Feature Highlight: Digitale Kundenkartei und Datenraum

Team Beglaubigt

2. Jun 2022

Beglaubigt.de möchte das Betriebssystem des Notariats in Europa werden. Dazu gehört die vollständige Abwicklung der Prozesse - einfach, übersichtlich und vor Allem komplett digital. Einer der zwei wichtigen Bestandteile unserer Plattform ist die Kundendatei sowie der Datenraum. Im Folgenden stellen wir diese zwei Hauptfunktionen vor.

Digitale Kundendatei

Bislang war der Prozess des Managements von Kundendaten offline und mühselig. Nicht selten wurde dieser Prozess in Excel gemanaged, Kundendaten stimmten nicht überein oder gingen sogar verloren. Beglaubigt holt diese Funktionalität online und digitalisiert somit die komplette Kundenkartei. Notare können nun Daten des Kunden digital verwalten und Änderungen online vorzunehmen - transparent und sicher.

Dadurch können Notar die beglaubigt.de nutzen effizienter, sicherer und vor Allem digital arbeiten. Prozesse, die bis lange Stunden gedauert haben, verkürzen sich nun auf Minuten.

Wiederverwendbarkeit der Kundenkartei

Hierbei spielt zudem die Wiederverwendbarkeit der Kundenkartei eine wichtige Rolle, um die Arbeit des Notars zu erleichtern. Einmal angelegt, kann die Kundenkartei für eine weitere Beglaubigung des Kunden hergenommen werden - wertvolle Zeit, die für das Notariat eingespart werden kann und zudem Fehlerquellen vermeidet. Da zudem auch die KYC Daten verschlüsselt gespeichert sind, kann sich auch der Kunden freuen, da eine erneute vollständige Identitätsprüfung eingespart werden kann.

Digitaler Datenraum: Die Wunderwaffe für Effizientes Arbeiten

Eine weitere Hauptfunktionalität auf Beglaubigt.de ist der digitale Datenraum. Notare können nun .wordx, .word, .pdf, .png, .jpg Dokumente online verwalten. Somit wird die Aufbereitung für den notariellen Akt wie die digitale Gründung einer GmbH drastisch vereinfacht. Dokumente können so hochgeladen, wieder gelöscht und editiert werden. Lästiges erneutes Ausdrucken von Dokumenten während des notariellen Aktes soll so der Vergangenheit angehören.

Sicherheit und Datenschutz

Sicherheit und Datenschutz haben eine essentielle Rolle bei der Entwicklung dieses Features gespielt. Alle Dokumente sind durch den neuesten Standard verschlüsselt und nur für den eingeloggten Notar zugänglich. Alle Dokumente liegen auf Deutschen Servern, um auch Datenschutz Richtlinien einzuhalten. Bei tieferen Fragen können Sie uns gern jederzeit kontaktieren.

Zurück zum Blog

Produkt

Handelsregisterauszug: So bekommst du ihn offiziell – auch beglaubigt oder übersetzt

Sabrina ist Geschäftsführerin einer deutschen GmbH, die regelmäßig an internationalen Ausschreibungen teilnimmt. Ob Angebotsabgabe bei einer französischen Behörde, Kontoeröffnung in Polen oder Notartermin in den Niederlanden – immer wieder wird ein offizieller Nachweis der Eintragung im Handelsregister gefordert. Mal als einfacher Auszug, mal in beglaubigter Form, mal zusätzlich mit Apostille und beglaubigter Übersetzung. Ohne den korrekten Registerauszug drohen formale Ablehnungen, Fristversäumnisse oder Rückfragen – mit Folgen für Projekte, Finanzierung oder Vertragsverhandlungen. Wer als Unternehmen rechtsverbindlich auftreten will – sei es im In- oder Ausland –, muss auf Anfrage die eigene Existenz amtlich belegen können. Der Handelsregisterauszug erfüllt genau diese Funktion. Er weist Name, Sitz, Geschäftsführer, Gesellschaftsform und Registergericht nach – und stellt damit die zentrale Identitätsbestätigung eines Unternehmens dar. Grundlage ist § 8 HGB: „Das Handelsregister ist für jedermann zur Einsicht frei.“ Gleichzeitig dient der Auszug als Grundlage für Rechtsgeschäfte, zivilrechtliche Haftung und Vertretungsberechtigung. Gerade bei notariellen Vorgängen, grenzüberschreitenden Vertragsabschlüssen oder Bankverbindungen im Ausland ist oft nicht nur die einfache Form, sondern eine beglaubigte Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer erforderlich. Wer hier zu spät oder mit unvollständigen Unterlagen reagiert, riskiert nicht nur formale Ablehnung, sondern auch Verzögerungen in der Bearbeitung oder gar Rechtsnachteile bei Fristversäumnissen.

Felix Gerlach

Wissenswertes

Förderung Unternehmensgründung: Diese Programme unterstützen dich beim Start

Immer mehr Gründerinnen und Gründer verfolgen das Ziel, ihr eigenes Unternehmen strukturiert, fördergestützt und zukunftssicher aufzubauen – mit klarer Kapitalplanung, staatlich unterstützter Finanzierung und rechtskonformer Fördermittelverwendung. Die Förderung Unternehmensgründung bietet hierfür eine Vielzahl an Instrumenten: zinsverbilligte Darlehen, nicht rückzahlbare Zuschüsse, Beratungsförderung und steuerliche Erleichterungen. Doch wie lässt sich die passende Förderung konkret beantragen? Welche gesetzlichen Vorgaben sind zu beachten – und wo drohen Rückzahlungsrisiken, Subventionsbetrugstatbestände oder Probleme bei der Verwendungsnachweisführung? Antragsberechtigte – von Soloselbstständigen über innovative Start-ups bis hin zu Kleinstunternehmen – sehen sich häufig mit denselben Herausforderungen konfrontiert: Wie funktioniert die Antragstellung bei KfW, BAFA oder über EU-Programme konkret? Welche Unterlagen sind erforderlich? Und wie lassen sich Fristen, Bewilligungsvorbehalte und Zweckbindungsauflagen rechtssicher erfüllen?

Felix Gerlach

Produkt

Register Übersetzung: Wann du eine beglaubigte Übersetzung für das Handelsregister brauchst

Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind oder ausländische Gesellschafter einbinden, stehen oft vor der Frage, wann beglaubigte Übersetzungen für das Handelsregister erforderlich sind. Besonders bei internationalen Beteiligungsstrukturen, ausländischen Gründungen oder Umwandlungen verlangen Registergerichte die Vorlage von beglaubigten Übersetzungen von Gesellschaftsverträgen, Gründungsurkunden oder Handelsregisterauszügen. Diese dienen dazu, die Authentizität und Vollständigkeit der Unterlagen sicherzustellen und rechtliche Konflikte zu vermeiden.

Felix Gerlach