Jahrzehnte gab es nur eine Möglichkeit, Dokumente notariell zu beglaubigen: die persönliche Anwesenheit aller Parteien bei einem Notar. Doch seit der Gesetzesänderung durch §69b NO im 2021 ist nun eine notarielle Beglaubigung digital und online möglich. Die online Beglaubigung ermöglicht es seither, Dokumente in elektronischer Form durch einen beauftragten Notar per Audio-Video-Technologie zu beglaubigen - ganz ohne Anwesenheitspflicht.
Der Gesetzentwurf ist eine Kehrtwende für das Notariat aber auch ein Ausblick für den Fortschritt für Österreich. Nahezu über Nacht wurde es Notaren in Österreich möglich, Online-Beglaubigungen für Klienten vorzunehmen - und auch in weiteren Ländern in Europa sind ähnliche Gesetzesentwürfe im Jahr 2022/23 geplant.
In dem Artikel werden die wesentlichen Merkmale zusammengefasst, wie eine sichere und einfachere Art der Beglaubigung von Dokumenten online vorgenommen werden kann.
Was ist die Online Beglaubigung?
Online Beglaubigungen ermöglichen, Dokumente in elektronischer Form zu beglaubigen, wobei die involvieren Parteien durch elektronischer Signatur unterschreiben und von einem beauftragten Notar online über Audio-Video-Technologie geleitet wird. Auf diese Weise kann jeder, der über eine Internetverbindung verfügt, Dokumente online unterschreiben und beglaubigen lassen.
Diese Beglaubigungen beinhalten alle Kernkomponenten einer traditionellen, physischen Beglaubigung - fügen aber zusätzliche Sicherheitsebenen durch den Einsatz von Software hinzu. Durch erhöhte Transparenz des Ablaufes kann vor allem die Integrität jeder Beglaubigung gewährleistet werden.
Neben Österreich haben sich mit Deutschland, Frankreich, Spanien, Italien und weitere europäische Länder entschlossen, dem Gesetzesentwurf zu folgen und es damit den Notaren zu ermöglichen, online Beglaubigungen vorzunehmen.
Referenzanalyse
Nachdem die persönlichen Daten festgestellt wurden sind, werden die Unterzeichner aufgefordert, Bilder von der Vorder- und Rückseite eines gültigen amtlichen Ausweises aufzunehmen - gegebenenfalls durch einen legitimierten Drittanbieter. Außerdem werden die Fotos, die für die Analyse des Ausweises aufgenommen wurden, dem Notar zur Verfügung gestellt, damit der Notar diese während des notariellen Akts nochmals überprüfen kann.
Legitimationsprüfung
Nach erfolgreicher Referenzanalyse kann der Unterzeichner eine Sitzung mit einem Notar einleiten. Während der Notarsitzung überprüft der Notar die ID des Unterzeichners, die während der Legitimationsprüfung erfasst wurde, und bestätigt, dass die Person vor ihm diejenige ist, die sie vorgibt zu sein.
Die wesentlichen Komponenten einer traditionellen, persönlichen Beglaubigung bleiben bei einer Online Beglaubigung erhalten. Dies schließt die Rolle des Notars ein:
- Erneute Überprüfung der Identität des Unterzeichners
- Bestätigung, dass der Unterzeichner den Inhalt des Dokuments kennt
- Bestätigung, dass der Unterzeichner das Dokument aus freiem Willen unterschreibt
Größere Transparenz durch fortgeschrittene Software
Bei der Online Beglaubigung wird das Notariat ins digitale Zeitalter geholt. Prozesse, wie die Identitätsprüfung, der Signatur und vor allem die Dokumentenverwaltung werden hierbei vollständig digitalisiert. Durch die digitale Aufbereitung der Prozesse und das Versehen von digitalen Zertifikaten auf Erstellung, Modifizierung oder Fertigstellung von Dokumenten wird der Grundstein für eine neue Transparenz im Notariatsakt gelegt.
So haben Parteien auf der Beglaubigt.de - Plattform beispielsweise sofortigen Zugriff auf das beglaubigte Dokument, die Informationen des Notars, Fotos des dem Notar vorgelegten amtlichen Ausweises und eine Aufzeichnung der Sitzung. Zudem wird auch ein umfassender Prüfpfad mit jedem Notariatsakt auf der Plattform bereitgestellt und für die involvierten Parteien zugänglich gemacht.
Beglaubigte Dokumente Online Verfügbar
Ein weiterer Vorteil für die Beglaubigung online ist der allgegenwärtige Zugriff des digitalen Dokumentes. Zudem wird auch ein Zertifikat ausgestellt, welches den legitimen Ablauf des Notariatsaktes legitimiert. Involvierte Parteien können so bis zu 10 Jahre auf die beglaubigten Dokumente und den hinterlegten Datenraum zurück greifen. Dies vereinfacht zudem die Zusammenarbeit mit dem Notar, da eine erneute Bitte zum Zusenden von Dokumenten keine Seltenheit war.
Die Zugriffsverwaltung sollte hierbei strikt eingehalten werden. So ist auf beglaubigt.de Permissions klar ersichtlich - Dokumente werden verschlüsselt gespeichert und nur mit den nötigen Zugriffsrechten zum Download freigegeben.
Österreich als Vorreiter - auch für den Klimaschutz
Dass der Besuch beim Notar nun gleichsam vom Schreibtisch zuhause aus oder im Büro erledigt werden kann, ist ein großer Fortschritt für das österreichische Notariat - und vor allem für den Klimaschutz. Aufwendige Fahrten zum Notar gehören der Vergangenheit an, Papierwirtschaft wird rigoros umgangen und digital überführt. § 90a NO sowie die allgemeine E-Identitäts-Verordnung NEIV legen dabei den Grundstein für mehr Klimaschutz und Nachhaltigkeit, wie ÖNK-Präsident Umfahrer findet:
„Wenn eine Gesellschafterversammlung digital stattfinden kann, muss niemand mehr mit Auto oder Flugzeug anreisen.“
Die Online Beglaubigung bringt nicht nur mehr Digitalisierung in den Rechtsverkehr, sondern ermöglicht auch mehr Service und Selbstbestimmung für Menschen, die körperlich eingeschränkt und nicht so mobil ist - Zugänglichkeit des Rechtsgeschäftes als positiver Seiteneffekt der online Beglaubigung.
Beglaubigt.de überall und jederzeit verfügbar
Sicherheit und Transparenz sind wichtig, aber der vielleicht größte Vorteil der Online-Beglaubigung ist eine schnelle Abwicklung. Beglaubigt.de ermöglicht es, diesen Prozess komplett online abzuwickeln ohne den physischen Besuch beim lokalen Notar. Dabei können unterschiedlichste Notariatsakte über die Begalubigt.de Plattform abgewickelt werden, von einer einfachen Unterschriftsbeglaubigung bis hin zur Immobilienübertragung. Beglaubigt.de stellt dabei einen Notar zu ihrer Seite, welcher den kompletten Prozess von Anfrage bis hin zum finalen Notariatsakt begleitet.
Beglaubigt.de bietet eine einfachere, intelligentere und sicherere Alternative zur herkömmlichen Papierbeglaubigung und spart nebenbei wertvolle Zeit für alle Beteiligten.
