Das Wichtigste in 30 Sekunden
- Eine neue Geschäftsanschrift muss zum Handelsregister angemeldet werden. GmbH und UG müssen eine aktuelle inländische Geschäftsanschrift führen; Änderungen sind zur Eintragung anzumelden.
- Geschäftsanschrift und Satzungssitz sind nicht dasselbe. Zieht deine GmbH beispielsweise innerhalb Berlins um, kann lediglich die Geschäftsanschrift betroffen sein. Soll dagegen auch der im Gesellschaftsvertrag bestimmte Sitz von Berlin nach Hamburg wechseln, liegt zusätzlich eine Satzungsänderung vor.
- Für eine reine Adressänderung ist grundsätzlich keine Änderung des Gesellschaftsvertrags erforderlich. Die neue Geschäftsanschrift muss aber ausdrücklich über einen Notar zum Handelsregister angemeldet werden.
- Eine Sitzverlegung ist aufwendiger. Wird der Satzungssitz geändert, braucht es grundsätzlich einen Gesellschafterbeschluss über die Satzungsänderung und dessen notarielle Beurkundung nach § 53 GmbHG.
- Die reine Adressänderung ist vergleichsweise günstig. § 105 Abs. 5 GNotKG setzt hierfür einen Geschäftswert von 5.000 Euro an. Die Bundesnotarkammer nennt für Entwurf der Handelsregisteranmeldung einschließlich Unterschriftsbeglaubigung beispielhaft eine Gebühr von 30 Euro; Auslagen und Umsatzsteuer können hinzukommen.
- Neue Geschäftsadresse gesucht? Mit der Geschäftsadresse von beglaubigt.de kannst du deine private Wohnanschrift vom Unternehmen trennen und eingehende Geschäftspost digital verwalten.
Wann muss die Geschäftsadresse im Handelsregister geändert werden?
Bei der Gründung einer GmbH oder UG wird eine inländische Geschäftsanschrift zum Handelsregister angemeldet. Sie wird anschließend öffentlich im Handelsregister eingetragen.
Ändert sich diese Anschrift, muss die Registerangabe aktualisiert werden.
Ein typischer Fall ist der klassische Unternehmensumzug:
Bisher:
Musterstraße 10
10115 Berlin
Neu:
Beispielstraße 25
10117 Berlin
Auch wenn beide Adressen in Berlin liegen, handelt es sich um eine Änderung der eingetragenen Geschäftsanschrift.
Dasselbe kann passieren, wenn ein Unternehmen sein eigenes Büro aufgibt und künftig eine externe Geschäftsadresse verwendet. Auch der umgekehrte Weg ist möglich: Eine GmbH wurde zunächst unter der Privatadresse des Geschäftsführers gegründet und zieht später in eigene Geschäftsräume.
Gerade beim Wechsel von der privaten Anschrift zu einer externen Adresse sollte die Handelsregisteränderung von Anfang an mitgeplant werden. Die alte Adresse verschwindet nicht automatisch aus dem Register, nur weil sie auf Website und Rechnungen nicht mehr verwendet wird.
Welche Anforderungen eine geeignete Geschäftsanschrift erfüllen sollte, erklären wir ausführlich in „Ladungsfähige Geschäftsadresse: Was bedeutet das und wann brauchst du sie?“.
Geschäftsanschrift ändern oder GmbH-Sitz verlegen: Wo liegt der Unterschied?
Das ist der wichtigste Unterschied des gesamten Vorgangs.
Im Alltag wird schnell gesagt: „Unsere GmbH zieht um.“ Gesellschaftsrechtlich können dahinter aber zwei sehr unterschiedliche Vorgänge stecken.
Fall 1: Nur die Geschäftsanschrift ändert sich
Angenommen, im Gesellschaftsvertrag steht:
„Sitz der Gesellschaft ist Berlin.“
Die GmbH zieht innerhalb Berlins von der Friedrichstraße in die Kantstraße. Der im Gesellschaftsvertrag bestimmte Sitz bleibt Berlin. Es ändert sich lediglich die konkrete Geschäftsanschrift. Dann muss grundsätzlich nicht allein wegen dieses Umzugs der Gesellschaftsvertrag geändert werden. Die neue Geschäftsanschrift muss jedoch zum Handelsregister angemeldet werden.
Fall 2: Auch der Satzungssitz ändert sich
Anders sieht es aus, wenn die GmbH ihren Satzungssitz von Berlin nach Hamburg verlegen möchte.
Der Satzungssitz ist nach § 4a GmbHG der im Gesellschaftsvertrag bestimmte Ort im Inland. Steht dort bisher: „Sitz der Gesellschaft ist Berlin.“ und soll künftig gelten: „Sitz der Gesellschaft ist Hamburg.“ muss der Gesellschaftsvertrag geändert werden.
Nach § 53 GmbHG kann eine Änderung des Gesellschaftsvertrags nur durch Gesellschafterbeschluss erfolgen. Grundsätzlich ist dafür eine Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen erforderlich, soweit der Gesellschaftsvertrag keine zusätzlichen Anforderungen vorsieht. Der Beschluss über die Satzungsänderung muss notariell beurkundet werden.
Damit wird aus einer relativ einfachen Adressänderung eine gesellschaftsrechtliche Sitzverlegung mit Satzungsänderung.
Satzungssitz, Geschäftsanschrift und Verwaltungssitz unterscheiden
Für die Praxis hilft es, drei Begriffe auseinanderzuhalten.
Diese drei Orte müssen nicht zwingend identisch sein.
Eine Remote-GmbH kann beispielsweise ihren Satzungssitz in Berlin besitzen, dort eine geeignete Geschäftsanschrift führen und vom Geschäftsführer überwiegend aus einem anderen Ort verwaltet werden.
Deshalb sollte bei jedem Umzug zunächst der Gesellschaftsvertrag geöffnet werden. Die entscheidende Frage lautet:
Ändert sich nur Straße und Hausnummer – oder ändert sich auch der in der Satzung festgelegte Ort?
Wenn du noch einen Schritt vorher stehst und gar kein eigenes Büro für deine GmbH besitzt, behandeln wir die möglichen Adressmodelle ausführlich in „GmbH gründen ohne eigenen Firmensitz: Welche Adresse brauchst du?“.
Braucht man für die Änderung der Geschäftsadresse einen Notar?
Ja, für die Handelsregisteranmeldung wird der Notar benötigt.
Die neue Geschäftsanschrift kann nicht einfach per E-Mail an das Registergericht geschickt oder selbst im Handelsregister geändert werden.
Die IHK Koblenz weist ausdrücklich darauf hin, dass die aktuelle Geschäftsanschrift durch einen Notar angemeldet werden muss. Dabei muss die Anschrift ausdrücklich Gegenstand der Anmeldung sein. Eine bloße Erwähnung der neuen Adresse beispielsweise im Briefkopf oder Betreff genügt nicht.
Die anzumeldende Geschäftsanschrift muss eine vollständige inländische Anschrift enthalten, insbesondere: Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort.
In der Praxis erstellt beziehungsweise prüft der Notar die Handelsregisteranmeldung, beglaubigt die erforderliche Unterschrift und übermittelt die Anmeldung elektronisch an das Registergericht.
Muss die Adressänderung notariell beurkundet werden?
Hier muss zwischen Beglaubigung und Beurkundung unterschieden werden.
Bei einer bloßen Änderung der Geschäftsanschrift wird nicht automatisch der Gesellschaftsvertrag geändert. Deshalb ist nicht allein wegen der neuen Straße eine notarielle Beurkundung einer Satzungsänderung erforderlich.
Die Handelsregisteranmeldung erfolgt jedoch in der erforderlichen notariellen Form. Wird gleichzeitig der Satzungssitz geändert, ist die Situation anders: Dann muss der Gesellschaftsvertrag geändert werden, und der entsprechende Gesellschafterbeschluss bedarf nach § 53 GmbHG der notariellen Beurkundung.
Braucht man für eine reine Adressänderung einen Gesellschafterbeschluss?
Bei einer bloßen Änderung der Geschäftsanschrift ist nicht automatisch ein satzungsändernder Gesellschafterbeschluss erforderlich, solange der Satzungssitz unverändert bleibt.
Das ist einer der praktischen Vorteile der Trennung zwischen Satzungssitz und Geschäftsanschrift.
Eine GmbH mit Satzungssitz Berlin kann beispielsweise mehrfach innerhalb Berlins umziehen, ohne jedes Mal allein deshalb die Satzungsbestimmung „Sitz der Gesellschaft ist Berlin“ ändern zu müssen.
Trotzdem sollte der Gesellschaftsvertrag geprüft werden. Er kann interne Zuständigkeiten oder Zustimmungsvorbehalte enthalten, die bei der Entscheidung über den Unternehmensstandort relevant sind.
Bei einer tatsächlichen Änderung des Satzungssitzes ist die Lage dagegen eindeutig: Dann wird der Gesellschaftsvertrag geändert und § 53 GmbHG greift.
Wer meldet die neue Geschäftsanschrift an?
Bei der GmbH liegt die Verantwortung für die Registeranmeldung grundsätzlich bei der Geschäftsführung.
Die Anmeldung wird notariell vorbereitet beziehungsweise beglaubigt und anschließend elektronisch an das zuständige Registergericht übermittelt.
Ein wichtiger Praxispunkt: Eine Handelsregisteranmeldung dieser Art sollte nicht einfach einem Prokuristen überlassen werden. Die Rechtsprechung hat die Änderung der Geschäftsanschrift als gesellschaftsrechtlich bedeutsamen Vorgang behandelt, der nicht allein von der Prokura umfasst ist.
Für die Vorbereitung solltest du deshalb zunächst klären:
- aktuelle Firma der Gesellschaft,
- Handelsregisternummer,
- bisherige Geschäftsanschrift,
- vollständige neue Geschäftsanschrift,
- Satzungssitz,
- vertretungsberechtigte Geschäftsführer,
- ob gleichzeitig weitere Registerangaben geändert werden sollen.
Bei einer reinen Adressänderung braucht es normalerweise wesentlich weniger Unterlagen als bei einer Sitzverlegung mit Satzungsänderung.
Geschäftsadresse im Handelsregister ändern: Schritt für Schritt
Der Ablauf ist bei einer reinen Änderung der Geschäftsanschrift relativ überschaubar.
Schritt 1: Prüfen, was sich tatsächlich ändert
Vergleiche zuerst Gesellschaftsvertrag und neue Adresse.
Bleibt der im Gesellschaftsvertrag genannte Ort unverändert, handelt es sich typischerweise nur um eine Änderung der Geschäftsanschrift. Ändert sich auch der Satzungssitz, muss zusätzlich die Satzung geändert werden. Diese Prüfung sollte ganz am Anfang stehen, weil sie über Aufwand, Dokumente und Kosten entscheidet.
Schritt 2: Neue Geschäftsanschrift verbindlich festlegen
Bevor die Registeranmeldung vorbereitet wird, sollte sichergestellt sein, dass die GmbH die neue Adresse tatsächlich verwenden kann.
Bei einem eigenen Büro ist das meist unkompliziert. Bei einer externen Geschäftsadresse solltest du dagegen vorab klären, ob die Anschrift ausdrücklich für deine GmbH und für die Handelsregistereintragung vorgesehen ist.
Ein häufiger Fehler wäre, erst die alte Adresse aufzugeben und anschließend festzustellen, dass der neue Adressanbieter keine entsprechende Nutzung ermöglicht.
Wer von der Privatwohnung auf eine externe Geschäftsadresse wechseln möchte, findet die verschiedenen Modelle außerdem in „Private Adresse im Impressum vermeiden: Diese Möglichkeiten gibt es“.
Schritt 3: Notar kontaktieren
Im nächsten Schritt wird die Handelsregisteranmeldung vorbereitet.
Dafür werden insbesondere die Unternehmensdaten und die neue vollständige Geschäftsanschrift benötigt. Der Notar sorgt anschließend für die formgerechte Anmeldung und elektronische Übermittlung an das Registergericht. Bei einer Sitzverlegung kommen vorher beziehungsweise gleichzeitig Gesellschafterbeschluss und notarielle Beurkundung der Satzungsänderung hinzu.
Schritt 4: Anmeldung elektronisch zum Handelsregister übermitteln
Die Registeranmeldung wird elektronisch an das zuständige Registergericht übermittelt. Bleibt der Satzungssitz unverändert, bleibt grundsätzlich auch das bisherige Registergericht zuständig. Wird dagegen der Satzungssitz in eine andere Gemeinde verlegt, kann sich die örtliche Registerzuständigkeit ändern.
Schritt 5: Registereintragung kontrollieren
Nach Bearbeitung wird die neue Geschäftsanschrift im Handelsregister sichtbar. Es lohnt sich, anschließend den aktuellen Registerstand selbst zu kontrollieren.
Prüfe insbesondere:
- Ist Straße und Hausnummer korrekt?
- Stimmen PLZ und Ort?
- Wurde gegebenenfalls eine c/o-Angabe korrekt übernommen?
- Sind gleichzeitig angemeldete Änderungen ebenfalls richtig eingetragen?
Ein kleiner Schreibfehler in der Geschäftsanschrift kann sonst gerade bei Zustellungen unnötige Probleme verursachen.
Schritt 6: Andere Unternehmensdaten aktualisieren
Die Handelsregisteränderung ist nur ein Teil des Umzugs.
Anschließend sollte geprüft werden, wo die alte Adresse noch verwendet wird. Dazu gehören insbesondere Website und Impressum, Geschäftspapiere, Rechnungen, Banken, Versicherungen und Vertragspartner. Abhängig vom tatsächlichen Umzug können außerdem Gewerbeamt und Finanzverwaltung betroffen sein.
Welche Unterlagen braucht der Notar?
Bei einer reinen Geschäftsadressänderung ist der Vorgang normalerweise deutlich schlanker als bei einer Satzungsänderung.
Der Notar benötigt insbesondere die eindeutigen Gesellschaftsdaten und die neue vollständige Geschäftsanschrift. Die vertretungsberechtigte Person muss für die Beglaubigung identifiziert werden.
Nicht für jede reine Adressänderung benötigt man automatisch einen neuen Gesellschafterbeschluss, eine neue Gesellschafterliste oder eine Änderung des Gesellschaftsvertrags. Das ist wichtig, weil solche Unterlagen in allgemeinen „Umzugschecklisten“ häufig pauschal genannt werden, obwohl sie mit der bloßen Änderung der Geschäftsanschrift gar nichts zu tun haben.
Anders bei der Sitzverlegung: Wird der Satzungssitz geändert, benötigt der Vorgang insbesondere den entsprechenden Gesellschafterbeschluss und die geänderte Satzungsfassung.
Was kostet die Änderung der Geschäftsadresse im Handelsregister?
Bei einer reinen Änderung der Geschäftsanschrift ist die Kostenlage vergleichsweise gut vorhersehbar.
§ 105 Abs. 5 GNotKG bestimmt ausdrücklich:
Ist eine Registeranmeldung nur deshalb erforderlich, weil sich eine Anschrift geändert hat oder handelt es sich um eine vergleichbare Anmeldung ohne wirtschaftliche Bedeutung für das Unternehmen, beträgt der Geschäftswert 5.000 Euro.
Die Bundesnotarkammer nennt für diesen konkreten Vorgang ein anschauliches Beispiel:
Für den Entwurf der Handelsregisteranmeldung einschließlich Unterschriftsbeglaubigung entsteht bei der Änderung einer Geschäftsanschrift eine Gebühr von 30 Euro. Wird lediglich eine Unterschrift beglaubigt, ohne dass der Notar den Entwurf erstellt, nennt die Bundesnotarkammer 20 Euro.
Hinzu kommen können insbesondere gesetzliche Auslagen und Umsatzsteuer. Außerdem entstehen Gebühren für das Registerverfahren selbst. Die konkrete Gesamtrechnung hängt deshalb davon ab, welche Leistungen tatsächlich anfallen und ob zusammen mit der Adresse weitere Änderungen angemeldet werden.
Warum eine Sitzverlegung teurer sein kann
Die oben genannten Werte beziehen sich auf die reine Änderung der Geschäftsanschrift.
Wird gleichzeitig der Satzungssitz geändert, kommt eine Satzungsänderung hinzu. Dann sind unter anderem der Gesellschafterbeschluss und dessen notarielle Beurkundung zu berücksichtigen.
Deshalb sollte ein Unternehmer nicht mit den 30 Euro aus dem einfachen Adressänderungsbeispiel kalkulieren, wenn tatsächlich:
Berlin → Hamburg
als neuer Satzungssitz beschlossen werden soll. Die Kostenstruktur ist dann eine andere.
Wie lange dauert die Änderung im Handelsregister?
Eine gesetzlich garantierte Bearbeitungszeit von beispielsweise exakt fünf oder zehn Tagen gibt es nicht.
Die tatsächliche Dauer hängt insbesondere davon ab, wie schnell der Notartermin beziehungsweise die Beglaubigung erfolgt, wann die Anmeldung elektronisch eingereicht wird und wie ausgelastet das zuständige Registergericht ist.
Eine reine, fehlerfreie Adressänderung ist allerdings wesentlich weniger komplex als eine Sitzverlegung mit Satzungsänderung.
Verzögerungen entstehen insbesondere, wenn:
- die Adresse unvollständig angegeben wurde,
- Satzungssitz und Geschäftsanschrift verwechselt werden,
- die Anmeldung nicht von einer vertretungsberechtigten Person erfolgt,
- gleichzeitig weitere Registeränderungen vorgenommen werden,
- Unterlagen bei einer Sitzverlegung fehlen,
- Rückfragen des Registergerichts entstehen.
Deshalb ist es sinnvoller, den Vorgang sauber vorzubereiten, als mit einer festen Anzahl von Tagen zu planen.
Wechsel von der Privatadresse zu einer externen Geschäftsadresse
Dieser Fall ist besonders häufig bei jungen GmbHs. Viele Gründer starten zunächst mit ihrer privaten Wohnanschrift, weil zum Zeitpunkt der Gründung noch kein eigenes Büro existiert.
Später wächst das Unternehmen oder der Geschäftsführer möchte seine Wohnadresse nicht länger öffentlich mit der GmbH verbinden. Dann kann die Gesellschaft auf eine geeignete externe Geschäftsanschrift wechseln.
Beispiel:
Bisher: Privatwohnung des Geschäftsführers in Berlin.
Neu: Externe Geschäftsadresse mit Postannahme und digitaler Weiterleitung.
Gesellschaftsrechtlich kann dies eine normale Änderung der Geschäftsanschrift sein, solange der Satzungssitz unverändert bleibt. Für die praktische Umsetzung sollten jedoch drei Dinge gleichzeitig geplant werden:
Erstens: Die neue Adresse muss für die GmbH tatsächlich nutzbar sein.
Zweitens: Die Handelsregisteränderung muss angemeldet werden.
Drittens: Die Adresse muss anschließend konsequent auf Website, Geschäftspapieren und bei relevanten Vertragspartnern aktualisiert werden.
Eine Geschäftsadresse mit digitalem Postzugang kann dabei insbesondere für Remote-Unternehmen interessant sein. Wie dieses Modell funktioniert, erklären wir in „Ladungsfähige Geschäftsadresse mit digitalem Briefkasten für Deutschland“.
Was passiert beim Wechsel eines Geschäftsadress-Anbieters?
Auch Unternehmen ohne eigenes Büro sollten diesen Fall von Anfang an bedenken.
Wenn deine GmbH eine externe Geschäftsadresse verwendet und du den Anbieter wechselst, ändert sich normalerweise auch die eingetragene Geschäftsanschrift. Dann muss der Registerprozess erneut durchgeführt werden.
Deshalb sollte eine Geschäftsadresse nicht ausschließlich danach ausgewählt werden, welcher Anbieter im ersten Jahr am günstigsten ist.
Wichtiger sind langfristig:
- zuverlässige Postannahme,
- schnelle Information über wichtige Schreiben,
- dauerhafte Nutzbarkeit,
- klare Kündigungsbedingungen,
- Möglichkeit zur Weiterleitung von Originalen,
- Eignung für die Handelsregisteranschrift.
Ein häufiger Anbieterwechsel kann ansonsten nicht nur organisatorischen Aufwand erzeugen, sondern auch wiederholt Register-, Notar- und Folgeänderungen notwendig machen.
Was passiert, wenn die alte Geschäftsadresse im Handelsregister stehen bleibt?
Hier liegt das größte praktische Risiko. Die Geschäftsanschrift wurde gerade deshalb als Registerangabe geschaffen, damit die Gesellschaft im Rechtsverkehr zuverlässig erreichbar ist.
Nach § 35 Abs. 2 GmbHG können unter der eingetragenen Geschäftsanschrift Willenserklärungen gegenüber den Vertretern der Gesellschaft abgegeben und Schriftstücke für die GmbH zugestellt werden.
Ist die Gesellschaft unter ihrer eingetragenen Anschrift nicht mehr erreichbar, können besondere Zustellungsvorschriften greifen. § 15a HGB erleichtert unter bestimmten Voraussetzungen die öffentliche Zustellung an juristische Personen, wenn eine Zustellung unter der eingetragenen Geschäftsanschrift beziehungsweise weiteren gesetzlich vorgesehenen Anschriften nicht möglich ist.
Das kann erhebliche Folgen haben.
Beispiel: GmbH zieht um, Register bleibt unverändert
Eine GmbH verlässt ihr bisheriges Büro im Januar. Die Geschäftsführung vergisst jedoch, die neue Anschrift zum Handelsregister anzumelden.
Im März wird eine Klage gegen die GmbH erhoben. Unter der alten Anschrift ist niemand mehr erreichbar.
Die Gesellschaft kann sich nicht darauf verlassen, dass deshalb einfach „nichts passiert“. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann eine öffentliche Zustellung möglich werden.
Dadurch besteht im schlimmsten Fall das Risiko, dass gerichtliche Fristen laufen, obwohl die Geschäftsführung die Unterlagen tatsächlich nicht rechtzeitig gesehen hat.
Die IHK Koblenz empfiehlt deshalb ausdrücklich, Änderungen unverzüglich über einen Notar zum Handelsregister anzumelden, und weist darauf hin, dass das Registergericht eine unterlassene Anmeldung gegebenenfalls durch Zwangsgeld durchsetzen kann.
Die Geschäftsadresse aktuell zu halten ist damit kein kosmetischer Registerservice, sondern Teil des rechtlichen Risikomanagements einer GmbH.
Welche Stellen müssen nach dem Adresswechsel noch informiert werden?
Nach der Handelsregisteranmeldung sollte ein Unternehmensumzug systematisch nachbereitet werden.
Impressum und Website
Ist die Geschäftsanschrift auch die im Impressum verwendete Anschrift, muss dort die aktuelle Angabe stehen.
Wer die private Wohnadresse gerade deshalb aufgegeben hat, weil sie nicht mehr öffentlich erscheinen soll, sollte außerdem prüfen, ob die alte Adresse noch auf Unterseiten, Datenschutzerklärung, Kontaktseiten oder anderen Unternehmensprofilen auftaucht.
Geschäftspapiere und Rechnungen
Briefvorlagen, Rechnungen, Angebote, Vertragsvorlagen und andere Geschäftsdokumente sollten ebenfalls aktualisiert werden.
Bei einer GmbH sind zudem die gesetzlichen Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen nach § 35a GmbHG zu beachten.
Gewerbeamt
Ändert sich die Betriebsstätte beziehungsweise die für die Gewerbeanzeige relevante Anschrift, kann eine Gewerbeummeldung erforderlich sein. Das sollte getrennt von der Handelsregisteränderung geprüft werden.
Finanzamt
Auch die steuerlich geführten Unternehmensdaten sollten aktuell sein. Ein tatsächlicher Umzug kann außerdem Auswirkungen auf die örtliche Zuständigkeit haben.
Banken und Versicherungen
Geschäftskonten, Kreditverträge, Versicherungen und weitere Finanzbeziehungen sollten auf die neue Anschrift aktualisiert werden.
Kunden und Vertragspartner
Bei laufenden Verträgen sollte geprüft werden, ob eine Adressänderung mitgeteilt werden muss. Das gilt insbesondere für wichtige Lieferanten, Vermieter, Zahlungsanbieter und Geschäftskunden.
Der Handelsregistereintrag ersetzt damit nicht automatisch jede andere Adressänderung.
Geschäftsadresse ändern bei einem Geschäftsführer im Ausland
Auch internationale Gründer können ihre Geschäftsanschrift ändern.
Eine deutsche GmbH benötigt weiterhin eine inländische Geschäftsanschrift, selbst wenn Geschäftsführer oder Gesellschafter dauerhaft im Ausland leben.
Gerade dann ist die Postverarbeitung besonders wichtig. Eine deutsche Adresse hilft wenig, wenn dort zwar Briefe angenommen werden, der Geschäftsführer in London, Dubai oder Lissabon aber erst Wochen später davon erfährt.
Eine geeignete Geschäftsadresslösung sollte deshalb nicht nur eine deutsche Anschrift bereitstellen, sondern einen zuverlässigen Prozess für eingehende Dokumente ermöglichen.
Die Besonderheiten für internationale Gründer erklären wir ausführlich in „Geschäftsadresse für ausländische Gründer in Deutschland: So gründest du ohne Wohnsitz vor Ort“.
Häufige Fehler bei der Änderung der Geschäftsanschrift
Einige Fehler lassen sich relativ einfach vermeiden.
Nur die Website ändern:
Eine neue Adresse im Impressum aktualisiert nicht automatisch das Handelsregister.
Geschäftsanschrift und Satzungssitz verwechseln:
Dadurch wird eine einfache Adressänderung unnötig kompliziert oder eine tatsächlich erforderliche Satzungsänderung übersehen.
Alte Adresse zu früh aufgeben:
Zwischen Umzug und Registeränderung sollte sichergestellt sein, dass wichtige Post nicht verloren geht.
Ungeeignete externe Adresse wählen:
Vor Vertragsabschluss sollte geklärt werden, ob die Anschrift tatsächlich für die GmbH und Handelsregistereintragung genutzt werden kann.
Postweiterleitung unterschätzen:
Bei Gerichts- und Behördenpost können kurze Fristen relevant sein. Eine wöchentliche oder noch langsamere Weiterleitung kann deshalb problematisch sein.
Folgeänderungen vergessen:
Handelsregister, Impressum, Gewerbe, Finanzamt, Banken und Verträge sind unterschiedliche Systeme.
Checkliste: Geschäftsadresse einer GmbH ändern
Vor dem Umzug:
- Gesellschaftsvertrag prüfen: Bleibt der Satzungssitz gleich?
- Neue Geschäftsanschrift verbindlich sichern.
- Nutzbarkeit für die GmbH und das Handelsregister prüfen.
- Sichere Postannahme an der neuen Adresse organisieren.
- Notar für die Registeranmeldung kontaktieren.
Nach beziehungsweise während der Anmeldung:
- Neue Anschrift ausdrücklich zum Handelsregister anmelden.
- Registereintragung anschließend kontrollieren.
- Impressum und Website aktualisieren.
- Geschäftspapiere und Rechnungen anpassen.
- Gewerbeamt und Finanzamt prüfen.
- Banken, Versicherungen und Vertragspartner informieren.
- Postnachsendung beziehungsweise Übergangsprozess für die alte Adresse einrichten.
Gerade der letzte Punkt kann verhindern, dass während der Übergangsphase wichtige Schreiben verloren gehen.
Fazit: Adresse ändern ist einfach – solange der Satzungssitz gleich bleibt
Eine reine Änderung der Geschäftsanschrift einer GmbH oder UG ist normalerweise ein überschaubarer Registervorgang.
Die neue Anschrift muss über einen Notar zum Handelsregister angemeldet werden. Eine Änderung des Gesellschaftsvertrags ist dagegen nicht allein deshalb erforderlich, weil die GmbH beispielsweise innerhalb derselben Stadt in ein anderes Büro zieht.
Anders ist die Situation, wenn gleichzeitig der Satzungssitz geändert wird. Dann liegt eine Satzungsänderung vor, die insbesondere einen entsprechenden Gesellschafterbeschluss und notarielle Beurkundung erfordert.
Auch bei den Kosten macht dieser Unterschied einen erheblichen Unterschied. Für die reine Anschriftenänderung setzt § 105 Abs. 5 GNotKG einen Geschäftswert von 5.000 Euro an; die Bundesnotarkammer nennt für den Entwurf der Registeranmeldung einschließlich Unterschriftsbeglaubigung beispielhaft 30 Euro.
Noch wichtiger als die Kosten ist allerdings die Geschwindigkeit: Eine veraltete Registeranschrift kann Zustellungsprobleme und im schlimmsten Fall verpasste rechtliche Fristen verursachen.
Du möchtest von deiner privaten Adresse auf eine dauerhafte Geschäftsanschrift wechseln? Mit der Geschäftsadresse von beglaubigt.de kannst du deine Unternehmensanschrift vom privaten Wohnort trennen und eingehende Geschäftspost digital verwalten.
FAQ: Geschäftsadresse im Handelsregister ändern
Muss eine neue Geschäftsadresse ins Handelsregister eingetragen werden?
Ja. Änderungen der inländischen Geschäftsanschrift einer GmbH oder UG müssen zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet werden.
Brauche ich dafür einen Notar?
Ja. Die Änderung wird über einen Notar formgerecht zum Handelsregister angemeldet und elektronisch an das Registergericht übermittelt.
Brauche ich für eine reine Adressänderung einen Gesellschafterbeschluss?
Nicht automatisch. Bleibt der im Gesellschaftsvertrag festgelegte Satzungssitz unverändert, ist allein wegen einer neuen Straße grundsätzlich keine Satzungsänderung erforderlich. Interne Regelungen des Gesellschaftsvertrags sollten trotzdem geprüft werden.
Was kostet die Änderung der Geschäftsanschrift?
Für eine reine Anschriftenänderung beträgt der Geschäftswert nach § 105 Abs. 5 GNotKG 5.000 Euro. Die Bundesnotarkammer nennt für Entwurf der Handelsregisteranmeldung einschließlich Unterschriftsbeglaubigung eine Gebühr von 30 Euro; Auslagen und Umsatzsteuer sowie Registerkosten können zusätzlich entstehen.
Was kostet eine Sitzverlegung?
Eine Sitzverlegung ist nicht mit der einfachen Adressänderung gleichzusetzen. Muss der Gesellschaftsvertrag geändert werden, entstehen zusätzliche Gebühren für Satzungsänderung, Beurkundung und Registerverfahren. Die konkrete Höhe hängt vom Vorgang und den gesetzlichen Geschäftswerten ab.
Muss ich bei einem Umzug innerhalb derselben Stadt die Satzung ändern?
In der Regel nicht, wenn lediglich die konkrete Geschäftsanschrift wechselt und der im Gesellschaftsvertrag bestimmte Sitz – beispielsweise Berlin – unverändert bleibt.
Was passiert, wenn die Geschäftsadresse nicht geändert wird?
Die alte Anschrift bleibt im Handelsregister sichtbar und kann weiterhin für Zustellungsfragen relevant sein. Ist die Gesellschaft dort nicht erreichbar, kann unter gesetzlichen Voraussetzungen eine öffentliche Zustellung erfolgen. Außerdem kann das Registergericht die Anmeldung einer aktuellen Anschrift gegebenenfalls durch Zwangsgeld durchsetzen.
Muss ich nach dem Handelsregister auch das Impressum ändern?
Wenn dort noch die alte Anschrift steht, muss die entsprechende Unternehmensangabe aktualisiert werden. Zusätzlich sollten weitere Stellen wie Gewerbeamt, Finanzamt, Banken, Versicherungen und Vertragspartner geprüft werden.
Kann ich von meiner Privatadresse auf eine externe Geschäftsadresse wechseln?
Ja, sofern die neue Anschrift für die GmbH und den konkreten Verwendungszweck geeignet ist. Die neue Geschäftsanschrift muss anschließend zum Handelsregister angemeldet werden.
beglaubigt.de bietet Geschäftsadressen in Deutschland mit digitalem Postfach an: Eingehende Geschäftspost wird entgegengenommen und digital bereitgestellt, sodass sie ortsunabhängig abgerufen werden kann. Vor der Buchung zeigt beglaubigt.de transparent, welche Standorte und Leistungen verfügbar sind, für welche Rechtsformen das jeweilige Angebot geeignet ist und welche Zusatzleistungen gewählt werden können. Damit lässt sich die passende Geschäftsadresse anhand der individuellen Anforderungen des Unternehmens auswählen.
Quellenverzeichnis
- § 4a GmbHG – Sitz der Gesellschaft
https://www.gesetze-im-internet.de/gmbhg/__4a.html - § 8 GmbHG – Inländische Geschäftsanschrift
https://www.gesetze-im-internet.de/gmbhg/__8.html - § 10 GmbHG – Eintragung der Geschäftsanschrift
https://www.gesetze-im-internet.de/gmbhg/__10.html - § 35 GmbHG – Zustellungen unter der Geschäftsanschrift
https://www.gesetze-im-internet.de/gmbhg/__35.html - § 35a GmbHG – Angaben auf Geschäftsbriefen
https://www.gesetze-im-internet.de/gmbhg/__35a.html - § 53 GmbHG – Satzungsänderung und notarielle Beurkundung
https://www.gesetze-im-internet.de/gmbhg/__53.html - § 54 GmbHG – Anmeldung und Eintragung der Satzungsänderung
https://www.gesetze-im-internet.de/gmbhg/__54.html - § 15a HGB – Öffentliche Zustellung an juristische Personen
https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__15a.html - § 105 GNotKG – Geschäftswert bei Registeranmeldungen; 5.000 Euro bei reiner Anschriftenänderung
https://www.gesetze-im-internet.de/gnotkg/__105.html - Bundesnotarkammer / notar.de – Kostenbeispiel Änderung der Geschäftsanschrift
https://www.notar.de/themen/notarkosten/beispiele - IHK Koblenz – Aktuelle Geschäftsanschrift im Handelsregister anmelden
https://www.ihk.de/koblenz/unternehmensservice/recht/gesellschaftsrecht-handelsvertretung/firma-handelsregister-rechtsform/pflicht-firmen-hr-1478634 - IHK Berlin – GmbH und UG: inländische Geschäftsanschrift
https://www.ihk.de/berlin/service-und-beratung/recht-und-steuern/firma-und-rechtsformen/rechtsformen-fuer-unternehmen/gmbh-und-ug-haftungsbeschraenkt-4404470 - DNotI – Gebühr für die Eintragung einer Änderung der Geschäftsanschrift
https://www.dnoti.de/entscheidungen/details/?tx_dnotionlineplusapi_decisions%5Bnodeid%5D=1b1fc9e3-5968-46a0-b5ae-893da088fe2d
