Jahrzehnte gab es nur eine Möglichkeit, Dokumente notariell zu beglaubigen: die persönliche Anwesenheit aller Parteien bei einem Notar. Doch seit der Gesetzesänderung durch §69b NO im 2021 ist nun eine notarielle Beglaubigung digital und online möglich. Die online Beglaubigung ermöglicht es seither, Dokumente in elektronischer Form durch einen beauftragten Notar per Audio-Video-Technologie zu beglaubigen - ganz ohne Anwesenheitspflicht.
Der Gesetzentwurf ist eine Kehrtwende für das Notariat aber auch ein Ausblick für den Fortschritt für Österreich. Nahezu über Nacht wurde es Notaren in Österreich möglich, Online-Beglaubigungen für Klienten vorzunehmen - und auch in weiteren Ländern in Europa sind ähnliche Gesetzesentwürfe im Jahr 2022/23 geplant.
In dem Artikel werden die wesentlichen Merkmale zusammengefasst, wie eine sichere und einfachere Art der Beglaubigung von Dokumenten online vorgenommen werden kann.
Was ist die Online Beglaubigung?
Online Beglaubigung: Was Sie wissen müssen
Online Beglaubigungen repräsentieren einen revolutionären Fortschritt im Bereich der Beglaubigung. Dabei handelt es sich um die Beglaubigung von Dokumenten in elektronischer Form. Doch wie funktioniert das genau?
Das Prinzip der Online Beglaubigung
- Elektronische Signatur: Alle beteiligten Parteien unterschreiben das Dokument mit einer elektronischen Signatur.
- Steuerung durch Notare: Der gesamte Vorgang wird online mittels Audio-Video-Technologie von einem autorisierten Notar überwacht.
- Zugänglichkeit: Jeder mit Internetzugang kann Dokumente bequem von überall - ob zu Hause oder am Arbeitsplatz - signieren und beglaubigen lassen.
Die Vorteile der Digitalisierung
Während dieser Prozess die Kernelemente einer herkömmlichen Beglaubigung beinhaltet, bietet der digitale Ansatz erweiterte Sicherheitsmerkmale:
- Erhöhte Transparenz: Spezialsoftware gewährleistet eine klare Übersicht des Ablaufs und sichert somit die Integrität jeder Beglaubigung.
- Akzeptanz in Europa: Viele europäische Länder, darunter Österreich, Deutschland, Frankreich und weitere, haben ihre Gesetzgebung angepasst oder neu entworfen, um Online Beglaubigungen zu erlauben. Das Ziel dahinter: Modernisierung traditioneller Prozesse und Bereitstellung eines einfacheren und sichereren Zugangs zu notariellen Dienstleistungen.
Notarielle Dienstleistungen von beglaubigt.de
Wenn Sie auf der Suche nach einem Notar sind oder spezielle Dienstleistungen in Anspruch nehmen möchten, bietet beglaubigt.de eine Reihe von Optionen:
Zudem stehen Ihnen folgende spezialisierte Dienstleistungen zur Verfügung:
Warum Online Beglaubigungen wählen?
Der Trend zur Digitalisierung hat nicht nur unseren Alltag erfasst, sondern auch formelle Prozesse revolutioniert. Online Beglaubigungen sind ein glänzendes Beispiel dafür. Hier sind einige Gründe, warum Sie diese moderne Methode in Erwägung ziehen sollten:
- Zeitersparnis: Kein Bedarf an physischen Treffen oder Wartezeiten in Büros. Mit wenigen Klicks können Sie Dokumente signieren und beglaubigen lassen.
- Flexibilität: Sie können den Prozess von überall aus durchführen, solange Sie Internetzugang haben.
- Sicherheit: Moderne Technologien und Verschlüsselungsstandards sorgen für einen sicheren Austausch und die Aufbewahrung Ihrer Dokumente.
- Umweltbewusst: Durch die Verringerung der Notwendigkeit von physischen Dokumenten und Reisen können wir gemeinsam einen Beitrag zum Umweltschutz leisten.
Zukunft der Beglaubigung
Die rasante technologische Entwicklung und das steigende Bedürfnis nach Effizienz treiben die Akzeptanz und Verbreitung von Online Beglaubigungen voran. Es ist zu erwarten, dass immer mehr Länder den digitalen Ansatz übernehmen und traditionelle Barrieren abbauen werden. Dies wird nicht nur den Zugang zu notariellen Dienstleistungen erleichtern, sondern auch den Weg für innovative Lösungen in anderen rechtlichen Bereichen ebnen.
Referenzanalyse
Nachdem die persönlichen Daten festgestellt wurden sind, werden die Unterzeichner aufgefordert, Bilder von der Vorder- und Rückseite eines gültigen amtlichen Ausweises aufzunehmen - gegebenenfalls durch einen legitimierten Drittanbieter. Außerdem werden die Fotos, die für die Analyse des Ausweises aufgenommen wurden, dem Notar zur Verfügung gestellt, damit der Notar diese während des notariellen Akts nochmals überprüfen kann.
Legitimationsprüfung
Nach erfolgreicher Referenzanalyse kann der Unterzeichner eine Sitzung mit einem Notar einleiten. Während der Notarsitzung überprüft der Notar die ID des Unterzeichners, die während der Legitimationsprüfung erfasst wurde, und bestätigt, dass die Person vor ihm diejenige ist, die sie vorgibt zu sein.
Die wesentlichen Komponenten einer traditionellen, persönlichen Beglaubigung bleiben bei einer Online Beglaubigung erhalten. Dies schließt die Rolle des Notars ein:
- Erneute Überprüfung der Identität des Unterzeichners
- Bestätigung, dass der Unterzeichner den Inhalt des Dokuments kennt
- Bestätigung, dass der Unterzeichner das Dokument aus freiem Willen unterschreibt
Größere Transparenz durch fortgeschrittene Software
Bei der Online Beglaubigung wird das Notariat ins digitale Zeitalter geholt. Prozesse, wie die Identitätsprüfung, der Signatur und vor allem die Dokumentenverwaltung werden hierbei vollständig digitalisiert. Durch die digitale Aufbereitung der Prozesse und das Versehen von digitalen Zertifikaten auf Erstellung, Modifizierung oder Fertigstellung von Dokumenten wird der Grundstein für eine neue Transparenz im Notariatsakt gelegt.
So haben Parteien auf der Beglaubigt.de - Plattform beispielsweise sofortigen Zugriff auf das beglaubigte Dokument, die Informationen des Notars, Fotos des dem Notar vorgelegten amtlichen Ausweises und eine Aufzeichnung der Sitzung. Zudem wird auch ein umfassender Prüfpfad mit jedem Notariatsakt auf der Plattform bereitgestellt und für die involvierten Parteien zugänglich gemacht.
Beglaubigte Dokumente Online Verfügbar
Ein weiterer Vorteil für die Beglaubigung online ist der allgegenwärtige Zugriff des digitalen Dokumentes. Zudem wird auch ein Zertifikat ausgestellt, welches den legitimen Ablauf des Notariatsaktes legitimiert. Involvierte Parteien können so bis zu 10 Jahre auf die beglaubigten Dokumente und den hinterlegten Datenraum zurück greifen. Dies vereinfacht zudem die Zusammenarbeit mit dem Notar, da eine erneute Bitte zum Zusenden von Dokumenten keine Seltenheit war.
Die Zugriffsverwaltung sollte hierbei strikt eingehalten werden. So ist auf beglaubigt.de Permissions klar ersichtlich - Dokumente werden verschlüsselt gespeichert und nur mit den nötigen Zugriffsrechten zum Download freigegeben.
Österreich als Vorreiter - auch für den Klimaschutz
Dass der Besuch beim Notar nun gleichsam vom Schreibtisch zuhause aus oder im Büro erledigt werden kann, ist ein großer Fortschritt für das österreichische Notariat - und vor allem für den Klimaschutz. Aufwendige Fahrten zum Notar gehören der Vergangenheit an, Papierwirtschaft wird rigoros umgangen und digital überführt. § 90a NO sowie die allgemeine E-Identitäts-Verordnung NEIV legen dabei den Grundstein für mehr Klimaschutz und Nachhaltigkeit, wie ÖNK-Präsident Umfahrer findet:
„Wenn eine Gesellschafterversammlung digital stattfinden kann, muss niemand mehr mit Auto oder Flugzeug anreisen.“
Die Online Beglaubigung bringt nicht nur mehr Digitalisierung in den Rechtsverkehr, sondern ermöglicht auch mehr Service und Selbstbestimmung für Menschen, die körperlich eingeschränkt und nicht so mobil ist - Zugänglichkeit des Rechtsgeschäftes als positiver Seiteneffekt der online Beglaubigung.
Beglaubigt.de überall und jederzeit verfügbar
Sicherheit und Transparenz sind wichtig, aber der vielleicht größte Vorteil der Online-Beglaubigung ist eine schnelle Abwicklung. Beglaubigt.de ermöglicht es, diesen Prozess komplett online abzuwickeln ohne den physischen Besuch beim lokalen Notar. Dabei können unterschiedlichste Notariatsakte über die Begalubigt.de Plattform abgewickelt werden, von einer einfachen Unterschriftsbeglaubigung bis hin zur Immobilienübertragung. Beglaubigt.de stellt dabei einen Notar zu ihrer Seite, welcher den kompletten Prozess von Anfrage bis hin zum finalen Notariatsakt begleitet.
Weitere Services:
Beglaubigt.de bietet eine einfachere, intelligentere und sicherere Alternative zur herkömmlichen Papierbeglaubigung und spart nebenbei wertvolle Zeit für alle Beteiligten.
