenden Rechtsgeschäfts ab – also dem Wert, auf den sich die beglaubigte Unterschrift bezieht.

Für einfache Unterschriftsbeglaubigungen ohne konkreten Geschäftswert wird üblicherweise ein Mindestgeschäftswert von 500 Euro angesetzt. Daraus ergibt sich eine Mindestgebühr von 20 Euro zuzüglich der gesetzlich vorgeschriebenen Mehrwertsteuer. Die Gebühren können bis zu 70 Euro betragen, abhängig vom tatsächlichen Geschäftswert und der Komplexität des Vorgangs.

Zusätzlich zu den Notargebühren können weitere Kosten für Auslagen wie Kopien, Porto und Versand anfallen, die die Gesamtkosten häufig auf etwa 35 bis 40 Euro erhöhen.

Wichtig: Die Notarkosten sind bundesweit gesetzlich festgelegt und dürfen nicht individuell verhandelt werden. Dies garantiert Transparenz und Rechtssicherheit für alle Beteiligten.

Wenn du die Gebühren genauer berechnen und konkrete Kostenbeispiele sehen möchtest, findest du eine ausführliche Übersicht im Artikel „Notar: Unterschrift beglaubigen – Kosten im Überblick“.

Unterschriftsbeglaubigung mit beglaubigt.de vorbereiten

Wer bereits weiß, dass für sein Dokument eine notarielle Unterschriftsbeglaubigung benötigt wird, kann den Vorgang über beglaubigt.de digital vorbereiten. Die erforderlichen Angaben und Dokumente werden vorab übermittelt, sodass der passende Beglaubigungsprozess anschließend koordiniert werden kann.

Das ist insbesondere praktisch, wenn kurzfristig eine Beglaubigung benötigt wird oder zunächst geklärt werden soll, welche Unterlagen für den konkreten Vorgang erforderlich sind.

Unterschriftsbeglaubigung online starten

FAQ zur Unterschriftsbeglaubigung

Muss ich beim Notar vor Ort unterschreiben?

Nicht zwingend. Nach § 40 Abs. 1 BeurkG kann die Unterschrift entweder in Gegenwart des Notars geleistet oder eine bereits vorhandene Unterschrift vor ihm als eigene anerkannt werden. Welche Vorgehensweise im konkreten Fall möglich ist, sollte vor dem Termin abgestimmt werden.

Was muss ich zum Termin mitbringen?

In der Regel werden das Dokument, auf dem die Unterschrift beglaubigt werden soll, sowie ein gültiger Identitätsnachweis benötigt. Je nach Rechtsgeschäft können zusätzliche Unterlagen erforderlich sein.

Prüft der Notar bei einer Unterschriftsbeglaubigung den Inhalt?

Eine Unterschriftsbeglaubigung ist keine notarielle Beurkundung. Nach § 40 Abs. 2 BeurkG muss der Notar die Urkunde grundsätzlich nur darauf prüfen, ob Gründe bestehen, seine Amtstätigkeit zu versagen. Die Beglaubigung bestätigt daher nicht automatisch die inhaltliche Richtigkeit des gesamten Dokuments.

Was kostet eine Unterschriftsbeglaubigung?

Nach KV Nr. 25100 GNotKG beträgt die Gebühr 0,2 der maßgeblichen Gebühr, mindestens 20 Euro und höchstens 70 Euro. Hinzukommen können Umsatzsteuer und weitere gesetzlich vorgesehene Auslagen.

Kann eine Unterschrift vollständig online beglaubigt werden?

Notarielle Online-Verfahren sind in Deutschland nur für gesetzlich zugelassene Vorgänge möglich. § 40a BeurkG ermöglicht beispielsweise die Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur mittels Videokommunikation nur, soweit das jeweilige Gesetz ein solches Online-Verfahren zulässt. Eine beliebige handschriftliche Unterschrift kann deshalb nicht automatisch vollständig per Video beglaubigt werden.

Ist eine Unterschriftsbeglaubigung im Ausland automatisch gültig?

Nicht zwingend. Je nach Zielland und Verwendungszweck können zusätzliche Anforderungen wie eine Apostille, Legalisation oder Übersetzung bestehen. Deshalb sollte vorab geprüft werden, welche Form die empfangende Stelle verlangt.