Bundesnotarkammer Online Gründung: So funktioniert die digitale Unternehmensgründung

Gründen heißt digitalisieren – rechtssicher, effizient und technisch anschlussfähig. Wer heute ein Unternehmen errichtet, denkt längst nicht mehr nur in Papierakten und Präsenzterminen. Die Bundesnotarkammer Online Gründung ermöglicht eine rechtlich verbindliche Beurkundung per Video, digital signierte Registeranmeldung und automatisierte Übermittlung – direkt über das Kammernetz und unter Beachtung der Notarordnung, eIDAS-Verordnung und DSGVO. Doch zwischen Konzept und Gründung liegen zahlreiche rechtliche, technische und organisatorische Schnittstellen: Identitätsprüfung, Gesellschaftsvertrag, Signatur, Notarintegration, Plattformkompatibilität – alles muss rechtlich abgestimmt, technisch zertifiziert und verfahrenssicher ausgeführt sein.

Im Zentrum steht die digitale Beurkundung als Zugang zum Handelsregisterverfahren. Sie beginnt nicht mit dem Videotermin, sondern mit der Vorbereitung rechtlich belastbarer Gründungsdokumente, eindeutiger Rollenklärung und der Wahl einer Plattform, die auf das Kammernetz der Bundesnotarkammer zugreifen darf. Welche Gesellschaftsform ist vorgesehen? Gibt es ausländische Beteiligte? Welche Beurkundungsart kommt in Betracht – Musterprotokoll oder individuelle Satzung? Und wie wird die Dokumentation langzeitarchiviert und revisionssicher gesichert?

§§ 2, 8, 12 GmbHG, § 16a BNotO, § 12 HGB, § 39 BeurkG und Art. 24 eIDAS-Verordnung sind keine technischen Nebensätze, sondern Normen mit direkter Wirkung auf Zulässigkeit, Wirksamkeit und Durchsetzbarkeit der Gründung. Ein Fehler im Identitätsverfahren oder in der Übermittlungsstruktur kann dazu führen, dass ein Unternehmen rechtlich nicht entsteht oder die Registereintragung verweigert wird – mit erheblichen Konsequenzen für Haftung, Geschäftsaufnahme und Finanzierung.

Gerade bei digitalen Mehrpersonengründungen, hybriden Verfahren oder API-gesteuerten Einreichungen reichen analoge Musterlösungen nicht aus. Gründungsunterlagen, Gesellschafterlisten, Registeranmeldungen und Vollmachten müssen elektronisch signiert, zertifiziert verschlüsselt oder notariell eingebunden werden – je nach Verfahrensart und Beteiligtenstruktur. Plattformen wie beglaubigt.de bieten hier mehrsprachige, strukturierte Verfahren mit klarer technischer Anbindung an das Kammernetz und automatisierbare Vorprüfung der Gründungsreife.

Ohne eindeutige Normprüfung, digitale Kompatibilität und strukturierte Einreichung lässt sich eine digitale Unternehmensgründung weder rechtswirksam noch medienbruchfrei umsetzen – unabhängig davon, ob es sich um eine Startup-GmbH, Holdingstruktur oder international koordinierte Kapitalgesellschaft handelt. Welche rechtlichen, technischen und organisatorischen Vorgaben zu beachten sind – und wie sich die digitale Beurkundung konkret abbilden lässt – zeigt dieser Beitrag.

1. Rechtlicher Rahmen & Gesetzliche Grundlage

Was bedeutet „Bundesnotarkammer Online Gründung“ rechtlich?

Mit dem Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG), das im August 2022 vollständig in Kraft trat, wurde in Deutschland die Grundlage für die digitale Beurkundung bestimmter notarieller Vorgänge geschaffen. Die Online-Gründung einer GmbH ist seitdem gesetzlich möglich – ohne physische Anwesenheit beim Notariat, aber dennoch rechtssicher.

Zentrale Rechtsgrundlage ist § 2 Abs. 1a GmbHG, der es erlaubt, Gründungsakte digital zu beurkunden, sofern keine Sacheinlagen eingebracht werden. Die Notarin oder der Notar nimmt dabei die Beurkundung per Videokommunikation vor. Das Verfahren ist technisch und rechtlich so ausgestaltet, dass die gleiche Beweiskraft wie bei einer persönlichen Beurkundung erreicht wird.

Die Bundesnotarkammer (BNotK) spielt hierbei eine tragende Rolle: Sie betreibt das zentrale Videokommunikationssystem, über das die digitalen Beurkundungen laufen. Zugleich stellt sie die Identifizierungsmittel und Zertifikate bereit, die für die sichere digitale Kommunikation erforderlich sind.

jederzeit dem geltenden Recht entsprechen. Die Nutzung qualifizierter elektronischer Signaturen sowie der Zugriff auf das Zentrale Urkundenarchiv sichern zusätzlich die Rechtsgültigkeit der Vorgänge.

Die Bundesnotarkammer agiert dabei auf Grundlage des § 16a BNotO und der Verordnung über die Durchführung notarieller Online-Verfahren (NotVO). Letztere regelt insbesondere den Ablauf, die Authentifizierungsanforderungen und die Sicherheitsstandards für digitale Beurkundungen.

In der juristischen Fachliteratur wird betont, dass die „Online-Gründung gemäß DiRUG“ nicht als rein technisches Verfahren zu verstehen ist. „Die notarielle Amtshandlung erfährt keine Reduktion auf ein digitales Tool, sondern bleibt in ihrem Kern eine rechtliche Prüfung durch eine Amtsperson“ (vgl. MüKoGmbHG/Ulmer, § 2 Rn. 35a).

Die Plattform beglaubigt.de bietet für Gründer:innen, die den digitalen Weg wählen, einen strukturierten Zugang zu diesem Verfahren und unterstützt bei der Vorbereitung der Online-Sitzung mit dem Notar.

Durch diese Entwicklungen wird die „Bundesnotarkammer Online Gründung: So funktioniert die digitale Unternehmensgründung“ zum rechtlich abgesicherten Bestandteil moderner Gründungspraxis in Deutschland.

Welche Gesetze und Vorschriften regeln die digitale Unternehmensgründung?

Die rechtliche Ausgestaltung der „Bundesnotarkammer Online Gründung: So funktioniert die digitale Unternehmensgründung“ stützt sich auf ein komplexes Zusammenspiel nationaler und europäischer Regelwerke. Im Zentrum steht dabei die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014, die die qualifizierte elektronische Signatur (QES) als gleichwertig mit der handschriftlichen Unterschrift anerkennt.

Diese QES ist zwingende Voraussetzung für digitale Beurkundungsverfahren in Deutschland. Sie muss

• auf einer qualifizierten elektronischen Signaturkarte beruhen,
• durch eine qualifizierte Zertifizierungsstelle ausgestellt sein,
• und den Anforderungen des Anhangs II der eIDAS-Verordnung entsprechen.

Die Notarordnung (BNotO) regelt in § 69b die Durchführung der Beurkundung mittels Videoidentifikation. Der Paragraph sieht vor, dass notarielle Tätigkeiten unter Einsatz eines Videokommunikationssystems zulässig sind, wenn der Gesetzgeber dies ausdrücklich erlaubt. Dabei muss die Identität der Beteiligten durch ein sicheres elektronisches Verfahren festgestellt werden.

Das Verfahren unterliegt einer engen Kontrolle:

• Aufzeichnungspflichten,
• Zugriffsbeschränkungen,
• sowie Nachvollziehbarkeit der Erklärungen
  werden im Sinne der Verfahrenssicherheit gesetzlich festgeschrieben.

Zusätzlich besteht eine enge europäische Rechtsangleichung: Das deutsch-österreichische Gesetz zur elektronischen Notariatsform fördert den grenzüberschreitenden Rechtsverkehr und regelt die gegenseitige Anerkennung elektronisch beurkundeter Urkunden zwischen beiden Staaten. Diese Kooperation hat Pilotcharakter für die Umsetzung digitaler Amtsausübung im europäischen Binnenmarkt.

In der juristischen Kommentierung wird das Zusammenspiel der Normen als „vernetzte hybride Rechtsinfrastruktur“ bezeichnet (vgl. Pötters, NZNot 2023, 201). Durch sie wird gewährleistet, dass notarielle Gründungsvorgänge trotz digitaler Durchführung alle rechtlichen Anforderungen an Form, Authentizität und Identitätsprüfung erfüllen.

Für Gründer:innen, die auf ein durchgängig digitales Verfahren setzen, bietet beglaubigt.de eine strukturierte und rechtssichere Vorbereitung unter Berücksichtigung der oben genannten Normen.

2. Technischer Prozess & Digitale Abwicklung

Wie läuft die Online-Gründung über die Bundesnotarkammer konkret ab?

Die „Bundesnotarkammer Online Gründung: So funktioniert die digitale Unternehmensgründung“ beginnt mit der Anmeldung auf der Notarplattform, die durch die Bundesnotarkammer bereitgestellt wird. Über diese Plattform erfolgt die Terminvereinbarung mit einer Notarin oder einem Notar, der für Online-Verfahren zugelassen ist.

Zur Identitätsfeststellung kommt § 69b BNotO zur Anwendung. Die Beteiligten müssen sich mittels eID (elektronischer Personalausweis mit PIN) oder einem gleichwertigen qualifizierten elektronischen Identifizierungsmittel ausweisen. Alternativ ist auch eine Videoidentifikation mit qualifiziertem Vertrauensdienst möglich, sofern die Anforderungen an Sicherheit und Verlässlichkeit erfüllt sind.

Die Beurkundung selbst erfolgt in einer Videokonferenzsitzung, bei der die Notarin oder der Notar den Gesellschaftsvertrag in Echtzeit verliest, rechtlich erläutert und Rückfragen klärt. Der gesamte Ablauf wird durch das E-Notarsystem der Bundesnotarkammer technisch begleitet und dokumentiert.

Das System stellt sicher, dass

• alle Erklärungen protokolliert,
• technische Integrität gewährleistet,
• und die gesetzlich vorgeschriebene Lesung ordnungsgemäß vollzogen wird.

Nach Abschluss der Sitzung leisten die Beteiligten ihre qualifizierte elektronische Signatur (QES). Diese ersetzt die persönliche Unterschrift nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS-VO und ist rechtlich vollständig anerkannt.

Die elektronische Urkunde wird unmittelbar an das Registergericht übermittelt, sodass keine Verzögerung durch Post- oder Kurierwege entsteht. Der Gesellschaftseintrag kann so innerhalb kürzester Zeit erfolgen – oft innerhalb eines Werktags.

Ein ausführlicher Ablauf mit Screenshots, technischen Anforderungen und Praxisbeispielen ist unter https://beglaubigt.de/blog/digitaler-notar-fuer-deutschland-online-gruendung-einer-gmbh-oder-ug dokumentiert. Das Verfahren eignet sich sowohl für Einpersonengründungen als auch für Mehrpersonengesellschaften mit Sitz im Inland.

Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Die „Bundesnotarkammer Online Gründung: So funktioniert die digitale Unternehmensgründung“ setzt eine technisch abgesicherte Infrastruktur voraus, die sowohl dem Datenschutzrecht als auch den Vorgaben der Notarordnung gerecht wird. Die zentrale Anlaufstelle ist die Notarplattform der Bundesnotarkammer, die über eine TLS-verschlüsselte Verbindung betrieben wird und ISO/IEC 27001-zertifiziert ist.

Für die Teilnahme an der digitalen Beurkundung müssen die Beteiligten eine stabile Internetverbindung, ein funktionstüchtiges Mikrofon, eine Webcam sowie ein internetfähiges Endgerät bereithalten. Diese Ausstattung ist erforderlich, um die Kommunikation über das videobasierte Notarsystem gemäß § 69b BNotO zu gewährleisten.

Ein weiterer technischer Bestandteil ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Diese darf nur mit dafür zugelassenen Signaturmitteln geleistet werden, etwa

• qualifizierten Signaturkarten,
• eID-fähigen Personalausweisen mit PIN,
• oder fernbedienten QES-Diensten mit Identitätszertifikat.

Die eingesetzten Lösungen müssen den Anforderungen der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 entsprechen und durch eine qualifizierte Vertrauensstelle ausgegeben sein.

Die technische Prüfung erfolgt vor Beginn der Beurkundung durch das System der Bundesnotarkammer, das Kompatibilität und Identitätsnachweise automatisiert validiert. Störungen oder unzureichende Ausstattung führen zur Unterbrechung oder Verschiebung des Vorgangs.

Weitere technische Anforderungen und praktische Hinweise sind in diesem Beitrag erläutert: https://beglaubigt.de/blog/notarielle-beglaubigung-online-durchfuehren. Dort wird auch beschrieben, welche Anbieter für Signaturkarten und Identitätsdienste im deutschen Markt zugelassen sind.

Wann gilt die Gründung als abgeschlossen?

Die „Bundesnotarkammer Online Gründung: So funktioniert die digitale Unternehmensgründung“ endet rechtlich erst mit der Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister. Die elektronische Gründungsurkunde wird nach Beurkundung und qualifizierter Signatur durch den Notar direkt an das zuständige Registergericht übermittelt – gemäß § 12 HGB i. V. m. § 8 Abs. 1 GmbHG.

Erst nach erfolgreicher formeller und materieller Prüfung der Unterlagen durch das Gericht entsteht die Gesellschaft in ihrer vollen Rechtsfähigkeit.

Die digitale Urkunde gilt dabei bereits vor Eintragung als vollständiger Nachweis der Beurkundung. Dennoch entfaltet die GmbH oder UG ihre rechtliche Wirksamkeit gegenüber Dritten erst mit der Veröffentlichung im Handelsregister, wie es in § 11 Abs. 1 GmbHG geregelt ist:

Die Rückmeldung des Registergerichts erfolgt in der Regel über das elektronische Registerportal der Länder. Je nach Gerichtsauslastung und Komplexität des Falls dauert der Vorgang zwischen 1 und 3 Wochen, in Einzelfällen auch kürzer.

Systeme wie beglaubigt.de ermöglichen es, den Stand der Registereinreichung nachzuvollziehen und helfen, häufige Verzögerungen durch unvollständige Unterlagen oder formale Fehler zu vermeiden.

3. Rechtliche Vor- und Nachbereitung

Welche Dokumente sind für die digitale Gründung notwendig?

Für die „Bundesnotarkammer Online Gründung: So funktioniert die digitale Unternehmensgründung“ müssen bestimmte Unterlagen vollständig und digital vorliegen, damit der notarielle Ablauf ordnungsgemäß erfolgen kann. Im Zentrum steht der Gesellschaftsvertrag, der vorab entworfen oder im Rahmen der Beurkundung erstellt wird.

Zusätzlich verlangt das Verfahren eine Gesellschafterliste sowie eine Erklärung zur Geschäftsführerbestellung. Diese Dokumente werden elektronisch erfasst, mit QES unterzeichnet und dem Registergericht als Bestandteil der Eintragungsunterlagen übermittelt.

Nach § 7 Abs. 2 GmbHG ist bei GmbHs und Unternehmergesellschaften außerdem der Einzahlungsnachweis des Stammkapitals erforderlich. Dieser kann durch Vorlage eines Kontoauszugs oder einer Bestätigung der Bank erbracht werden. Ohne diesen Nachweis erfolgt keine Eintragung.

Diese Nachweise sind nicht nur für die notarielle Prüfung, sondern auch für die Authentifizierung im Videokonferenzsystem gemäß § 69b BNotO erforderlich. Fehlende oder formfehlerhafte Unterlagen führen zu Verzögerungen oder Ablehnung durch das Registergericht.

Eine strukturierte Übersicht über die erforderlichen Dokumente und deren elektronische Formatierung bietet dieser Beitrag auf beglaubigt.de. Dort wird u. a. erklärt, wie Gesellschafterlisten elektronisch signiert und korrekt formatiert übermittelt werden können.

Welche Rolle übernimmt die Bundesnotarkammer bei der digitalen Beurkundung?

Die Bundesnotarkammer (BNotK) ist zentrale Schnittstelle bei der Durchführung digitaler Beurkundungsverfahren nach § 16a BNotO. Sie stellt die technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen sicher, unter denen notarielle Online-Verfahren nach geltendem Recht durchgeführt werden dürfen.

Eine wesentliche Aufgabe besteht in der Legitimation des Notars über das Kammernetz. Der Zugang zu digitalen Beurkundungen erfolgt ausschließlich über das durch die Bundesnotarkammer betriebene Kammernetz (§ 78a BNotO).

• Dadurch wird sichergestellt, dass ausschließlich authentifizierte Notare Zugriff auf das System erhalten
• Die Identität des Notars wird über das qualifizierte elektronische Zertifikat aus dem Verzeichnisdienst der Bundesnotarkammer überprüft
• Die Kommunikation läuft über Ende-zu-Ende-verschlüsselte Verbindungen mit elektronischem Vertrauensniveau (vgl. eIDAS-Verordnung, Art. 24 ff.)

Neben der Zugriffskontrolle übernimmt die Bundesnotarkammer auch die Aufsicht über die Einhaltung berufsrechtlicher Vorgaben, insbesondere hinsichtlich der Anforderungen der Notarordnung (BNotO) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

• Bei der digitalen Beurkundung sind insbesondere §§ 14 Abs. 3, 17 BNotO maßgeblich, welche eine persönliche und rechtssichere Betreuung des Beteiligten sicherstellen
• Die Videoverbindung wird gemäß § 16a Abs. 2 Satz 2 BNotO aufgezeichnet, wobei technische Standards aus der Verordnung über die Führung notarieller Akten (NotAktVV) einzuhalten sind
• Datenschutzrechtlich werden Anforderungen an Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherfristen streng durchgesetzt (vgl. Art. 5 DSGVO)

Zudem ist die Bundesnotarkammer mit der Archivierung und Beweissicherung der beurkundeten Dokumente betraut. Die dauerhaft gültige elektronische Form (§ 126a BGB) erfordert eine manipulationssichere Langzeitspeicherung.

• Die BNotK führt hierzu das Zentrale Urkundenarchiv gemäß § 78n BNotO
• Notare sind verpflichtet, digitale Urkunden dorthin zu übertragen, wo sie mindestens 100 Jahre aufbewahrt werden
• Eine Prüfung auf Vollständigkeit, Authentizität und rechtliche Wirksamkeit erfolgt automatisiert

Die Bundesnotarkammer ist damit nicht nur technischer Dienstleister, sondern auch rechtlicher Garant der Integrität digitaler Beurkundungsvorgänge.

Welcher rechtliche Nutzen entsteht durch digitale Gründung?

Die digitale Unternehmensgründung bringt einen konkreten Effizienzgewinn im rechtlichen Vollzug: Durch den Wegfall physischer Termine bei Notar oder Behörde entfallen erhebliche zeitliche und logistische Hürden.

• Gründer profitieren von planbaren Abläufen und schnelleren Rückmeldungen – insbesondere bei standardisierten Gesellschaftsformen wie der GmbH (§ 2 Abs. 3 GmbHG n.F.).
• Der Zugang zum Verfahren erfolgt nach eindeutiger Authentifizierung über das notarielle Videokommunikationssystem nach § 16a BNotO.

Dadurch wird eine rechtssichere Bearbeitung ortsunabhängig möglich, insbesondere für Beteiligte mit Sitz im Ausland oder eingeschränkter Mobilität. Die digitale Infrastruktur reduziert dabei nicht nur Wartezeiten, sondern verhindert auch Medienbrüche und Fehleranfälligkeit im Umgang mit Urkunden.

Ein wesentlicher Aspekt ist die Beweiskraft elektronischer Dokumente, die im Rahmen der notariellen Online-Verfahren durch qualifizierte elektronische Signaturen und Zeitstempel gewährleistet wird.

• Gemäß § 371a ZPO haben qualifiziert elektronisch signierte Dokumente dieselbe Beweiskraft wie Originalurkunden
• Das elektronische Protokoll nach § 39 BeurkG i.V.m. § 16a Abs. 4 BNotO dokumentiert die Willensbildung vollständig
• So entsteht eine nachvollziehbare und gerichtsfeste Dokumentation der Beurkundung, was insbesondere in Streitfällen rechtlich absichernd wirkt

Die Entmaterialisierung von Gründungsunterlagen sorgt zusätzlich für rechtliche Vereinfachung und Effizienz.

• Es besteht keine Notwendigkeit mehr für Ausdrucke, Beglaubigungskopien oder Postversand
• Die Übermittlung an das Handelsregister erfolgt automatisiert via beN (besonderes elektronisches Notarpostfach) gemäß § 12 HGB

Durch diese rechtliche Struktur kann eine digitale Gründung nicht nur schneller, sondern auch verfahrenssicherer gestaltet werden. In bestimmten Fällen – etwa bei Gründungen mit mehreren Beteiligten in verschiedenen Städten – bietet beglaubigt.de eine digital konsolidierte Lösung zur Koordination des notariellen Prozesses.

4. Praxis Ausblick & Nutzungsstrategien

Wie läuft die Online-Gründung Schritt für Schritt ab – von der Identifikation bis zur Handelsregistereintragung?

Im Rahmen der Bundesnotarkammer Online Gründung: So funktioniert die digitale Unternehmensgründung gewinnen Plattformlösungen an Bedeutung, die direkt mit dem Kammernetz interagieren können. Dabei handelt es sich ausschließlich um Anwendungen, die durch Registrierung und Legitimation über die Bundesnotarkammer den notariellen Zugang korrekt abbilden.

• Plattformen wie beglaubigt.de nutzen die durch § 78a BNotO eröffnete Infrastruktur, um Videoidentifikation, Beurkundung und Dokumentenübermittlung mit dem Kammernetz zu verbinden
• Die Anbindung erfolgt dabei über standardisierte Schnittstellen mit voller Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen gemäß Art. 28 DSGVO

Ein zentrales Element für Anbieter ist die API-Schnittstellenautomatisierung, die technische Integrationen mit weiteren Akteuren im Gründungsprozess erlaubt.

• Nach dem Modell des § 12 HGB zur elektronischen Registereinreichung können Einträge vollständig automatisiert an das Handelsregister übermittelt werden
• Plattformbetreiber nutzen hierfür abgesicherte Protokolle und elektronische Siegel gemäß eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014

Neben Einzelplattformen lassen sich zunehmend auch Kanzlei- und Banklösungen direkt mit dem Kammernetz verbinden. Ziel ist eine durchgängig digitale Prozesskette, etwa von der Mandatsaufnahme über die Finanzierung bis zur Handelsregisteranmeldung.

• Die Einbindung erfolgt über Zertifikatsmanagement und Benutzerrechteverwaltung, die in der NotAktVV sowie § 16a Abs. 3 BNotO geregelt ist
• So können z. B. Hausbanken digital vorbereitete Kapitalnachweise bereitstellen, ohne Medienbruch zwischen Mandant und Notariat

Ein Praxisbeispiel für die API-basierte Umsetzung bietet beglaubigt.de mit der Möglichkeit zur vollständigen Gründungsabwicklung über externe Systeme. Details dazu im Blogartikel zur digitalen Gründung per API.

Welche Unternehmensformen eignen sich für Online-Gründung?

Die Bundesnotarkammer Online Gründung: So funktioniert die digitale Unternehmensgründung ist derzeit auf bestimmte Gesellschaftsformen beschränkt. Gemäß § 2 Abs. 3 GmbHG ist die Online-Gründung ausschließlich für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) sowie die haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (UG) vorgesehen.

• Sowohl die Errichtung als auch die spätere Handelsregisteranmeldung kann vollständig digital erfolgen
• Dabei sind Musterprotokolle (§ 2 Abs. 1a GmbHG) zulässig, ebenso wie individuell ausgearbeitete Gesellschaftsverträge

Andere Rechtsformen wie Aktiengesellschaften (AG), eingetragene Genossenschaften (eG) oder Personengesellschaften (z. B. KG, OHG) sind bislang nicht über das digitale Beurkundungsverfahren abbildbar.

• Die Beurkundung muss hier weiterhin gemäß §§ 23, 28 BeurkG in Präsenz erfolgen
• Eine Ausweitung der digitalen Möglichkeiten ist in Diskussion, aber bislang nicht gesetzlich vorgesehen

Wie du eine UG digital gründest, zeigen wir dir Schritt für Schritt in dieser Anleitung.

Für Gründer stellt sich die Frage, in welchen Konstellationen das digitale Verfahren besonders geeignet ist.

Einzelgründungen lassen sich online besonders effizient umsetzen:

• Die Abstimmung mit dem Notariat erfolgt direkt, ohne Koordinationsaufwand zwischen mehreren Beteiligten
• Bei Verwendung des Musterprotokolls reduziert sich der Beurkundungsumfang erheblich

Bei Mehrpersonen-Gesellschaften können digitale Verfahren ebenfalls genutzt werden, sofern alle Gesellschafter die Anforderungen an Identitätsprüfung, Technik und Einwilligung erfüllen (§ 16a Abs. 3 BNotO).

• Herausfordernd kann dabei die Abstimmung über Gesellschaftsverträge oder abweichende Kapitalverhältnisse sein
• Bei Gesellschaftern mit Wohnsitz im Ausland bietet sich der digitale Zugang dennoch als pragmatische Lösung an

In komplexeren Fällen, etwa bei mehreren Gesellschaftern mit unterschiedlichen Rechten, empfiehlt sich eine frühzeitige Einbindung des Notars. Plattformen wie beglaubigt.de ermöglichen hier eine strukturierte Vorabklärung des Gründungsentwurfs.

Wie deutlich verringert digitale Gründung Dauer und Kosten?

Die Bundesnotarkammer Online Gründung: So funktioniert die digitale Unternehmensgründung basiert rechtlich auf dem Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG, BGBl. I 2021, S. 3338). Dieses erlaubt es, notarielle Gründungstermine vollständig digital durchzuführen – ein Schritt, der sich in der Verfahrensdauer deutlich bemerkbar macht.

• Der herkömmliche Ablauf mit Terminvereinbarung, persönlichem Erscheinen, postalischer Übermittlung und Wartezeit beim Registergericht kann sich über mehrere Wochen erstrecken
• Im digitalen Verfahren ist der Abstand zwischen Mandatsaufnahme und Registereintragung in vielen Fällen auf wenige Tage reduziert (§ 12 HGB i. V. m. § 16a BNotO)

Kosten entstehen im analogen Verfahren häufig durch indirekte Faktoren, die durch digitale Abläufe vollständig entfallen oder reduziert werden können.

• Keine Anfahrtskosten oder Terminkoordination vor Ort
• Kein Bedarf an physischen Kopien, Porto oder Kurierdiensten
• Elektronische Registeranmeldungen über das besondere Notarpostfach (beN) ersetzen gebührenpflichtige Papierübermittlungen

Fallstudien zeigen eine signifikante Reduktion des Aufwands. Die Plattform beglaubigt.de dokumentiert in realen Gründungsfällen eine durchschnittliche Ersparnis von 30–50 % gegenüber herkömmlichen Verfahren.

• Die Analyse bezieht sich auf Gesamtaufwand einschließlich Zeit, Reisekosten, Material und Verwaltungsaufwand
• Details finden sich im Blogartikel zur Dauer bei GmbH-Gründung

Die digitale Gründung senkt damit nicht nur Einzelkosten, sondern führt insgesamt zu einer höheren Effizienz im Gründungsprozess, insbesondere bei standardisierten Gesellschaftsformen wie UG oder GmbH.

5. Zukünftige Entwicklungen & Strategische Perspektiven

Welche Entwicklungen bringt DiRUG für Unternehmensgründungen?

Mit dem Inkrafttreten des DiRUG (BGBl. I 2021, S. 3338) wurde die Bundesnotarkammer Online Gründung: So funktioniert die digitale Unternehmensgründung erstmals gesetzlich verankert. Die Umsetzung erfolgte dabei nicht nur im nationalen Kontext, sondern in Ausrichtung auf die Vorgaben der EU-Digitalisierungsrichtlinie (EU) 2019/1151. Daraus ergeben sich künftige Erweiterungen, die über die digitale Gründung von UG und GmbH hinausgehen.

• Ein zentraler Entwicklungsschritt ist die Einführung grenzüberschreitender Online-Gründungen, insbesondere bei EU-Einheitengesellschaften
• Die Kommission fordert dabei einheitliche technische Standards und Echtzeit-Datenabgleich über Handelsregister hinweg (Art. 13g der RL 2017/1132)
• Deutschland arbeitet hierzu an einem interoperablen Schnittstellenkonzept unter Koordination der Bundesnotarkammer

Parallel verfolgt das Bundesministerium der Justiz in Kooperation mit der Bundesnotarkammer den Aufbau einer US-API („Unternehmensservice-API“), über die sich digitale Gründungsplattformen, Kanzleisysteme und Banken direkt in das Kammernetz einklinken können.

• Geplant ist eine standardisierte REST-Schnittstelle mit Authentifizierungs-Framework nach § 16a BNotO
• Die Integration in Registerportale und notarielle Aktenverwaltungen wird über die NotAktVV koordiniert
• Ziel ist ein durchgängig maschinenlesbarer Gründungsprozess ohne Medienbruch

Über die bestehenden Rechtsformen hinaus zeigt das DiRUG, dass Digitalisierungspotenzial auch für andere Gesellschaftsformen realisierbar ist, sobald technische und verfahrensrechtliche Hürden abgebaut sind.

• Diskutiert wird derzeit die Übertragbarkeit auf Kapitalgesellschaften wie die AG sowie auf Vereine nach §§ 21 ff. BGB
• In der Praxis zeigt sich insbesondere beim e.V. erheblicher Bedarf an digitalen Anmeldungen und Satzungsänderungen, bislang jedoch ohne gesetzliche Grundlage

Einzelne Plattformen wie beglaubigt.de bereiten sich bereits technisch auf eine Ausweitung der Verfahren vor und begleiten Modellprojekte zur Standardisierung.

Wie sieht der internationale Vergleich aus?

Im europäischen Vergleich zeigt sich, dass die Bundesnotarkammer Online Gründung: So funktioniert die digitale Unternehmensgründung im internationalen Kontext teils verspätet umgesetzt wurde. Bereits 2019 führte Österreich mit dem Ersten Gesellschaftsrechts-Änderungsgesetz (Eng-G) die Möglichkeit zur digitalen GmbH-Gründung ein – inklusive Videobeurkundung, elektronischer Signatur und zentralem Unternehmensserviceportal.

• Deutschland folgte erst mit dem DiRUG 2022, basierend auf der EU-Richtlinie (EU) 2019/1151
• Während in Österreich auch Einzelunternehmer und OGs online gegründet werden können, bleibt Deutschland aktuell auf GmbH und UG beschränkt

Ein Treiber für den weiteren Abbau nationaler Schranken ist die überarbeitete eIDAS-Verordnung (eIDAS 2.0), deren Einführung unmittelbar bevorsteht.

• Geplant ist eine grenzüberschreitende Anerkennung qualifizierter elektronischer Identitäten, um Verfahren wie die notarielle Identitätsprüfung EU-weit interoperabel zu gestalten
• Artikel 6a ff. der geplanten Neufassung sieht einheitliche Rahmen für sog. „European Digital Identity Wallets“ vor – auch für Unternehmensgründungen

Die Perspektiven reichen dabei über technische Vereinheitlichung hinaus.

• Auf europäischer Ebene wird über ein blockchainbasiertes Unternehmensregister diskutiert, das Eigentumsverhältnisse, Gründungsdokumente und Handelsregistereintragungen manipulationssicher verwalten kann
• Parallel wird die Einführung einer europäischen GmbH-Struktur (Societas Europaea Privata) geprüft, die vollständig digital gegründet und in jedem Mitgliedstaat eintragungsfähig wäre

Einzelne Akteure, darunter beglaubigt.de, analysieren bereits die Anforderungen an technische Schnittstellen für die grenzüberschreitende Gründung und begleiten Pilotprojekte auf EU-Ebene.

Was sollten Gründer künftig beachten, wenn sie digital gründen?

Wer die Bundesnotarkammer Online Gründung: So funktioniert die digitale Unternehmensgründung nutzen möchte, muss bei der Auswahl der Plattform auf aktuelle Zertifizierungen und technische Konformität mit dem Kammernetz achten.

Nur Anbieter mit laufender Anbindung an das durch § 78a BNotO geregelte Kammernetz und gültigem Sicherheitsnachweis dürfen Beurkundungsverfahren abbilden

• Plattformen unterliegen regelmäßigen Updates, um neue gesetzliche Anforderungen – z. B. aus der eIDAS-Verordnung – umzusetzen

Ein zentrales Kriterium bleibt die Qualitätssicherung digitaler Verfahren.

• Die eingesetzte Infrastruktur muss eIDAS-konform sein, insbesondere bei qualifizierter elektronischer Signatur und Zeitstempeldiensten (Art. 24 ff. eIDAS-Verordnung)
• Auch die Datensicherheit nach Art. 32 DSGVO ist verpflichtend umzusetzen, einschließlich Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Protokollierung
• Verstöße gegen diese Standards können zur Unwirksamkeit der Gründung führen (§ 125 BGB analog)

Gründer sollten sich zudem auf hybride Verfahren einstellen, insbesondere bei komplexen Fallkonstellationen oder gesellschaftsrechtlichen Sonderregelungen.

• Bei der Einbringung von Sacheinlagen, komplexen Gesellschaftsverträgen oder der Beteiligung ausländischer Investoren kann eine Kombination aus digitalem Erstkontakt und analoger Nachbearbeitung notwendig werden
• § 16a Abs. 3 Satz 2 BNotO erlaubt ausdrücklich den Rückgriff auf präsenzbasierte Ergänzungsverfahren, wenn der digitale Weg nicht ausreicht

Dienste wie beglaubigt.de bieten eine transparente Übersicht über digitale und hybride Verfahrensmöglichkeiten und ermöglichen eine präzise Vorbereitung der Gründungsdokumente im Zusammenspiel mit dem Notariat.

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte

Digital gründen mit Substanz: Unternehmensgründung über die Bundesnotarkammer – rechtssicher, effizient, medienbruchfrei

Die digitale Unternehmensgründung nach den Vorgaben der Bundesnotarkammer ermöglicht eine formwirksame, beschleunigte und ortsunabhängige Abwicklung – vorausgesetzt, technische und rechtliche Anforderungen werden konsequent eingehalten. Wer Gesellschaften rechtssicher online errichten will, muss Struktur, Plattformwahl und Datenübermittlung an geltende Normen anpassen.

Um das Potenzial digitaler Verfahren voll auszuschöpfen, sollten folgende Aspekte konkret beachtet werden:

• Prüfen Sie die Gründungsart (UG, GmbH) und wählen Sie das passende Beurkundungsverfahren – Musterprotokoll oder individuelle Satzung – nach § 2 GmbHG in Verbindung mit § 16a BNotO.
• Nutzen Sie ausschließlich Plattformen mit Zugang zum Kammernetz nach § 78a BNotO, die qualifizierte elektronische Signatur, eIDAS-konforme Identitätsprüfung und verschlüsselte Registerübermittlung über das beN gewährleisten.
• Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten rechtzeitig verifiziert und eingebunden sind – insbesondere bei Mehrpersonengründungen, ausländischen Gesellschaftern oder hybriden Verfahren, die eine analoge Ergänzung erfordern können (§ 16a Abs. 3 Satz 2 BNotO).
• Dokumentieren Sie die Stammkapitaleinlagen elektronisch nachvollziehbar und führen Sie die Handelsregisteranmeldung direkt über den Notar mit qualifizierter Signatur und strukturierter Einreichung durch (§ 12 HGB, § 39 BeurkG).
• Achten Sie auf durchgängige IT-Sicherheit, Protokollierung und Datenschutzkonformität – Art. 5 und 32 DSGVO sowie die NotAktVV gelten auch bei digitalen Verfahren uneingeschränkt.
• Bereiten Sie die Langzeitarchivierung digitaler Urkunden über das Zentrale Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer vor (§ 78n BNotO), insbesondere bei Gesellschaftsverträgen und Gründungsprotokollen mit späterer Nachweispflicht.
• Beachten Sie bei der Verwendung automatisierter Schnittstellen (z. B. in Kanzleisoftware oder Banklösungen) die API-Kompatibilität zu Kammerstrukturen und nutzen Sie standardisierte Datenformate zur Vermeidung technischer Rückläufer.

Bei internationaler Beteiligung, fremdsprachiger Dokumentation oder strukturierter Einbindung externer Partner empfiehlt sich der Einsatz spezialisierter Dienste wie beglaubigt.de, die rechtssichere, zertifizierte und medienbruchfreie Abläufe ermöglichen.

Nur wer die digitale Gründung systematisch vorbereitet, technisch sauber umsetzt und rechtlich korrekt dokumentiert, schafft die Grundlage für belastbare Unternehmensstrukturen – ob für Start-ups, Holdinggesellschaften oder wachstumsorientierte Mittelständler.

Wie beglaubigt.de bei der digitalen Unternehmensgründung unterstützt

beglaubigt.de stellt eine spezialisierte Infrastruktur bereit für Gründer, Notare, Kanzleien und Plattformbetreiber, die bei der digitalen Unternehmensgründung über die Bundesnotarkammer rechtssichere Übersetzungen, beglaubigte Dokumente oder mehrsprachige Vertragsfassungen benötigen – insbesondere bei ausländischen Gesellschaftern, internationalen Holdingstrukturen oder EU-weit anerkannten Gründungsvorgängen.

Bei hybriden Verfahren, grenzüberschreitender Gesellschafterstruktur oder der Anbindung an Schnittstellen der Kammerinfrastruktur unterstützt beglaubigt.de mit zertifizierten Lösungen, die sowohl technisch kompatibel als auch rechtlich anerkannt sind. Dabei werden nationale Formvorschriften, länderspezifische Signaturanforderungen und sprachliche Exaktheit konsequent eingehalten – auch bei komplexen API-basierten Beurkundungsverfahren oder EU-konformen Digitalgründungen.

Ob zur Vorbereitung mehrsprachiger Gründungsunterlagen, zur Übersetzung notarieller Registeranmeldungen oder zur Dokumentation von Beurkundungsvorgängen mit Auslandsbeteiligung – beglaubigt.de bietet einen rechtssicheren, standardisierten und vollständig digitalen Zugang zur mehrsprachigen Unternehmensgründung im Umfeld der Bundesnotarkammer.

Für eine umfassende Übersicht über die Voraussetzungen und den Ablauf der Online-Gründung einer GmbH empfehlen wir diesen ausführlichen Leitfaden.